Archiver les transactions de la comptabilité fournisseurs

Ce document explique comment archiver les transactions de facture et les transactions de paiement depuis le module de Comptabilité fournisseurs.

Résultat

Sont archivées toutes les transactions de la comptabilité générale avec le code de transaction 40 (facture client – CC) et 50 (paiements reçus – CC) qui répondent aux deux conditions suivantes :

  • La facture est payée en intégralité (montant dû égal à zéro).
  • La facture et sa transaction de paiement ont une date antérieure ou identique à la dernière journée de la période de fin sélectionnée pour l'archivage.

Les factures récapitulatives avec totaux sont créées dans la comptabilité fournisseurs pour toutes les transactions archivées, avec une nouvelle facture pour toutes les transactions ayant les mêmes valeurs dans les champs suivants :

  • Année
  • Bénéficiaire
  • Fournisseur
  • Segment comptable 1
  • Devise

La date comptable, la date de facturation et la date d'échéance de la facture récapitulative sont identiques à la dernière date de la période de fin sélectionnée pour l'archivage en cours. Toutefois, si l'année de facturation d'origine n'est pas la même que l'année de la période de fin, la dernière date de l'année de facturation d'origine est utilisée.

Une pièce justificative récapitulative par année fiscale est créée dans la comptabilité générale. Tous les enregistrements des factures client archivées sont mis à jour avec le numéro de catégorie d'informations CF 422, qui stocke le numéro de la pièce justificative récapitulative afin de conserver un champ de journalisation.

Si la case 'Modifications d'impression' a été cochée pour le type d'archivage utilisé, une liste des factures archivées (GLS812PF) est également imprimée.

Le solde de l'état des transactions archivées est égal à celui du journal, par année et sous forme de total.

Tables archivées

Les tables suivantes sont archivées :

  • FPLEDG : Livre d'achats (table de transactions)
  • FPLEDX : Livre d'achats, informations complémentaires (table de transactions)
  • FGLEDG : Comptabilité générale (table de transactions)
  • FPCASH : Conditions d'escompte (table des transactions)
  • FPAPCD : Distribution des approbations des factures fournisseur (table de transactions)
  • FPLLOG : Livre d'achats, fichier journal (table de transactions)
  • CSYTXH : Texte – en-tête (table principale)
  • FSYTXH : Texte – en-tête (table principale)
  • FPSPPA : Montant de TVA de paiement fractionné (table de transaction)
  • FPAPRN : Numéro de facture parallèle/référence de paiement supplémentaire (table de transaction)

Le gain d'espace sur le disque permet d'améliorer les performances du système. Vous pouvez continuer à archiver les transactions des autres modules, comme décrit dans Archivage des transactions financières.

Avant de commencer

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Démarrez le programme Comptabilité générale. Archiver (GLS800/B).

  2. Sélectionnez une combinaison de type d'archivage et de catégorie d'archivage 4 (réservée pour les transactions de la comptabilité fournisseurs).

  3. Dans l'écran E, saisissez la date jusqu'à laquelle les transactions seront archivées, ainsi que le texte de la pièce justificative récapitulative à créer.

  4. Appuyez sur Entrée pour soumettre la tâche.

    Le statut d'archivage indique l'avancement :

    11 : Demande créée

    12 : Table de travail FGL809 créée

    13 : Table de travail FGL812 créée

    14 : Impression de GLS812PF terminée

    15 : Table de travail FCR040 créée

    16 : Programme GLS040 démarré

    17 : GLS040 terminé ; FCR040 supprimé

    18 : Tables de travail supprimées, archivage terminé.

  5. Si, pour une raison quelconque, la tâche se termine de façon anormale, sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Si la tâche a le statut 11 à 15 ou 18, sélectionnez l'option Redémarrer dans l'écran (GLS800/B).
    • Si la tâche a le statut 16 ou 17, relancez-la depuis le programme Fichier transact. Relancer tâches interr (GLS047).
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