Clôture de fin d'année fin d'exercice - Exigences en Italie - Introduction
Pour garantir un audit complet ainsi que l'intégrité des données, une procédure de clôture de fin d'exercice génère des journaux pour la clôture de chaque exercice comptable.
Les journaux de clôture remettent à zéro tous les comptes de profits et pertes et les comptes de bilan dans une période d'ajustement distincte des périodes commerciales classiques. C'est le cas, par exemple, de la période 15 (pourvu que la période 13 soit destinée à des ajustements comptables et que la période 14 soit consacrée aux ajustements d'audit). Le premier journal transfère tous les soldes du compte de pertes et profits (P&L) de l'exercice vers le compte Report à nouveau, et un deuxième journal remet à zéro le compte de bilan.
Des comptes spécifiques sont utilisés pour la remise à zéro des soldes comptables : clôture P&L ; bilan de clôture ; bilan d'ouverture.
Un journal d'ouverture reporte les soldes de tous les comptes de bilan, de nouveau dans une période d'ajustement précédant les périodes commerciales de l'exercice en question, généralement la période 00. Généralement, il s'agit de la deuxième partie d'un journal d'extourne, où la première partie remet le bilan à zéro à la fin de l'exercice précédent.
Cette approche présente en outre l'avantage que tous les comptes (pertes et profits et bilan à la fois) sont entièrement pris en charge par des transactions sous-jacentes, indépendamment des données archivées, par exercice.
La visibilité de ces journaux dans la comptabilité générale est une exigence légale ou réglementaire (audit) dans de nombreux pays.
Après clôture de l'exercice, des ajustements pour des raisons d'audit et/ou fiscales sont réalisés sur des périodes distinctes afin de ne pas affecter les périodes de comptabilisation (habituellement, les périodes 1 à 12). Par exemple, les périodes 13, 14, 15, etc.
Le journal de fin d'exercice est normalement exécuté quelque temps (voire des mois) après la clôture de la dernière période de l'exercice, une fois tous les ajustements de l'exercice en question ont été finalisés.
Cela équivaut également à effectuer une préclôture (hard close) de l'exercice afin de bloquer d'autres comptabilisations éventuelles dans la période ou l'exercice clôturé.
Les journaux de fin d'exercice sont une obligation légale pour l'Italie. L'Italie exige un type de document distinct pour ces publications qui doivent être visibles dans le journal de consignation des documents. L'écriture de clôture doit être créée avec le document et la date de comptabilisation doit être égale au dernier jour de l'exercice fiscal à clôturer, tandis que l'écriture d'ouverture doit correspondre au premier jour du nouvel exercice fiscal.