Création d'un mandat de recouvrement pour les factures client échues

Résultat

Un mandat de recouvrement est créé et imprimé. Il présente toutes les factures de comptabilité clients échues qui contiennent des factures d'intérêts de retard par client et devise. La liste contient les informations suivantes, à l'exception des commentaires d'ouverture et de clôture :

• Numéro de facture, date de facturation, date d'échéance, devise et montant restant. Les informations sur le payeur, numéros de téléphone et numéros d'organisme, sont extraits de 'Client. Ouvrir' (CRS610).
• Pour vérifier les factures incluses dans le mandat, ouvrez Compta. fournisseurs. Afficher infos sup (ARS250), même après avoir supprimé le mandat dans le programme Mandat de recouvrement. Ouvrir (ARS170).

Vous pouvez envoyer le mandat de recouvrement à une société de recouvrement.

Le mandat de recouvrement a le statut 9 et son traitement ne peut se poursuivre. Elle est enregistrée dans les fichiers de recouvrement suivants : FCOLL1 (liste du nom et du statut de toutes les relances), FCOLL2 (liste des payeurs) et FCOLL3 (liste des factures).

Aucune nouvelle transaction n'est créée.

Le mandat de recouvrement est automatiquement affecté au numéro de catégorie d'information 208 et enregistré sous son numéro de mandat (voir Résultats).

Avant de commencer

• Les conditions préalables répertoriées dans Gestion des dettes des clients doivent être remplies.
• Avant de décider si une facture doit être envoyée pour recouvrement, le coût des services d'une société de recouvrement et les coûts administratifs de l'utilisateur chargé de ce recouvrement doivent être évalués par rapport au montant total échu.
• Vous devez définir un numéro de série de type 50 sous le numéro de série 4 pour les mandats de recouvrement dans Numéros de série. Ouvrir (CRS165). Remarque : le numéro de série n'est pas nécessaire lorsque vous créez uniquement une proposition de mandat de recouvrement.
• Le paramètre Recouvrement doit être activé pour le payeur/client dans Client. Ouvrir (CRS610/K).
• Il doit exister des enregistrements de comptabilité clients échus pour le payeur avec le code de recouvrement 1. Ce code est automatiquement défini si le nombre de relances de paiement déjà envoyées au client dépasse le nombre indiqué dans le programme 'Règle relance de paiement. Ouvrir' (CRS465/E). Il peut également être modifié manuellement pour chaque facture dans Facture client. Modifier (ARS201) ; vous pouvez appeler ce programme via le programme Comptabilité clients. Afficher (ARS200) ou Facture client. Afficher séparément (ARS215).
• Si vous souhaitez utiliser des textes standard pour les commentaires d'ouverture et de clôture dans le mandat de recouvrement, vous pouvez les définir au préalable pour chaque langue dans Recouvrement. Saisir le texte (ARS085).

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Création et vérification d'une proposition de mandat de recouvrement

   Créez une proposition dans le programme Mandat de recouvrement. Ouvrir (ARS170) en définissant jusqu'à dix critères de sélection différents. Vérifiez la proposition pour vous assurer qu'elle est correcte. Une facture n'est généralement pas incluse dans la procédure de recouvrement jusqu'à ce qu'un nombre défini de relances de paiement ait été envoyé au payeur.

2. Ajuster la proposition de mandat de recouvrement

   S'il existe des enregistrements incorrects dans la proposition, ajustez-les en bloquant ou en supprimant des payeurs ou des factures pour les exclure du mandat de recouvrement final. Cette opération s'effectue dans l'écran (ARS176) ; vous pouvez appeler ce programme via (ARS170).

   Vous pouvez également ajouter ou modifier les commentaires d'ouverture et de clôture à imprimer sur le mandat de recouvrement dans l'écran (ARS175), que vous pouvez appeler via (ARS170). Si des textes standard sont définis, ils sont automatiquement extraits mais ne peuvent pas être modifiés. Voir la section Avant de commencer.

3. Créer le mandat de recouvrement final

   Créez et imprimez le mandat en confirmant la proposition dans l'écran (ARS170). Remarque : une fois imprimé, le mandat de recouvrement ne peut plus être modifié ni vérifié dans cet écran.

4. Envoi d'un mandat à une société de recouvrement

   Envoyez le mandat de recouvrement à la société de recouvrement en y joignant des copies des factures échues. Le mandat étant enregistré sous un numéro de catégorie d'information, il peut ensuite être supprimé dans l'écran (ARS170). Voir la section Résultats.

Utilisation de codes de blocage dans le traitement du recouvrement

Chaque facture client possède un code de blocage de recouvrement dans M3. Celui-ci est défini automatiquement, mais vous pouvez le modifier manuellement dans Facture client. Ouvrir (ARS201/E), un sous-programme de (ARS200). Ces codes de blocage déterminent quelles factures sont incluses dans les mandats de recouvrement finaux et conditionnent ainsi le résultat de ce processus.

Les statuts suivants sont utilisés :

0 = Le recouvrement n'est pas activé.

1 = Menace de recouvrement, c'est-à-dire que le nombre de relances de paiement dépasse la limite applicable au recouvrement.

2 = La facture est transférée pour recouvrement.

3 à 8 = Codes paramétrables pour exclure la facture du processus de recouvrement.