Enregistrement des paiements client reçus sous forme de traites ou de chèques postdatés définitifs

Ce document décrit la procédure d'enregistrement d'un paiement client reçu en tant que traite, c'est-à-dire en tant que lettre de change. Vous pouvez également suivre ces instructions pour enregistrer des chèques postdatés définitifs (type 2), puisque leur traitement est identique à celui des traites.

Il existe trois types de traites enregistrées :

Traite acceptée : traite créée par le fournisseur, envoyée au client en même temps que la ou les factures, puis renvoyée après acceptation.
Billet à ordre : traite créée par le client, par conséquent accepteé par définition, puis envoyée au fournisseur.
Traite sans acceptation : Traite créée par l'utilisateur sans acceptation préalable du client.

Pour plus d'informations, voir Gestion des traites dans M3.

Résultat

Les paiements par traite ou chèque postdaté sont enregistrés au cours de la première étape du processus de paiement et sont alors prêts à être affectés à une facture.

Affectez la traite à une ou plusieurs factures client dans le programme 'Paiement reçu. Enregistrer' (ARS110/F) avant sa remise en banque pour recouvrement.

Remettez directement en banque les traites sans acceptation dans le programme 'Remise en banque. Ouvrir' (ARS300).

Pour les activités 1 et 2 ci-dessous, les transactions sont créées dans le fichier de travail FCR040. Toutefois, la comptabilité clients et la comptabilité générale ne sont mises à jour qu'après l'affectation des paiements à une facture et la sortie de l'écran (ARS110).

Pour les traites sans acceptation dans l'activité 3, voir Mise à jour du système financier avec les écritures comptables des traites sans acceptation.

Avant de commencer

Les conditions préalables répertoriées dans Traitement des paiements clients doivent être remplies.
La fonction GCF 30 (Reçus manuels) doit être définie pour la gestion des traites dans 'Fonction GCF. Ouvrir' (CRS405) avec au moins un enregistrement détaillé.
Un compte destiné aux traites non remises doit être défini dans la comptabilité clients dans le programme 'Identité comptable. Ouvrir' (CRS630).
Les règles comptables de l'événement comptable AR75 (Effets non remis) doivent être définies dans le programme 'Règle comptable. Définir' (CRS395).
Vous devez créer au moins une méthode de paiement pour l'enregistrement des traites dans le programme 'Méthode de paiement CC. Ouvrir' (CRS076). Les valeurs définies pour cette méthode de paiement déterminent la suite du traitement, par exemple s'il s'agit d'une traite acceptée ou sans acceptation, et si vous devez saisir le numéro de référence du tiré lors de l'enregistrement dans le programme 'Paiement reçu. Enregistrer' (ARS110).
Il est recommandé d'inclure le client dans la procédure de l'avis de paiement. Pour ce faire, cochez la case 'Règle avis' dans le programme 'Client. Ouvrir' (CRS610/K). Notez que l'avis de paiement d'une traite doit être basé sur la date de facturation, pas sur la date d'échéance.
Si le numéro de référence du tiré n'est pas saisi manuellement, vous devez définir le type de numéro de série 85 sous le numéro de série 1 pour l'enregistrement des traites reçues.
Un compte bancaire doit être défini pour ce client dans Compte bancaire. Ouvrir (CRS692). Pour ce compte, vous pouvez également définir par exemple des limites de crédit et des frais pour le recouvrement des traites.
Si vous souhaitez enregistrer des frais bancaires lors de l'enregistrement de la traite dans Paiement reçu. Enregistrer (ARS110), vous devez créer des types de frais dans le programme Encaissements. Spécifier type frais ban (ARS015).

Suivez les étapes ci-dessous :

Enregistrement direct des traites client dans Paiement reçu. Enregistrer (ARS110)

Enregistrez les traites acceptées ou sans acceptation dans le programme de paiement global (ARS110). Pour ce faire, sélectionnez un enregistrement détaillé de fonction GCF correspondant au type de traite et entrez les informations relatives au paiement.

L'avantage d'effectuer la saisie des traites à l'aide de cette activité est que vous pouvez enregistrer par la même occasion les éventuels frais bancaires dans des chaînes comptables prédéfinies.
Enregistrement de traites via le document principal de consignation des paiements

Enregistrez les traites acceptées ou sans acceptation dans Document de paiement. Saisir (ARS105). Ce programme est spécialement conçu pour la saisie des chèques et des traites. Une fois que vous avez sélectionné un enregistrement détaillé de la fonction GCF correspondante et saisi les données du paiement, (ARS110) est automatiquement activé pour l'affectation à une facture.

Les éventuels frais bancaires sont enregistrés séparément dans le programme 'Pièce comptable journal. Ouvrir' (GSL100).
Créer des traites sans acceptation sur la base de factures

Votre division peut avoir convenu avec le client que celui-ci n'est pas tenu d'accepter les traites avant leur envoi à la banque pour recouvrement (comme une sorte d'autofacturation inversée). La manière la plus rapide de gérer les traites de ce type est d'utiliser les enregistrements de facture d'origine comme base pour la création des écritures comptables correspondant aux paiements par traite sans acceptation dans Traite sans acceptation. Ouvrir paiement (ARS370). Cela signifie que vous n'avez pas besoin d'entrer ces traites manuellement dans Paiement reçu. Enregistrer (ARS110).