Approbation des propositions de paiement fournisseur

Gérer l'approbation des propositions de paiement fournisseur

Un nouveau paramètre 280 (Approbation de proposition de paiement) a été ajouté dans Paramètres – Comptabilité fournisseurs (APS905). Cochez la case si les propositions de paiement fournisseur ont besoin d'être approuvées avant que le paiement n'intervienne dans (APS130). Si vous ne cochez pas cette case, les propositions de paiement fournisseur n'auront pas besoin d'être approuvées avant le paiement dans (APS130). L'approbateur qui est responsable du compte bancaire est défini dans le compte bancaire à partir du programme 'Identité comptable. Ouvrir' (CRS630). Notez que le compte doit être défini en tant que compte bancaire. L'approbateur est le seul utilisateur habilité à approuver une proposition de paiement dans (APS130). Si un compte bancaire n'a aucun approbateur dans (CRS630), aucune approbation n'est requise. La gestion classique des propositions de paiement dans (APS130) est utilisée et les champs Statut d'approbation, Approbateur et Demandeur dans ce même programme sont laissés vierges.

Processus

Confirmation de la proposition de paiement fournisseur - message envoyé à l'approbateur

Quand une proposition de paiement fournisseur est confirmée dans Proposition paiement fournisseur. Ouvrir (APS130) au moyen de l'option 9 (Confirmer) ou si la banque est modifiée dans (APS130) avec l'option 11 (Modifier la banque), une vérification est effectuée s'il existe un approbateur pour le compte bancaire rattaché à cette proposition de paiement. Si un approbateur existe, un message est envoyé à cet utilisateur avec un lien vers la proposition à approuver. Le statut d'approbation est défini sur 8 (En attente d'approbation).

L'approbateur affiche la situation du compte bancaire

L'approbateur accède à la proposition de paiement fournisseur dans (APS130) et à l'aide de l'option 13 (Afficher statut du compte bancaire) affiche la situation actuelle du compte bancaire concerné dans le programme Pmt fournisseur. Vue ens cpte bancaire (APS127). Il peut y consulter le solde du compte bancaire, la comptabilité bancaire et toutes les propositions de paiement non soldées rattachées au compte bancaire, répertoriées par date de paiement. La proposition actuelle est incluse dans une colonne séparée 'Dans cette proposition'. Une décision doit être prise par l'approbateur si l'argent disponible sur le compte bancaire est suffisant pour régler cette proposition actuelle ou si des actions doivent être entreprises avant que le paiement n'ait lieu.

Approbation de la proposition de paiement

Si la proposition de paiement est approuvée, l'option 7 (Approuver) est utilisée dans (APS130). Les informations concernant l'approbateur (ID utilisateur), la date d'approbation et le statut d'approbation sont mis à jour dans la proposition de paiement effective. Seul l'approbateur est habilité à procéder à une approbation. Le statut d'approbation est défini sur 9 (Approuvé). L'utilisateur qui a sollicité l'approbation est informé et peut confirmer la proposition à l'aide de l'option 9 afin que le paiement puisse être effectué dans (APS130).

Proposition de paiement fournisseur non approuvée

Si la proposition de paiement n'est pas approuvée, l'option 14 (Ne pas approuver) est utilisée dans (APS130) et l'approbateur peut rédiger un texte libre associé à la proposition. Ceci permet de décrire les actions de l'approbateur et les instructions fournies au demander concernant la proposition de paiement fournisseur. Le demandeur est informé. Le statut d'approbation est défini sur 0 (Non approuvé).

Quand une proposition de paiement est approuvée, les actions suivantes peuvent être entreprises :

• Supprimer la proposition
• Confirmer la proposition
• Options pour l'affichage et l'impression.

Un texte libre (F6) peut être ajouté à une proposition de paiement dans le programme 'Proposit pmt fourn. Mettre à jr détails' (APS137) au moyen de la touche de fonction (6=Texte). Si un texte est ajouté, un astérisque (*) est affiché dans la colonne 'Texte' dans (APS130).

Informations enregistrées dans la proposition de paiement :

'Statut d'approbation'

Les différents statuts d'approbation des propositions de paiement dans (APS130) sont les suivants :

• 0 = Non approuvé. La proposition de paiement fournisseur est créée mais l'option 9 (Confirmer) n'a pas encore été utilisée, ou la proposition de paiement n'est pas encore approuvée.
• 8 = En attente d'approbation. L'approbateur n'a pas encore approuvé la proposition de paiement fournisseur. Toutes les options à l'exception de l'option 9 (Confirmer) peuvent être utilisées.
• 9 = Approuvé. L'approbateur a approuvé la proposition de paiement fournisseur. Si le compte bancaire dans (CRS630) n'a pas d'approbateur, le statut d'approbation est défini sur 9 dans la proposition effective.

'Approuvé par'

ID de l'utilisateur qui a approuvé ou non la proposition de paiement fournisseur dans (APS130). L'approbateur est responsable du compte bancaire dans le programme (CRS630) et peut approuver les propositions de paiement fournisseur rattachées à ce compte bancaire. Une fois l'approbation effectuée, vous pouvez procéder au paiement de la proposition de paiement fournisseur dans (APS130).

'Date d'approbation'

Date à laquelle la proposition de paiement fournisseur a été approuvée en vue de son paiement par l'approbateur dans (APS130).

'Demandeur'

ID de l'utilisateur ayant demandé l'approbation. Lorsque l'approbateur approuve ou non la proposition de paiement fournisseur, le demandeur est informé et peut prendre les mesures appropriées. Tous les champs hormis la date d'approbation sont affichés dans (APS130/B). Si vous modifiez le compte bancaire de la division dans (APS130) au moyen de l'option 11 (Modifier la banque), un contrôle est réalisé pour le nouveau compte bancaire, qu'une approbation soit donnée ou non. Le compte est contrôlé dans (CRS630).

Configuration

Dans Paramètres – Comptabilité fournisseurs (APS905), le paramètre 280 (Approbation de proposition de paiement) doit être sélectionné.

Dans Paramètres – Messages d'application (CRS424), utilisez la touche de fonction F14 (Créer types de message). Les types de message suivants doivent être créés :

• 61-Approbation d'une proposition de paiement
• 62-Approbation de demande d'une proposition de paiement
• 63-Proposition de paiement non approuvée.

Si une gestion de la messagerie est requise, elle doit être activée dans (CRS424) par type de message.

Dans le programme Message d'application - Param e-mail. Ouvrir (CRS427), connectez les utilisateurs (approbateur et demandeur) aux types de message d'application 61, 62 et 63.

Les adresses e-mail des approbateurs et des demandeurs doivent être définies dans Adresse e-mail. Ouvrir (CRS111).

Dans (CRS630), un utilisateur responsable (l'approbateur) doit être défini pour les comptes bancaires à approuver. Le compte doit également être défini en tant que compte bancaire.

Workflow

1. Créez une proposition de paiement dans (APS130) avec l'option 1 (Créer). Le statut d'approbation est modifié et redéfini sur 0 (Non approuvé).

2. Confirmez la proposition de paiement dans (APS130) avec l'option 9 (Confirmer). Si la proposition de paiement doit être approuvée, un message est envoyé à l'approbateur et le statut d'approbation est redéfini sur 8 (En attente d'approbation).

3. L'approbateur se sert de l'option 13 (Afficher statut du compte bancaire) dans (APS130) pour évaluer la position actuelle du compte bancaire associé à la proposition de paiement.

4. Si l'approbateur décide que la proposition de paiement doit être approuvée en vue du paiement, l'option 7 (Approuver proposition) est appliquée dans (APS130) pour cette proposition. Le statut d'approbation est modifié et redéfini sur 9 (Approuvé). Le demandeur de l'approbation est informé que la proposition a été approuvée et que le paiement peut avoir lieu (emploi de l'option 9 de confirmation dans (APS130)).

5. Si la proposition de paiement n'est pas approuvée à des fins de paiement, l'approbateur exécute l'option 14 (Proposition non approuvée) dans (APS130). Si besoin, l'approbateur peut ajouter un texte libre dans la proposition. Le statut d'approbation est modifié et redéfini sur 0 (Non approuvé). Le demandeur de l'approbation est informé que la proposition n'est pas approuvée.

Afficher les transactions et les soldes dans le compte bancaire avant approbation

Il existe un nouveau programme Pmt fournisseur. Vue ens cpte bancaire (APS127) utilisé comme suit :

Sélectionnez l'option 13 (Afficher la situation du compte bancaire dans (APS130), dans la proposition de paiement fournisseur adéquate.

L'approbateur peut y consulter les soldes du compte bancaire, les dernières transactions réalisées depuis la date du jour et au-delà et l'ensemble des propositions de paiement non soldées (avec statut de proposition de paiement fournisseur 1) rattachées au compte bancairet. Les références des paiements restant à régler dans (APS190) et (APS187) sont ajoutées à la colonne 'Restant à payer'.

Tous les montants sont affichés dans la devise du compte bancaire. Pour les propositions de paiement incluses, le montant peut être converti, le taux de change monétaire est extrait dans (CRS058) pour la date de paiement effective et le type de taux de change 01 est utilisé. Si un contrat à terme sur taux existe dans (RMS120), ce taux de change est utilisé à la place.

Les champs suivants sont affichés dans l'en-tête de ce programme : Approbateur, Compte, Proposition de paiement, Code de devise, Montant total de la proposition de paiement sélectionnée et Solde actuel du compte bancaire.

Le solde actuel correspond au solde du compte bancaire actuel dans sa devise, tel qu'établi au début de ce jour (solde d'ouverture à la date du jour).

Tous les événements comptables bancaires, notamment les propositions de paiement non soldées, restant à régler et rattachées au compte bancaire, ainsi que les transactions de comptabilité générale effectuées pour le compte bancaire, apparaissent dans l'ordre des dates de paiement. Les événements du compte bancaire qui présentent la même date de paiement sont synthétisés en montants totaux distincts : Paiements approuvés, Pas encore approuvé, Dans cette proposition et Solde fin de jour. Tous ces montants sont exprimés dans la devise du compte bancaire.

Paiements approuvés : montant total des transactions de la comptabilité générale effectuées pour le compte bancaire par date de paiement. Les transactions comptables concernées sont celles dont la date comptable débute à la date du jour et à compter de cette date.

Pas encore approuvé : montant total de toutes les propositions de paiement fournisseur non soldées/restant à régler dans les programmes (APS130), (APS187) et (APS190) et rattachées au compte bancaire.

Dans cette proposition : montant total de la proposition de paiement fournisseur actuelle qui a été sélectionnée via l'option 13 (Afficher statut du compte bancaire) dans (APS130), si le statut de la proposition de paiement fournisseur est égal à 1 dans la proposition sélectionnée. Sinon, les montants de la proposition sont inclus dans les colonnes d'autres montants (par exemple, Approuvé ou Restant à payer).

Solde fin de jour : solde de clôture du compte bancaire concerné à la fin de chaque date de paiement.

Limites fonctionnelles

Cette fonction n'est disponible que lorsque vous sélectionnez le paramètre 280 (Approbation de proposition de paiement) dans 'Paramètres – Comptabilité fournisseurs' (APS905). Aucun programme correctif n'est créé. Une fois le nouveau paramètre choisi dans (APS905), l'approbation des propositions de paiement débute avec des nouvelles propositions de paiement créées dans (APS130).