Automatisation de la saisie des factures fournisseur

Résultat

Les factures fournisseur peuvent être saisies sans difficulté en suivant la procédure requise pour le type de facture concerné.

Respectez ces instructions pour accélérer le traitement des factures fournisseur.

Avant de commencer

Vous devez bien connaître les différents types de factures, ainsi que les procédures de la division.

Objectif

L'objectif de ces instructions est d'adapter et d'automatiser autant que possible la saisie des factures fournisseur, afin de réduire au minimum le nombre de touches et d'écrans à utiliser pour les opérations de saisie. Avec le flux le plus optimisé, vous ne travaillez plus que sur un écran au lieu de cinq.

Quand

Appliquez les workflow définis chaque fois que vous saisissez une facture dans le programme Facture fournisseur. Enregistrer (APS100).

Procédure

Le workflow est principalement contrôlé par l'enregistrement détaillé sous la fonction GCF AP10 que vous sélectionnez comme modèle à utiliser pour la saisie dans l'écran (APS100/B). Chaque enregistrement sert de modèle pour la saisie. Pour faire en sorte que le programme n'affiche que les informations pertinentes pendant la saisie, vous devez définir des enregistrements détaillés distincts pour chaque type de factures à saisir dans Fonction GCF. Ouvrir Détails (CRS406).

Ces enregistrements détaillés contiennent un grand nombre de valeurs, dont la plupart ont un certain impact sur votre workflow. Ce document répertorie les alternatives les plus importantes.

Toutefois, vous pouvez également modifier ce workflow pendant la saisie d'une facture.

Optimisation du workflow

Vous pouvez concevoir différents flux de saisie :

En contrôlant les informations pertinentes qu'il convient d'afficher
En simplifiant la consignation des factures et des taxes
En exploitant des modèles pour consigner rapidement les coûts récurrents
En basculant rapidement entre la saisie des factures approuvées et non approuvées
En choisissant un workflow pour le rapprochement avec un ordre d'achat
En envoyant automatiquement des messages à l'utilisateur responsable lors du traitement des factures

Ce modèle illustre un exemple de conception du workflow qui met l'accent sur les informations à afficher et les modèles à appliquer :

Contrôle des informations pertinentes qu'il convient d'afficher

Dans le flux de travail de base, différents écrans affichent les informations relatives au fournisseur. Ces écrans sont les suivants :
- Ecran F : Les valeurs telles que la devise et les conditions de paiement sont extraites du programme 'Fournisseur. Définir détails achat/fin' (CRS624).
- Ecran G : les informations relatives à l'escompte au comptant, telles que les dates et les pourcentages, s'affichent en fonction des conditions d'escompte au comptant sélectionnées pour ce fournisseur dans l'écran (CRS624).
Habituellement, il vous suffit d'accepter ces valeurs en appuyant sur Entrée sans apporter de modification. Vous pouvez décider d'accepter ces valeurs de façon automatique et éviter ainsi d'afficher ces deux écrans. Notez simplement que, si vous choisissez de ne pas afficher l'écran F, vous ne pouvez pas vous servir de l'enregistrement détaillé pour saisir une facture pour des paiements récurrents ni utiliser la fonction d'ajout à compte pour la transaction de crédit de base.
Simplification de la consignation des factures et des taxes

De nombreuses factures ne posent pas de problème et ne nécessitent aucun traitement complexe. Votre seul objectif est de les saisir et de les enregistrer aussi rapidement que possible. C'est la raison pour laquelle vous pouvez choisir d'enregistrer les factures de façon automatique sans afficher un écran de codification distinct, (APS100/J).
- Pour les factures non approuvées, vous pouvez contrôler cette opération en sélectionnant un code de compte de compensation pour la fonction GCF.
- Pour les factures qui ne doivent pas être mises en correspondance avec un ordre d'achat lors de la saisie, vous pouvez saisir les identités comptables à utiliser pour la transaction de débit dans une chaîne comptable distincte dans l'écran (APS100/E). (Cette chaîne comptable n'affecte pas les transactions concernant les taxes et les enregistrements saisis au moyen d'un modèle de comptabilisation de factures.)
Pour éviter d'avoir à consigner la TVA manuellement, vous pouvez choisir d'automatiser le calcul et l'enregistrement de la TVA ; il n'est pas indispensable de la saisir manuellement. Cette opération est également contrôlée par la fonction GCF.
Exploitation de modèles pour l'enregistrement rapide des coûts récurrents

Les factures d'une même division peuvent être relativement standardisées : Elles peuvent inclure les mêmes types de coûts, peut-être même des montants identiques, généralement enregistrés dans les mêmes comptes.

Pour les factures très simples, vous pouvez prédéfinir les types de coûts récurrents et la manière dont ils sont enregistrés dans un modèle de comptabilisation des factures. Si vous associez le modèle au fournisseur ou à la fonction GCF, les coûts s'affichent dans l'écran (APS100/H), où vous saisissez les montants appropriés. Ils sont ensuite automatiquement enregistrés.

Si ces coûts récurrents sont plus complexes, le modèle de comptabilisation des factures ne conviendra peut-être pas pour tous les cas de figure. Pour enregistrer rapidement ces types de coûts, vous pouvez utiliser une pièce justificative standardisée contenant des enregistrements de facture prédéfinis. Vous pouvez sélectionner la pièce justificative standardisée à utiliser dans l'écran de codification.
En basculant rapidement entre la saisie des factures approuvées et non approuvées

Lors de la saisie des factures, vous vous rendrez compte que certaines devraient normalement être définies comme approuvées plutôt que non approuvées, ou inversement. Vous réaliserez peut-être que cela concerne également certaines des factures que vous avez déjà saisies au cours de la même session.

En appuyant sur une touche de fonction dans l'écran (APS100/E), vous pouvez faire basculer le statut d'une facture d'approuvée à non approuvée (et inversement) dans l'écran E, ce qui vous évite d'avoir à quitter le programme et à sélectionner un enregistrement détaillé d'une autre fonction GCF. Vous pouvez aussi effectuer cette opération de façon rétroactive.
Choix du workflow pour le rapprochement avec un ordre d'achat

Si vous souhaitez rapprocher une facture d'un ordre d'achat ou d'une réception de marchandises, vous avez le choix entre huit workflows, d'un workflow entièrement manuel à un workflow entièrement automatisé.

Vous désignez le flux de travail à utiliser dans l'écran (APS100/E). Voir Rapprochement des factures fournisseur et des ordres d'achat pour plus d'informations.
Envoi automatique de messages à l'utilisateur responsable lors du traitement des factures

Si plusieurs administrateurs participent au traitement des factures, vous pouvez faciliter les échanges entre eux en activant des messages d'application. Ces messages informent la personne chargée d'autoriser une facture qu'un incident relatif à cette facture s'est produit dans M3, par exemple qu'une facture exigeant une autorisation a été saisie. Ces messages d'application sont activés dans Paramètres – Messages d'application. Ouvrir (CRS424). Une fois activés, un message d'application est créé et s'affiche pour la personne chargée de l'autorisation dans Message Application. Ouvrir (CRS420) chaque fois que l'incident en question se produit.