Facture Golden Tax pour factures de commande M3 BE – Traitement manuel

Traitement manuel

Les informations de commande et de facturation des factures de commande M3 Business Engine requises par le système Golden Tax sont manuellement précisées dans ce système. Le numéro de facture Golden Tax est ensuite spécifié dans M3 BE après quoi les factures de commande sont prêtes à être transférées dans l'application Comptabilité clients (ARL) de M3 BE.

Présentation

• Saisie du numéro de facture Golden Tax et fractionnement de facture

  Les informations Golden Tax sont créées en sélectionnant la facture de commande M3 BE avec l'option destinée aux factures Golden Tax. Cette option est disponible dans les différentes fonctions d'affichage des factures de commande (par exemple, (OIS350)).

  Dans Facture Golden Tax. Afficher/Saisir (GTCN10), la facture de commande peut être manuellement ou automatiquement fractionnée (si un montant limite établi pour les factures Golden Tax est appliqué et défini dans Facture Golden Tax – Paramètres (CRCN01)) et le numéro de facture Golden Tax peut être spécifié.

  Si le champ 'Numéro de facture Golden Tax étendu' dans (CRCN01) est activé, vous pouvez spécifier un numéro de facture Golden Tax maximum de 20 caractères dans le champ 'Numéro de facture Golden Tax étendu' qui est enregistré en tant que numéro de facture parallèle dans la comptabilité clients. Lors de la saisie d’une valeur dans ce champ, le champ 'Numéro de facture Golden Tax' est renseigné automatiquement avec le numéro de facture M3 et un suffixe à 2 positions, A1, A2, jusqu’à Z9 pour chaque sous-numéro. Si une seule ligne a été ajoutée lors de la clôture de l’écran, le suffixe est supprimé lors de la mise à jour des tables Golden Tax. Si plusieurs lignes sont ajoutées pour créer un fractionnement, les suffixes restent affichés à l’écran.

  Pour chaque facture M3 BE, un enregistrement d'en-tête est créé pour la facture de commande dans la table XCNGTH afin de gérer le montant total et le statut des détails des factures Golden Tax.

  Les factures Golden Tax qui sont créées sont stockées dans la table XCNGTD. Le programme Facture Golden Tax. Afficher/Saisir (GTCN10) peut également être ouvert directement pour mettre à jour ou corriger des factures de commande M3 BE déjà rattachées à des informations Golden Tax.

• Transfert des factures de commande M3 BE avec informations Golden Tax vers l'application Comptabilité clients (ARL)

  Après avoir approuvé l'ensemble des factures détaillées (respect du montant limite, montant total correct et présence d'un numéro de facture Golden Tax spécifié), vous pouvez transférer les factures vers M3 BE Finance au moyen des programmes M3 BE standard destinés au post-traitement des factures de commande. Seules les factures sans TVA, les factures en devise étrangère (si le paramètre Système Golden Tax est défini sur 1 ou 2) et les factures Golden avec un statut 90 (Approuvé) sont incluses.

  L'enregistrement de facture (code de transaction 10) est fractionné lors du transfert vers (GLS040) conformément aux informations dans la table XCNGTD. Le numéro de facture M3 BE est remplacé par le numéro de facture Golden Tax.

  Le numéro de facture est stocké en tant qu'information supplémentaire CC (table FSLEDX) à l'aide de la catégorie d'information 228. Cette catégorie d'information est déjà disponible dans l'installation standard de M3 BE avec l'option permettant de rechercher ou d'imprimer une copie de facture depuis les programmes de recherche de la Comptabilité clients (par exemple, le programme (ARS200)).

  Si le champ 'Numéro de facture Golden Tax étendu' dans (CRCN01) est activé, cette valeur est enregistrée en tant que numéro de facture parallèle dans la comptabilité clients.

• Exclure une facture de commande M3 BE du processus de facturation Golden Tax

  Les factures de commande M3 BE avec TVA qui doivent être exclues du processus de facturation Golden Tax sont sélectionnées dans les programmes de recherche de factures de commande de la même manière que celle décrite plus haut. Dans Facture Golden Tax. Afficher/Saisir (GTCN10), la facture de commande est ensuite exclue au moyen d'une touche de fonction qui crée une transaction dans la table XCNGTH avec le statut 91 (Exclus, prêt pour transfert vers ARL).

• Transfert des factures de commande M3 BE exclues du processus de facturation Golden Tax

  Les factures de commande M3 BE exclues du processus de facturation Golden Tax sont incluses dans le transfert post-processus même si la TVA est publiée pour la facture.

Fournissez des informations Golden Tax pour les factures de commande M3 BE.

Les informations de facture Golden Tax pour les factures de commande M3 BE sont créées à l'aide de l'option associée 80 (Ajouter un numéro de facture Golden Tax) dans les programmes d'affichage de factures de commande suivants :

• Factures de commande de vente (OIS350)
• Factures de commande d'intervention (SOS350)
• Factures d'ordre de projet (POS350)
• Factures d'ordre de maintenance (COS350)

L'utilisation de l'option 80 (Ajouter un numéro de facture Golden Tax) pour une facture de commande M3 BE dans l'un des programmes ci-dessus permet d'ouvrir le programme Facture Golden Tax. Afficher/Saisir (GTCN10) et l'écran E où les informations de facture Golden Tax sont spécifiées (voir la section 'Numéro de facture Golden Tax dans (GTCN10)).

Notez qu'il est possible de laisser l'écran E sans avoir à fournir toutes les informations requises (par exemple, le numéro de facture Golden Tax). Les informations doivent ensuite être mises à jour en sélectionnant la facture de commande M3 BE avec de nouveau l'option 80 dans les programmes ci-dessus, ou avec l'option 2 (Modifier) dans 'Facture Golden Tax. Afficher/Saisir' (GTCN10).

Golden Tax – En-tête de facture de commande

Utilisez l'ordre de tri 1 ('N° de facture') dans l'écran B pour afficher des informations comme le numéro de facture Golden Tax, le nombre de factures Golden Tax et le statut des factures dans la table XCNGTH ('Facture Golden Tax – En-tête'). Ceci concerne les programmes 'Facture. Afficher' (OIS350), 'Facture CI. Afficher' (SOS350), 'Facture de projet. Afficher' (POS350) et 'Facture maintenance. Afficher' (COS350).

Notez que le numéro de facture Golden Tax et le nombre d'enregistrements (champ N°s) s'affichent uniquement pour les factures avec un statut entre 90 et 96.

Ces vérifications sont effectuées quand vous sélectionnez une facture de commande M3 BE avec l'option associée 80 :

• Des paramètres de facture Golden Tax doivent exister dans (CRCN01).
• La commande M3 BE doit être facturée (le champ N° de facture doit être renseigné).
• Des écritures comptables doivent être créées pour la facture de commande M3 BE (le statut de la commande doit être 90).
• La facture de commande M3 BE ne doit pas être transférée vers le module Comptabilité clients (le statut de la commande doit être différent de 95).

Numéro de facture Golden Tax dans (GTCN10)

Facture Golden Tax. Afficher/Saisir (GTCN10) est un programme qui vous permet d'exploiter ou d'afficher des factures de commande déjà intégrées dans le processus Golden Tax, ce qui signifie qu'un ou plusieurs enregistrements détaillés ont été créés à partir des espaces destinés aux factures de commande.

Les types de facture suivants sont gérés dans le programme et peuvent être inclus dans la sélection :

• 1-Facture de commande de vente
• 2-Facture de commande d'intervention
• 3-Facture d'ordre de projet
• 4-Facture d'ordre de maintenance

Les ordres de tri suivants sont disponibles :

• Numéro de facture M3 BE
• Numéro de facture Golden Tax (premier numéro de la facture M3 BE)

Dans l'écran B, vous pouvez sélectionner des factures de commande qui ont déjà été rattachées à des informations Golden Tax mais pour lesquelles certaines informations doivent être ajoutées ou corrigées avant que la facture ne soit transférée vers l'application Comptabilité clients (ARL). Les informations affichées dans l'écran B sont extraites de la table XCNGTH.

Le premier numéro de facture Golden Tax et le nombre d'enregistrements de facture Golden Tax (champ N°s) sont affichés dans le sous-fichier des factures de commande M3 BE qui ont été approuvées pour transfert (statut de facture 90) ou qui ont déjà été transférées (statut facture 95) vers l'application Comptabilité clients (ARL).

Statut de facture

Pour vérifier si la facture M3 BE est prête pour un transfert vers l'application Comptabilité clients (ARL), chaque facture est mise à jour avec un statut de facture. Le tableau qui suit présente les statuts disponibles :

Détails de facture Golden Tax

Tous les enregistrements détaillés (factures Golden Tax) connectés à une facture de commande sont affichés dans l'écran (GTCN10/E).

Notez que l'écran E doit être ouvert depuis un programme de recherche de factures de commande (par exemple, (OIS350)) à l'aide de l'option associée 80 (Ajouter un numéro de facture Golden Tax) pour créer des informations Golden Tax pour les factures de commande M3 BE. Pour obtenir un descriptif détaillé, voir la rubrique 'Saisie des informations Golden Tax pour les factures de commande M3 BE'.

Si certaines informations ne sont pas renseignées ou apparaissent incorrectes lors de la création des informations Golden Tax, vous pouvez ouvrir l'écran E du programme (GTCN10/B) pour renseigner les informations et approuver la facture.

Le tableau qui suit présente les touches de fonction de l'écran E dans (GTCN10) :

Pour vérifier si les informations Golden Tax sont correctes et si la facture M3 BE peut être transférée ou non, chaque ligne de détail est mise à jour avec un statut de ligne lorsque vous appuyez sur Entrée dans l'écran E. Le tableau qui suit présente les statuts des lignes :

Confirmation des détails de facture Golden Tax

Quand toutes les lignes de facture Golden Tax ont reçu le statut de ligne 90, le statut de facture dans l'en-tête de la facture de commande M3 BE est défini sur 90 pour indiquer que la facture est prête à être transférée dans le registre Comptabilité clients (ARL) L'écran E doit ensuite être confirmé à l'aide de la touche de fonction F3 (Fin).

Au moment de la confirmation, l'en-tête de la facture Golden Tax (table XCNGTH) est mis à jour avec le nombre de lignes de facture Golden Tax (champ N°s), le premier numéro de facture Golden Tax (affiché dans le sous-fichier de l'écran B) et le premier 'Numéro de facture Golden Tax étendu' (si le champ de ce nom est activé dans (CRCN01)). Simultanément, le montant de TVA total est transmis à toutes les factures Golden Tax pour que le montant de TVA par facture Golden Tax soit mis à jour dans l'application Comptabilité clients (table FSLEDG).

Transfert des factures de commande M3 BE avec informations Golden Tax vers l'application Comptabilité clients (ARL) M3 BE

Le transfert des factures Golden Tax vers l'application Comptabilité clients (ARL) est réalisé au moyen des programmes M3 BE standard destinés au transfert post-traitement des factures de commande. Les factures de commande sont vérifiées afin que toutes les factures en devise locale avec TVA soient rattachées à la facture Golden Tax et que les informations soient approuvées. Voir le statut de facture 90 dans 'Détails de facture Golden Tax'.

Les exceptions sont les factures de commande qui ont été exclues du traitement des factures Golden Tax. Voir le statut de facture 91 dans 'Numéro de facture Golden Tax dans (GTCN10)'.

Transfert post-traitement des factures de commande

Le tableau qui suit montre quel programme est utilisé pour ouvrir le programme chargé de gérer le transfert post-traitement des différentes factures de commande, ainsi que les paramètres qu'il convient de sélectionner.

Les vérifications suivantes sont effectuées au cours du traitement :

• Les factures en devise locale avec TVA doivent être rattachées à la facture Golden Tax et les informations doivent être approuvées (le statut de facture doit être 90) pour être incluses dans le transfert.

  Les exceptions sont les factures de commande qui ont été exclues du traitement des factures Golden Tax. Voir le statut de facture 91 dans 'Numéro de facture Golden Tax dans (GTCN10)'.

• Les factures en devise locale sans TVA mais avec facture Golden Tax doivent être approuvées (le statut de facture doit être 90) pour être incluses dans le transfert.

Fractionnement de la facture de commande M3 BE et remplacement du numéro de facture (GLS040)

Le programme général (GLS040) destiné à mettre à jour le registre Comptabilité clients (ARL) et la comptabilité générale dans M3 BE Finance est automatiquement appelé au cours du transfert post-traitement comme décrit ci-avant.

Le fractionnement de la transaction de facture (code de transaction 10) pour l'ensemble des factures de commande M3 BE (transactions de facture avec ID de fonction GCF OI20, SO20, PO20 et CO20) lors du transfert vers ARL est réalisé tel que décrit ci-avant si la facture de commande M3 BE a été fractionnée dans Facture Golden Tax. Afficher/Saisir (GTCN10).

De plus, le numéro de facture M3 BE est remplacé par le numéro de facture Golden Tax issu de la table XCNGTD le numéro de facture M3 BE d'origine est stocké en tant qu'information supplémentaire CC 228 (Fract facture CDV). Si le champ 'N° facture Golden Tax étendu' dans (CRCN01) est activé, le numéro de facture Golden Tax étendu saisi dans (GTCN10/E) est enregistré en tant que numéro de facture parallèle dans la comptabilité clients.

Le numéro de facture stocké comme information supplémentaire CC 228 est utilisé dans l'installation standard de M3 BE lorsque vous appelez les programmes de recherche de factures (par exemple, (OIS350)) ou les programmes permettant d'imprimer une copie de facture (par exemple, (OIS680)) depuis les programmes de recherche de la Comptabilité clients (par exemple, le programme (ARS200)).

Lors du transfert, le statut de facture dans les tables XCNGTH et XCNGTD est défini sur 95 (transféré vers Comptabilité clients (ARL)) pour indiquer que les informations ont été transférées et le numéro de série de pièce justificative (VSER) et le numéro de pièce justificative (VONO) utilisés pour le transfert sont mis à jour.

Les factures de commande qui ont été exclues du processus de traitement des factures Golden où le statut de facture est 96 (Exclu, transféré vers ARL) constituent une exception.

Workflow

1. Préparez des factures de commande M3 BE.

   Conformément au paramètre dans (CRCN01), les factures de commande M3 BE (en devise locale et avec TVA calculée) doivent être facturées et les écritures comptables doivent être créées avant d'être intégrées au processus de facturation Golden Tax.

   Notez que le transfert direct vers le module Comptabilité clients M3 BE (ARL) ne doit pas être utilisé pour la société.

2. Créez des informations Golden Tax pour les factures de commande M3 BE.

   Les informations de facture Golden Tax pour les factures de commande M3 BE doivent être créées en sélectionnant chaque facture au moyen de l'option associée 80 dans les fonctions d'affichage des factures de commande M3 BE (par exemple, (OIS350)) comme décrit ci-dessus. La facture M3 BE doit être fractionnée si un montant limite est appliqué. Si cela est nécessaire, excluez les factures de commande M3 BE du traitement des factures Golden Tax comme décrit ci-dessus.

3. Spécifiez des informations dans le système Golden Tax.

   Spécifiez les informations requises dans le système Golden Tax conformément au processus externe conçu pour recevoir le numéro de facture Golden Tax.

4. Précisez le numéro de facture Golden Tax dans M3 BE.

   Spécifiez le numéro de facture Golden Tax extrait du système Golden Tax dans M3 BE soit en sélectionnant la facture via l'option associée 80 dans les fonctions d'affichage des factures de commande M3 BE (par exemple, (OIS350)), soit directement dans (GTCN10).

   Une fois tous les sous-numéros de la facture M3 BE traités, le statut de facture (table XCNGTH) est modifié et redéfini sur 90. La facture est alors prête à être transférée dans la comptabilité clients (ARL) M3 BE via les programmes de transfert post-traitement

5. Transfert des factures de commande vers la comptabilité clients dans M3 BE

   Le transfert des numéros de facture Golden Tax vers l'application Comptabilité clients de M3 BE est réalisé au moyen des programmes de transfert post-traitement comme décrit dans la section Transfert post-traitement des factures de commande.

Paramètres de facture Golden Tax dans (CRCN01)

Le programme Facture Golden Tax – Paramètres (CRCN01) est destiné aux paramètres généraux du processus de facturation Golden Tax. Par exemple, type de système Golden Tax et montant limite. Les paramètres sont définis par société.

Le type de traitement manuel pour le système Golden Tax peut être sélectionné dans l'écran E et, si cela est demandé, le montant limite par facture Golden Tax peut être saisi.

Ce tableau décrit les champs dans l'écran E :

Paramètres pour les factures de commande M3 BE

Le traitement des factures Golden Tax dans M3 BE exige que le paramètre de transfert direct vers FIM, dans les fonctions de paramétrage des commandes/ordres M3 BE, soit défini sur Non.

Nous vous conseillons d'utiliser un numéro de pièce justificative séparé par facture (recommandation générale pour le traitement de la TVA dans M3 BE Finance).

Cette table affiche les paramètres pour la facturation des commandes dans (CRS722), (CRS790), (CRS792) et (COS822) :

Informations Golden Tax dans les sous-fichiers

Par exemple, des informations sur le numéro de facture Golden Tax sont disponibles dans plusieurs vues dans la fonction spécifique à la Chine. Ce tableau fournit une liste de ces vues :

Restrictions

• Pour les factures de commande M3 nationales avec TVA, les informations de facturation Golden Tax doivent être spécifiées et approuvées avant que la facture ne soit transférée au livre de comptabilité générale M3 BE. Le transfert direct vers l'application FIM (Comptabilité financière) n'est donc autorisé pour aucun des quatre (4) espaces de facture de commande M3 BE. Nous vous conseillons également d'utiliser un numéro de pièce justificative séparé par facture (recommandation générale pour le traitement de la TVA dans M3 BE Finance).
• Les factures de commande M3 BE soumises à la facturation Golden Tax ne doivent pas être associées à une condition de paiement définie pour le champ 'Date éch fract'.
• Les factures de commande M3 BE soumises à la facturation Golden Tax ne doivent pas être associées à une condition d'escompte.
• Un seul numéro de facture Golden Tax pour chaque facture M3 BE peut être saisi pour une facture en devise étrangère. Le fractionnement de plusieurs factures Golden Tax associées à une seule facture M3 BE n'est pas autorisé.
• Aucune validation n'est réalisée par rapport au montant limite défini dans (CRCN01) si la facture est devise étrangère.
• Le taux de change en devise étrangère du numéro de facture Golden Tax correspond au taux de change de la facture M3 BE associée. Le taux de change est extrait de la configuration de table dans (CRS055) conformément aux paramètres standard de M3 BE.
• Si le champ 'Extended Numéro de facture Golden Tax' dans (CRCN01) est activé et que les fractionnements de facture sont utilisés en raison d’une limite de montant dans (CRCN01), la longueur maximale du numéro de facture M3 étendu doit être de 13 caractères. Ce motif correspond à un préfixe à 2 positions dans le champ du numéro de facture M3 standard à 15 caractères. Un maximum de 234 fractionnements pour une facture est pris en charge avec cette fonction.