Rapprochement des factures fournisseur et des ordres d'achat

Résultat

• Une facture fournisseur est mise en correspondance avec :
  • Les lignes de réception de marchandises associées à l'OA correspondant
  • La ligne d'OA, s'il n'y a eu aucune transaction de réception de marchandises au moment du rapprochement
  • Les lignes de réception de marchandises et les lignes d'OA, si une partie des marchandises seulement a été reçue.
• Si la mise en correspondance était incomplète ou pas complètement approuvée (par exemple, lorsqu'un employé chargé de la supervision doit la contrôler), la facture est normalement enregistrée dans un compte de compensation. Une note de débit ou une demande de note de débit peut également être créée.
• Le système imprime un journal des factures fournisseur et un journal comptable. Une note de distribution peut également être imprimée en fonction de vos paramètres.
• Réglez la facture si la mise en correspondance est complète et approuvée. Pour cela, créez des enregistrements de paiement manuellement dans Paiement fourn. Saisie manuelle (APS120) ou automatiquement dans Proposition paiement fournisseur. Ouvrir (APS130).
• Si la mise en correspondance est complète et approuvée et qu'une note de débit est créée, vous pouvez si nécessaire mettre à jour la comptabilité fournisseurs en utilisant l'option 9 (Mise à jour CF) pour cette note de débit dans 'Lot de factures fournisseur. Ouvrir' (APS450). Le règlement de la facture est effectué conformément au paragraphe ci-dessus. Si l'enregistrement de paiement est créé automatiquement, le montant est défini comme celui sur la facture duquel est déduit le montant de la note de débit.
• Si la mise en correspondance est complète et approuvée et qu'une demande de note de débit est créée, vous pouvez imprimer cette demande à l'aide de l'option 6 (Imprimer) dans (APS450). Vous pouvez choisir de payer la facture en vous référant au paragraphe ci-dessus et saisir la facture de crédit dans l'écran (APS100) une fois reçue du fournisseur, ou attendre de recevoir la facture de crédit du fournisseur, puis créer l'enregistrement de paiement manuellement et rapprocher la facture fournisseur avec cette facture de crédit.
• Si le rapprochement a eu lieu avant la réception partielle ou complète des marchandises, vous pouvez à nouveau rapprocher cette réception avec sa facture lorsque les marchandises arrivent pour vous assurer que vous avez bien reçu ce que vous avez payé. Cette procédure peut être effectuée que la facture ait été approuvée pour paiement ou non. Voir Finalisation du rapprochement de facture à la réception des marchandises.
• Si le rapprochement a été partiellement effectué ou n'a pas été approuvé, vous devez recodifier et autoriser la facture dans Facture fournisseur. Réimputer (APS110).
• Examinez les éventuelles différences restantes entre les marchandises reçues et facturées dans :
  • Ordre d'achat. Imprimer Reçues/Non Facturées (APS580). Lettrez les réceptions de marchandises aux lignes d'OA qui sont facturées dans OA. Lettrer march reçues/non fact (APS370). (Une fois cette étape effectuée, l'OA reçoit le statut 85 et est inclus dans les statistiques d'achat). Si un ordre d'achat entièrement rapproché n'a ni le statut 9 ni aucune date de rapprochement de facture (les écritures comptables internes de l'ordre d'achat reçu doivent également être transférées vers la comptabilité générale pour que la date de rapprochement de facture soit définie), il est possible de recalculer manuellement le statut et la date de rapprochement de facture. Pour cela, activez l'option associée 15 dans (APS370). Cette fonction vérifie si la date de rapprochement de facture, le statut et le statut de l'ordre d'achat sont à recalculer.
  • Facture fourn. Imprimer fact/non reçu (APS585).
• Quand un rapprochement de facture est effectué pour des ordres d'achat issus d'un achat sur une ligne de composant d'ordre de travail dans Ordre de travail. Ouvrir ligne (MOS101/B) :
  • Le prix indiqué dans Facture fourn. Rapprocher ligne RM (APS360) est transféré vers le coût de ligne de composant d'OT. Le coût estimé reste sur la ligne de composant jusqu'à ce que la ligne de composant soit rapprochée de la facture et que le coût puisse être mis à jour si le prix facturé diffère du coût estimé.
  • Les coûts sont également mis à jour si l'ordre d'achat est marqué avec le statut Facture terminée dans OA. Lettrer march reçues/non fact (APS370).
  • Si l'ordre de travail est rattaché à une commande de vente de maintenance, les enregistrements de ligne de facture CVM spécifiés sont également mis à jour. Dans des scénarios où la ligne de commande de vente de maintenance a déjà été facturée au client, une nouvelle ligne de commande est créé avec le montant de l'écart.
  • Le coût actualisé sur la ligne de composant est tiré du champ de base de données MMOMAT.QMMPRC. Ce champ contient un prix unitaire, ce qui signifie que les frais sont divisés par quantité. Les coûts actualisés extraits du processus de facturation recalculeront QMMPRC et le diviseront par la quantité QMCNQT.
  • Les restrictions suivantes s'appliquent toutefois dans le cadre du scénario suivant :
    • La mise à jour du coût et de la ligne de facture CVM dans (APS360) est uniquement prise en charge lorsque les marchandises sont livrées avant la facture (type de ligne de facture 1).
    • L'article est un article hors stock (comptabilisation des stocks = 0 dans Article. Ouvrir (MMS001)).
    • Le type d'ordre de travail est Mettre à jour plan MRP <> 1.
    • Le type d'ordre d'achat correspond à une catégorie d'ordre 20, 30 ou 40.

Suite à ce processus, les modifications suivantes sont apportées à M3 :

• Les lignes de réception de marchandises affichent l'un des statuts suivants dans (APS370) : 0 = Non rapprochées ou seulement partiellement rapprochées ou 9 : Entièrement rapprochées.
• L'ordre d'achat a le statut 80 ou 85.
• Le statut de la facture est défini sur approuvé ou non approuvé pour paiement, tel qu'affiché dans Facture Fournisseur. Affichage Séparé (APS215).

Avant de commencer

• Les règles comptables basées sur l'événement comptable PP20 doivent être définies dans Règle comptable. Définir (CRS395).
• Si la rapprochement est réalisé pour un ordre d'achat avec des articles hors stock, '=10903' peut être défini comme objet comptable pour les règles comptables PP20 - 227 et PP20 - 228 dans (CRS395/E) afin de gérer la prise en compte des écarts de prix. Cela signifie que, lors de la configuration manuelle d'une chaîne comptable pour un ordre d'achat d'objets hors stock dans Ordre Achat Planifié. Ouvrir (PPS170) ou dans Ordre d'achat. Ouvrir (PPS200), les éventuels écarts de prix constatés durant le rapprochement de la facture seront comptabilisés dans la même chaîne que celle définie manuellement.
• Les utilisateurs habilités à autoriser les factures sont enregistrés de manière centralisée et par division dans Utilisateur autorisé - fact frn. Ouvrir (CRS650). Ce programme contrôle également :
  • Le montant maximum de chaque facture (dans la devise de la société)
  • L'utilisateur autorisé qui est choisi automatiquement si le montant facturé est supérieur au montant maximum ou si l'utilisateur autorisé d'origine n'est pas disponible.
  • Le responsable de la recodification des factures pour cet utilisateur autorisé.
• Les paramètres d'autorisation de base sont définis dans Paramètres – Comptabilité Fournisseurs (APS905). Ce programme permet de contrôler, entre autres, s'il est uniquement possible d'autoriser une facture si la personne spécifiée comme responsable des autorisations est celle qui est connectée au système.
• Des utilisateurs autorisés peuvent être définis pour des fournisseurs spécifiques dans le programme 'Fournisseur. Définir détails achat/fin' (CRS624). L'utilisateur autorisé est ensuite proposé automatiquement lors de la saisie des factures.
• Vous avez désigné les factures entièrement mise en correspondance et devant être automatiquement approuvées pour paiement (si saisies par un utilisateur autorisé et inférieures à son montant d'approbation maximal) à l'aide des champs suivants :
  • 'Condition d'approbation de facture 1' dans le programme 'Fournisseur. Définir détails achat/fin' (CRS624)
  • 'Non approuvé pour paiement' dans le programme 'Fonction GCF. Ouvrir détails' (CRS406) pour l'enregistrement détaillé utilisé pour cette fonction GCF.
• Si des écarts doivent être automatiquement autorisés (jusqu'à un certain niveau), ils doivent être définis dans le programme 'Paramètres – Rapproch. factures fourn' (APS900). Si vous utilisez le workflow 8 (Fonction manuelle suivante), vous devez également spécifier la manière dont les écarts doivent être comptabilisés (dans les limites autorisées) dans le champ décrivant les limites de répartition des écarts sur les lignes de facture, dans le programme (APS900). Voir Définir les écarts autorisés pour le rapprochement de facture.
• Plusieurs paramètres généraux doivent être définis dans 'Paramètres – Comptabilité fournisseurs' (APS905/F) pour contrôler la manière dont la mise en correspondance sera effectuée automatiquement. Il s'agit de décider comment le rapprochement sera effectué lorsque vous utilisez les workflows 5 à 8 (Fonction manuelle suivante) si la livraison n'est pas complète ou si aucune marchandise n'a été reçue pour cet ordre d'achat. Voir Définir les paramètres de base de la comptabilité fournisseurs.
• Différents paramètres doivent être définis dans le programme 'Fournisseur. Définir détails achat/fin' (CRS624) pour contrôler la manière dont la mise en correspondance de la facture sera automatiquement effectuée par fournisseur. Voir Enregistrer les informations relatives au fournisseur ou au bénéficiaire requis pour la gestion financière.
• La devise indiquée sur l'OA doit être identique à celle de la facture. Si ce n'est pas le cas, vous devez modifier la devise lors de la saisie de la facture en appuyant sur F15 lorsque la facture est mise en correspondance avec l'ordre d'achat pour la première fois. Pour ce faire, utilisez l'écran 'Facture fournisseur. Enregistrer' (APS100/F).
• L'une des options 2 à 8 doit être sélectionnée dans le champ 'Fonction man suivante - rapproch facture' pour un enregistrement détaillé sous la fonction GCF AP10 dans 'Fonction GCF. Ouvrir détails' (CRS406). Si une note de distribution doit toujours être imprimée pour servir de base au processus d'approbation ou de recodification une fois la facture saisie dans 'Facture fournisseur. Enregistrer' (APS100), la case 'Note de distribution' doit être cochée dans 'Paramètres – Comptabilité générale' (CRS750/E).
• Dans le programme 'Paramètres – Messages d'application', vous avez déterminé si les utilisateurs autorisés reçoivent un message dans 'Message d'application. Ouvrir' (CRS420) lorsque des incidents se produisent lors du processus de rapprochement (par exemple, lorsqu'une facture nécessite une autorisation). Les messages à utiliser sont : 149 à 150, 152, 155, 157, 160 à 164 et 200 à 202.

Introduction

Le workflow de rapprochement de facture dépend de la situation, des informations incluses sur la facture et des procédures de votre division. Pour faciliter la compréhension des différentes étapes sans pour autant perdre l'ensemble de vue, le workflow est séparé en deux sections : Processus – Aperçu général et workflow – Version détaillée

Dans la version détaillée, vous pouvez choisir entre neuf workflows différents ('Fonction annuelle suivante'). Ce qui les différencie : plus le chiffre est élevé, plus le processus est automatisé. Par exemple, si vous sélectionnez le processus 5, toutes les étapes incluses dans les processus 2, 3 et 4 et antérieures à l'étape de démarrage du processus 5 sont automatiquement réalisées. Le reste doit être effectué manuellement.

Une règle d'or : les processus 3 et 4 sont utilisés si la facture renvoie à plusieurs OA, tandis que les processus 5 à 8 sont réservés aux factures qui ne renvoient qu'à un seul OA.

Le numéro du workflow à utiliser est à indiquer lors :

• De la saisie de la facture dans Facture Fournisseur. Enregistrer (APS100/E)
• De la recodification de la facture dans 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110/E) ou dans 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS112/B).

Pour les factures reçues par voie électronique, le rapprochement est entièrement automatique.

Suivez ces étapes - Présentation

1. Saisir une nouvelle facture

   Saisissez une facture fournisseur en sélectionnant un enregistrement détaillé de fonction GCF dans 'Facture fournisseur. Enregistrer' (APS100). Cet enregistrement contrôle le workflow à utiliser pour le rapprochement des factures. Le processus peut néanmoins être ignoré manuellement lors de la saisie de la facture. En fonction du workflow, les étapes suivantes sont plus ou moins automatisées.

2. Sélectionner une facture préalablement saisie pour la recodifier

   Pour les factures dont la mise en correspondance dans l'écran (APS100) ou dans 'Lot de factures fournisseur. Ouvrir' (APS450) est incomplète, vous devez recodifier et approuver les lignes de facture non approuvées. Vous pouvez effectuer les ajustements nécessaires dans 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110). Vous pouvez également y rapprocher les factures n'ayant pas été préalablement mises en correspondance, qu'elles soient approuvées pour paiement ou non.

3. Sélectionner les transactions de réception des marchandises

   Si les marchandises sont enregistrées comme ayant été reçues dans 'Ordre d'achat. Réceptionner marchandises' (PPS300), vous devez sélectionner les lignes de réception de marchandises avec lesquelles la facture doit être rapprochée.

   Vous pouvez soit le faire directement en sélectionnant manuellement certaines lignes dans 'Facture fourn. Choisir transact à rappr' (APS351), soit indirectement en sélectionnant un ordre d'achat, un numéro de bon de livraison ou un numéro de commande fournisseur dans 'Facture fourn à rapprocher. Sélectionner' (APS350).

4. Sélectionner les lignes d'OA

   Si la facture est reçue avant les marchandises ou si la réception des marchandises a été supprimée dans Ordre d'achat. Afficher transact ligne (PPS330), aucune ligne de réception de marchandises ne peut alors être utilisée pour le rapprochement.

   Dans ce cas, vous devez sélectionner les lignes d'OA dans l'écran (APS351).

5. Examiner les lignes de facture et créer des écritures comptables pour les lignes approuvées

   Révisez les lignes comptables qui ont été créées en vous basant sur votre sélection et ajustez-les si nécessaire, de sorte qu'elles correspondent à la facture (physique) reçue du fournisseur. Vous avez le choix entre plusieurs options :

   • Modifier la quantité et le montant de chaque ligne proposés dans la réception de marchandises
   • Ajouter des frais pour toutes les lignes de la facture ou pour une ligne spécifique
   • Enregistrer manuellement des écarts (dans les limites autorisées) à l'aide d'une option comptable

   Si des écarts de prix ou de quantité supérieurs aux limites autorisées ont été créés, vous pouvez créer une note de débit ou une demande de note de débit. Le montant de la note/demande sera automatiquement calculé comme l'écart de prix/quantité entre les lignes de la facture et les lignes de réception des marchandises/de l'ordre d'achat.

   Lorsque toutes les lignes sont approuvées, vous pouvez créer leurs écritures comptables. Effectuez cette opération dans Facture fourn. Rapprocher ligne RM (APS360).

6. Créer une pièce justificative

   Vérifiez que le montant à répartir est de 0 dans l'écran (APS360). Si nécessaire, ouvrez les lignes à ajuster et procédez aux modifications nécessaires. Cela peut par exemple impliquer d'annuler tout écart restant (dans les limites autorisées) à l'aide d'une option comptable.

   Lorsque vous avez vérifié que tout est en ordre, vous pouvez créer une pièce justificative préliminaire pour toutes les écritures comptables associées au rapprochement de facture. Pour cela, quittez l'écran (APS360). Ensuite, vous pouvez saisir davantage de factures dans l'écran (APS100). La comptabilité générale est mise à jour une fois le traitement de la facture terminé.

Suivez ces étapes - Détails

1. Saisir une facture fournisseur ou sélectionner une facture sur le compte de compensation

   Voir les activités 1 et 2 dans la section Aperçu du processus.

2. Choisir comment poursuivre dans l'écran (APS360)

   Après avoir saisi un numéro de facture dans l'écran (APS100) ou sélectionné l'option 11 pour une facture dans l'écran (APS110), Facture fourn. Rapprocher ligne RM (APS360) est démarré. Il vous permet de choisir la manière dont vous souhaitez poursuivre le rapprochement.

   Vous devez démarrez l'écran (APS110) pour réviser, ajuster et approuver des lignes de facture déjà enregistrées. Lors de la saisie de la facture dans l'écran (APS100) et dans l'écran (APS110), vous pouvez choisir de rapprocher la facture avec un numéro général (numéro d'OA, de bon de livraison ou de commande fournisseur par exemple) dans l'écran (APS350) ou avec les lignes de réception de marchandises dans l'écran (APS351).

   A quel moment le faire comme point de départ :

   • Vous devez ajuster les lignes d'une facture enregistrée manuellement dans un compte de compensation dans l'écran (APS100).
   • Vous devez ajuster et approuver les lignes d'une facture automatique n'ayant pas été approuvée lors du processus automatisé de rapprochement dans 'Lot de factures fournisseur. Ouvrir' (APS450).

   Cette étape n'est normalement pas pertinente lors de la saisie de factures définitives dans l'écran (APS100), car il n'existe aucune ligne de facture à réviser. Il est plus pratique de commencer avec les étapes 3 ou 4.

3. Sélectionner l'OA, le bon de livraison ou le numéro de commande fournisseur

   Dans Facture fourn à rapprocher. Sélectionner (APS350), sélectionnez le numéro indiqué sur la facture pour sélectionner automatiquement toutes les lignes de réception de marchandises associées.

   A quel moment le faire comme point de départ :

   • Vous connaissez déjà le numéro du bon de livraison ou le numéro d'OA du numéro de commande fournisseur.
   • La facture renvoie à plusieurs OA.

4. Sélectionner les lignes de réception de marchandises ou d'OA

   Effectuez cette activité dans Facture fournisseur. Sélectionner les transactions à rapprocher (APS351). Voir les activités 3 et 4 dans la section Aperçu du processus.

   A quel moment le faire comme point de départ :

   • Vous ne connaissez pas les détails exacts ou ne connaissez que le code article par exemple.
   • Vous avez enregistré plusieurs réceptions de marchandises, mais n'avez reçu qu'une seule facture y afférent.
   • Vous avez reçu la facture avant les marchandises.
   • La facture renvoie à plusieurs OA.

5. Créer des lignes de facture

   Après avoir sélectionné les lignes de réception de marchandises ou d'ordre d'achat, vous pouvez créer les lignes de facture correspondantes en appuyant simplement sur une touche fonction dans l'écran (APS350) ou (APS351).

6. Examen ou ajustement des lignes de facture

   Effectuez cette activité dans l'écran (APS360).

   A quel moment le faire comme point de départ :

   • La facture ne renvoie qu'à un seul OA.

7. Vérifier des lignes de facture

   Pour chacune des lignes, contrôlez le prix de l'OA pour chaque ligne par rapport au prix facturé dans l'écran (APS360), ainsi que la quantité indiquée sur l'OA ou sur la réception de marchandises pour chaque ligne par rapport à la quantité facturée dans l'écran (APS360). Vous pouvez le faire automatiquement en appuyant sur une touche de fonction. Si des écarts de prix sont constatés, une vérification automatique est effectuée par rapport aux tolérances d'écarts définies par l'utilisateur dans Paramètres – Rapprochement Facture Fournisseur (APS900). Vous recevez ensuite un message indiquant le résultat de ce contrôle. Si les lignes de facture n'ont pas été approuvées, vous devez revenir à l'étape 6 pour les ajuster et pour créer une note de débit par exemple.

   A quel moment le faire comme point de départ :

   • La facture ne renvoie qu'à un seul OA.
   • Vous suspectez qu'il faut ajuster les valeurs manuellement.

8. Créer des écritures comptables

   Après avoir vérifié les lignes de facture, créez les écritures comptables qui compensent les transactions de réception de marchandises pour toutes les lignes approuvées. Enregistrez les lignes non approuvées dans un compte de compensation, par exemple.

   A quel moment le faire comme point de départ :

   • La facture ne renvoie qu'à un seul OA.
   • Le rapprochement ne semble pas poser de problème.

9. Créer des pièces justificatives pour le rapprochement des factures

   Créez une pièce justificative préliminaire dans l'écran (APS360). Voir l'activité 6 dans la section Aperçu du workflow.

   A quel moment le faire comme point de départ :

   • La facture ne renvoie qu'à un seul OA.
   • Le rapprochement ne semble pas poser de problème.

10. Saisir le numéro d'OA dans Facture Fourn. Enregistrer (APS100) ou dans Facture fournisseur. Réimputer (APS110)

    Pour automatiser le rapprochement au maximum, saisissez le numéro d'ordre d'achat dans l'écran (APS100/E) ou dans l'écran (APS110). Si aucun problème n'est rencontré, toutes les étapes précédentes seront effectuées automatiquement et vous n'aurez pas à quitter l'écran.

    Il est également possible de démarrer la mise en correspondance automatisée dans l'écran (APS350) ou (APS351). Dans ce cas, vous pouvez rapprocher la facture avec plusieurs ordres d'achat.

    Si des écarts supérieurs aux limites définies par l'utilisateur surviennent dans l'écran (APS900) ou si la totalité des marchandises correspondant à l'ordre d'achat n'ont pas été reçues, arrêtez-vous à l'étape 6, c'est-à-dire dans l'écran (APS360). Cela signifie que les écarts mineurs sont automatiquement annulés.

    A quel moment le faire comme point de départ :

    • Le rapprochement ne semble pas poser de problème.
    • Vous voulez automatiser la saisie de vos factures fournisseur autant que possible.