Sélection automatique des factures fournisseur à régler

Résultat

Une proposition de paiement vérifiée et corrigée est créée par méthode de paiement ; elle comprend les enregistrements correspondant aux critères de sélection définis par l'utilisateur. Les enregistrements de facture qui ne doivent pas être inclus sont retirés ou bloqués.

Utilisez cette proposition comme point de départ pour créer les documents de paiement et mettre à jour le système financier. Voir Paiements fournisseurs basés sur la proposition de paiement.

Aucune transaction n'est créée. La proposition est enregistrée dans la table des en-têtes de proposition de paiement (FPSUGH) et la table de détails correspondante (FPSUGD).

Chaque facture incluse dans la proposition se voit affecter le statut de paiement (PYST) 1 dans le fichier de la comptabilité fournisseurs (FPLEDG) et ne peut pas être traitée dans d'autres programmes ou propositions.

Avant de commencer

• La division doit avoir répondu aux questions suivantes :
  • Quels types de paiement peuvent être réalisés (par exemple, fournisseurs, frais des employés, compensation inter-divisions, paiements de remises ou commissions aux clients ou agents) ?
  • Quels modes de paiement seront traités ?
  • Quels critères seront utilisés pour la sélection des factures à payer ?
  • Des quotas bancaires seront-ils utilisés ?
  • Quelle fonctionnalité est requise pour effectuer des paiements par chèque, traite ou virement bancaire (par exemple : remise, numérotation, avec ou sans validation) ?

• Ces fonctions GCF avec enregistrements détaillés doivent être définis dans le programme Fonction GCF. Ouvrir (CRS405) : AP30 (contrôle), AP31 (virement bancaire électronique), AP32 (virement bancaire manuel), AP33 (lettre de change/traite) et AP35 (prélèvement automatique).
• Les factures fournisseurs doivent être spécifiées dans la comptabilité fournisseurs et approuvées.
• Les comptes bancaires permettant d'administrer les paiements doivent être spécifiés dans le programme Compte bancaire. Ouvrir (CRS692).
• Si vous souhaitez appliquer des quotas bancaires pour répartir des traites entre plusieurs banques, vous devez les définir dans Quotas bancaires. Ouvrir (APS030).
• Si vous souhaitez renseigner votre compte bancaire de façon automatique au lieu de le spécifier manuellement lors de la création de la proposition, vous devez définir un compte bancaire par devise et/ou méthode de paiement ou un numéro de compte bancaire général dans le programme 'Connexion compte bancaire. Ouvrir' (APS090).
• Vous pouvez regrouper les factures par code commercial à l'aide de la combinaison méthode de paiement/ID de compte bancaire définie dans Niveau rupture Doc. de paiement. Ouvrir (APS091). Lorsqu'une proposition de paiement est créée, d'autres champs (bénéficiaire, date de paiement, escompte, compte bancaire de la division, compte bancaire fournisseur de la facture, etc.) sont également pris en compte en vue du groupement des factures par document de paiement. Le niveau de rupture de code commercial sélectionné dans (APS091) doit être pris en compte. Si la combinaison est introuvable dans (APS091), un regroupement classique est utilisé.
• Si le paramètre d'approbation de proposition de paiement est sélectionné dans (APS905), la proposition de paiement doit être approuvée avant que le paiement ne soit réalisé dans (APS130). Voir Approbation des propositions de paiement fournisseur
• Si des fournisseurs doivent être sélectionnés selon leur priorité respective au moment de créer une proposition de paiement, des codes de priorité doivent être spécifiés pour le fournisseur respectif dans le programme Fournisseur. Définir détails achat/fin (CRS624/F).
• Dans Paramètre – Comptabilité fournisseurs (APS905/F), vous avez déterminé si une proposition de paiement doit être automatiquement supprimée après avoir été confirmée au moyen de l'option 9 dans Proposition paiement fournisseur. Ouvrir (APS130/B).
• Dans l'écran (APS905/F), vous avez défini si les avoirs seront automatiquement mis en correspondance dans la proposition de paiement.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Créer une proposition de paiement fournisseur

   Sélectionnez les factures à payer dans Proposition paiement fournisseur. Ouvrir (APS130).

   Une fois les critères de sélection spécifiés, une ou plusieurs propositions de paiement sont créées, une pour chaque méthode de paiement et devise choisie.

2. Vérifier la proposition de paiement

   Contrôlez la ou les propositions pour vérifier que les enregistrements de facture corrects y sont inclus avant de continuer.

   Si un rapport d'erreurs a été imprimé, vérifiez si des enregistrements consignés dans le rapport ont besoin d'être ajustés et inclus dans la proposition.

3. Ajuster la proposition

   Si vous décelez des informations erronées (une banque ou une méthode de paiement incorrecte), ajustez ces valeurs dans (APS130) à l'aide des sous-programmes. Ces modifications ne concernent que la proposition et ne sont pas répercutées sur le fichier de la comptabilité fournisseurs.

4. Imprimer un aperçu des documents de paiement

   Avant de créer les documents de paiement finaux et de mettre le système financier à jour, vous pouvez imprimer un aperçu dans l'écran (APS130). Le système imprime alors les documents de paiement simulés pour une dernière vérification.

5. Factures correctes dans la comptabilité fournisseurs

   Il peut y avoir des erreurs que vous devrez peut-être rectifier directement dans le fichier de comptabilité fournisseurs. Cela peut être le cas lorsque vous avez besoin de changer le bénéficiaire. Réalisez cette opération dans Facture fourn. Afficher séparément (APS215). Ceci fait, vous pouvez créer une nouvelle proposition et y inclure les factures corrigées.