Transfert récurrent des transactions de comptabilité générale vers un système financier externe

Ce document décrit la solution de transfert des transactions de comptabilité générale dans la Comptabilité générale M3 vers un système financier externe tel que S3. Un tel transfert concerne les clients qui ont installé une autre solution financière pour la comptabilité d'entreprise, mais dont certaines parties de leur entreprise fabriquent ou distribuent des produits pour lesquels elles utilisent M3. La solution décrite dans ce document permet à ces clients de continuer à utiliser leur système financier comme système hérité.

La solution M3 se base sur les fonctionnalités existantes dans le module de consolidation de groupes M3, tel que décrit dans Activation de la consolidation de groupes M3 et Gestion de la consolidation de groupes, avec une configuration et un processus modifié.

Ce document décrit la configuration et le workflow au sein de M3 à l'aide du système financier S3 comme exemple du bénéficiaire des transactions. Cependant, le même workflow s'applique aux autres systèmes avec les modifications nécessaires.

Dans ce document, la société de livraison est la partie qui transfère les transactions (correspondant à l'unité commerciale S3). La division bénéficiaire est la division du système externe.

Résultat

Vous comprenez les raisons du transfert et les paramètres qui s'appliquent.

Utilisez ces informations pour configurer le module de consolidation de groupes M3 et pour transférer des transactions.

Avant de commencer

  • Vous devez comprendre les politiques de comptabilité de la société de livraison et de la division bénéficiaire.
  • Vous devez définir le plan comptable de la société de livraison dans le programme 'Identité comptable. Ouvrir' (CRS630).
  • Vous devez définir la devise dans Devise. Ouvrir (CRS055).
  • Infor Enterprise Collaborator doit être défini en plus de l'initiateur M3 Business Message qui initie la génération du fichier électronique à l'aide d'un message professionnel. Pour plus d'informations, voir le document de conception associé au message.

Suivez les étapes ci-dessous :

La configuration s'effectue exclusivement au niveau de la société de livraison. Dans la consolidation de groupes standard, la filiale est enregistrée dans Paramètres – Filiale (GMS010) et la société mère est enregistrée dans Division mère. Ouvrir (GMS090). Cependant, en cas de transfert vers un système externe, les paramètres de (GMS010) et (GMS090) font tous les deux références à la société de livraison.

  1. Définir les règles de base pour le système de livraison

    Définissez les éléments suivants dans Paramètres – Filiale (GMS010) :

    • Saisissez l'ID de la société de livraison. Il s'agit de l'ID qui sera utilisé lorsque vous définirez les paramètres dans l'activité suivante dans Paramètres – Division mère. L'ID associe ces paramètres dans l'écran (GMS010) et (GMS090).
    • Saisissez la devise de consolidation. Il s'agit de la devise locale de la société de livraison.
    • Définissez la part propriétaire à 100 %. Il s'agit du pourcentage de participation de chaque compte que la société de livraison envoie à la division bénéficiaire.
    • Sélectionnez le transfert externe des transactions de comptabilité générale.
  2. Enregistrer la société de livraison

    Enregistrez la société de livraison comme filiale de la même société dans Paramètre – Division mère (GMS090).

    Définissez les éléments suivants :

    • Saisissez les coordonnées de contact, telles que les numéros de téléphone et les adresses électroniques.
    • Sélectionnez la devise locale de la société de livraison comme devise de consolidation.
    • Définissez la part propriétaire à 100 %.
    • Définissez les champs de mappage 1 et 2.

    Ces paramètres sont stockés dans la table GMCOMP.

    Objectif des champs de mappage

    Le champ de mappage 1 définit la relation organisationnelle entre les transactions transférées et le code d'organisation S3. L'ID de celui-ci correspond généralement à une combinaison des ID de la division et de la société M3, suivie de l'ID d'une unité organisationnelle supplémentaire, telle que le centre de coûts ou le département correspondant à l'unité comptable S3. Le code d'organisation du programme S3 GL08.2 est alphanumérique et peut contenir jusqu'à 35 caractères.

    Le champ de mappage 2 définit la relation de compte entre les transactions transférées et un code de compte S3 spécifique et ses sous-comptes. Le code de compte du programme S3 GL09.2 est également alphanumérique et peut contenir jusqu'à 25 caractères.

    Vous devez mapper les champs de (GMS090) en entrant un numéro de séquence pour les objets applicables : division, société et les sept segments comptables de la chaîne comptable. Le numéro de séquence détermine l'ordre dans lequel les ID sont présentés dans les codes S3. Pour le champ de mappage 1, la division possède toujours le numéro de séquence 1 et la société possède le numéro de séquence 2. Les valeurs extraites des champs de mappage 1 et 2 seront enregistrées dans les champs MAF1 et MAF de la table GMMCEL pour chaque transaction dans la proposition de transfert et transférées avec chaque transaction.

    Parfois, les noms d'objet sont plus courts que la longueur maximale du segment comptable et sont donc suivis par des espaces vides dans la valeur des champs de mappage. Dans ce cas, les espaces vides sont automatiquement supprimés.

    Exemple

    Le champ de mappage 1 inclut la division, la société et le segment comptable 2, qui représente les centres de coût. Les ID de ces objets seront fusionnés en un seul code d'organisation pour que les transactions transférées de la division DIV de la société SOC reçoivent un code d'organisation DIVSOC (l'ID du centre de coûts est extrait de la transaction individuelle).

  3. Configurer le transfert des transactions

    Pour la société de livraison, définissez la façon de traiter les transactions pour le transfert dans Paramètres – Transfert comptabilité générale (GMS015) :

    • Sélectionnez les segments comptables dont vous souhaitez transférer les transactions.
    • Choisissez de convertir le plan comptable pour la division bénéficiaire en fonction de la table de conversion des comptes (voir ci-dessous).

    Comme toutes les transactions sont transférées dans la devise locale de la société de livraison, aucun type de taux de change n'est utilisé.

  4. Définir la conversion des plans comptables

    Vous souhaiterez peut-être cumuler ou totaliser les transactions de différents comptes dans un seul compte. Par exemple, vous souhaiterez peut-être mettre toutes les transactions de revenus des comptes 3000 à 3400 sur le compte 3000. Dans ce cas, définissez les plages des comptes M3 à totaliser lors du transfert de toutes les transactions de la plage dans Conversion comptes. Ouvrir table (GMS100). Si vous avez choisi d'inclure d'autres segments comptables, par exemple, celui du centre de coût, cette action aura une influence sur le cumul : Les transactions sont totalisées pour le compte 3000 et le centre de coûts 100, pour le compte 3000 et le centre de coûts 200, etc.

Le transfert

  1. Créer une proposition de transfert

    La société de livraison crée une proposition avec des transactions externes à sa comptabilité générale dans Proposition de consolidation. Créer/Transf (GMS200).

    La proposition se base sur la période et la plage de dates comptables que la société de livraison sélectionne. La période sélectionnée est celle qui est indiquée par la table des périodes de la société de livraison. Les dates comptables sont les dates de début et de fin à inclure au transfert des transactions de la société de livraison.

    L'écran B affiche le nombre d'enregistrements, le débit total et le crédit total pour chaque proposition. Ces valeurs permettent d'avoir une journalisation entre M3 et S3, qui peut ensuite être utilisée pour s'assurer que toutes les transactions sont correctement transférées.

    L'en-tête de proposition est stocké dans la table GMCOPR. Les transactions elles-mêmes sont stockées dans la table GMMSUGL.

  2. Vérifier et ajuster la proposition

    La société de livraison vérifie la proposition, à l'écran dans l'écran (GMS200) ou après l'avoir imprimée. La société peut ajuster la proposition de consolidation en saisissant des pièces du journal dans le programme 'Pièce comptable journal. Ouvrir' (GLS100) avant de créer une nouvelle proposition.

  3. Transférer les transactions

    Lorsque la société de livraison approuve la proposition dans (GMS200), toutes les transactions de la table GMMSUGL sont copiées dans la table GMMCEL. Infor Enterprise Collaborator génère ensuite un fichier électronique. Le programme API GMS200MI extrait et transfère les données de (GMS010) et des tables GMCOPR et GMMCEL. Le statut 9 est attribué à toutes les transactions de comptabilité générale incluses dans le transfert final du champ "Transfert à la consolidation de groupe" dans Comptabilité Gén. Affichage Transactions (GLS211/F).

  4. Recevoir les transactions

    La division bénéficiaire charge le fichier dans le programme de l'interface S3 (GL165). Ce fichier crée deux mises à jour : par unité commerciale à l'aide du code d'organisation et par code de compte. La conversion des champs de mappage a lieu uniquement du côté S3.