Gestion des prélèvements automatiques selon le modèle danois

Résultat

Les paiements reçus dans le module ABS sont enregistrés et associés aux factures correspondantes. Le crédit et les dettes du client sont mis à jour. Un journal comptable est édité.

Le traitement automatique des paiements améliore la gestion par la division des dettes et des risques client.

La comptabilité clients, la comptabilité générale et leurs fichiers balance respectifs sont mis à jour. Le compte de comptabilité clients est crédité et le compte bancaire sélectionné à la création de la remise en banque est débité.

Le statut de la remise en banque est 11 dans la table de remise en banque, FARREM. Le statut de remise de chaque facture client est 9 dans la table des détails de remise en banque, FARRED. Le statut du relevé bancaire est 9 dans 'Relevé bancaire. Ouvrir' (ABS100).

Avant de commencer

• La division doit avoir un contrat avec ses payeurs pour utiliser ce modèle pour les paiements par prélèvement automatique.
• Vous devez définir un indicateur de contrat de prélèvement automatique et cocher sa case 'Compte bancaire client' dans le programme 'Indicateur Contrat prélèv auto. Ouvrir' (ARS450).
• Infor Enterprise Collaborator doit être configuré correctement.
• Le message de Infor Enterprise Collaborator 'M3BE13_AB_Dans_PBSLS_ValidationRemiseBanque' doit être mappé.
• Configuration du type de paiement

  Le type de paiement lié à la méthode de paiement utilisée pour les factures à inclure dans ce workflow doit avoir les options suivantes sélectionnées dans Type de paiement. Ouvrir (CRS078) :

  • Confirmation électronique. Sinon, le fichier de relevé bancaire électronique contenant les reçus ne peut pas être téléchargé dans le module ABS. Pour obtenir une description de cette case à cocher, voir Créer un type de paiement.
  • Type de contrat. Cela indique que les paiements doivent être basés sur un contrat de prélèvement automatique valide dans Contrat Prélèvement Auto. Ouvrir (ARS450).
  • Option 1 (Impression manuelle d'une lettre d'avis) dans le champ 'Imprimer avis'. Cette option vous permet d'imprimer un relevé (ARS313PF) pour remise en banque à utiliser comme lettre d'avis avant la confirmation de la remise en banque. Si cette option n'est pas sélectionnée, ARS313PF est uniquement imprimé après la confirmation de la remise en banque.
• Paramètres ABS spécifiques aux processus
  • Le module ABS doit être configuré comme décrit dans Activation du traitement automatique des relevés bancaires. Voici un résumé des conditions préalables propres à ce processus qu'il est conseillé ou nécessaire de satisfaire pour que le système puisse recevoir et traiter les relevés bancaires au Danemark comme décrit dans ce document. Pour plus d'informations, consultez le document de conception du message de Infor Enterprise Collaborator.
  • Dans 'Paramètres ctl objet disponibles. Ouvrir' (CMS016), l'objet de contrôle V1BKID ('Compte bancaire') doit être sélectionné dans le champ 1 et V3BLTT ('Type de transaction') doit être sélectionné dans le champ 2 du programme (ABS910). Voir ci-dessous pour en savoir plus sur l'utilisation de ces objets de contrôle.
  • Exécutez les étapes suivantes dans ID Compte Banc. Ouvrir (ABS900/E) :
    • Dans le programme Compte bancaire. Ouvrir (CRS692/E), vous devez sélectionner un compte bancaire enregistré avec la devise adéquate.
    • La valeur du champ &RECCD ('Code d'enregistrement', utilisé comme les types de transaction mentionnés ci-dessous) doit être sélectionnée dans le champ paramétrable 1 et &PAIN1 ('Montant rejeté') dans le champ paramétrable 2. Si vous incluez les champs paramétrables 1 (V2BLU1) et 2 (V2BLU2) dans une vue paramétrable pour (ABS101) dans 'Vue. Ouvrir' (CRS020), le type de transaction et le montant des paiements rejetés par la banque s'affichent pour chaque ligne de relevé bancaire dans 'Relevé bancaire. Ouvrir lignes' (ABS101/B), facilitant ainsi l'analyse des écarts entre les factures et les paiements.
    • La case 'Saisie manuelle relevé bancaire' doit être cochée pour qu'il soit possible de tester la fonction avant son activation, en saisissant manuellement un relevé bancaire et en testant la validation et l'affectation automatiques à l'aide d'une remise en banque.
• Les types de transaction suivants doivent être créés dans Type Transaction. Ouvrir (ABS010) : 0530 : Rejeté (paiements rejetés par la banque), 0540 : Annulé (paiement annulé par la banque pour d'autres raisons), 0555 : Inversé (paiements annulés par le payeur après la remise en banque du relevé de prélèvement automatique), 0580 : Paiements traités (transactions de crédit) et 0585 : Paiements traités (transactions de débit). Le type de transaction correspondant s'affichera pour chaque ligne de relevé bancaire dans Relevé Bancaire. Ouvrir lignes (ABS101).
• Au moins deux scénarios de comptabilité clients doivent être définis dans Numéro Scénario. Ouvrir (ABS911) : l'un pour les paiements traités par la banque et l'autre pour les paiements rejetés avec un scénario de type 6. Ce type de scénario, qui est réservé au processus présenté dans ce document, recherche les factures qui correspondent à des réceptions d'un relevé bancaire dans les tables de remise en banque, FARRED et FARREM. Dans l'écran (ABS911/E), l'option 'Terminé' définit si le scénario sera appliqué aux paiements traités ou rejetés par la banque. (Les lignes de relevé bancaire liées à un scénario dont la case 'Terminé' n'est pas cochée ne seront pas incluses dans l'affectation automatique des factures aux lignes de relevé bancaire dans le module ABS.)
• Ce scénario doit être associé à une combinaison de valeurs pour les objets de contrôle 'compte bancaire' (V1BKID) et 'type de transaction' (V3BLTT) dans 'N° de scénario. Priorité' (ABS910). Voir Hiérarchiser les scénarios pour l'affectation des factures aux lignes de relevé bancaire pour en savoir plus sur l'utilisation des objets de contrôle. Par exemple, si vous sélectionnez un scénario de type 6 avec la case 'Terminé' décochée pour un compte bancaire spécifique et le type de transaction 0530 (Rejeté) dans (ABS910/E), une ligne de relevé bancaire avec ce compte bancaire et le type de transaction 0530 dans le message de Infor Enterprise Collaborator sera classifiée et affichée automatiquement comme paiement rejeté dans le relevé bancaire. Aucune facture ne peut être affectée à une telle ligne.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Enregistrement d'un contrat de prélèvement direct

   Lors de la première application de ce processus à un payeur, enregistrez le contrat de prélèvement automatique dans Contrat Prélèvement Auto. Ouvrir (ARS450). L'indicateur lié au contrat permet à la division d'inclure des valeurs spécifiques aux pays, telles qu'un numéro de sécurité sociale. Selon la version de M3 Business Engine que vous possédez, vous pouvez créer un contrat de prélèvement automatique sans saisir de compte bancaire client.

   Envoyez le contrat de prélèvement automatique à l'institution de paiement. L'institution de paiement est la banque ou, dans le cas du Danemark, l'institut PBS. Vous pouvez effectuer cette opération manuellement à l'aide d'un document imprimé ou d'un fichier électronique. Pour plus d'informations, voir Gestion des contrats de prélèvement automatique.

2. Notification du payeur du retrait à venir

   Créez régulièrement une proposition de remise en banque dans Remise en Banque. Ouvrir (ARS300) pour les paiements par prélèvement automatique, comme décrit dans Créer une remise de facture pour prélèvement automatique ou affacturage.

   Avant de confirmer la remise en banque, sélectionnez l'option 11 (Imprimer avis) pour imprimer un relevé de prélèvement automatique (ARS313PF) à utiliser comme lettre d'avis. Envoyez cette lettre d'avis au payeur, qui décidera s'il souhaite exclure des factures de ce paiement par prélèvement automatique. Le payeur peut également souhaiter ajouter des factures à la remise en banque.

   Au Danemark, où la lettre d'avis lui est envoyée via PBS, le payeur dispose généralement d'un maximum de sept jours pour renvoyer la lettre d'avis avec les modifications demandées.

3. Implémentation des modifications demandées par le payeur

   Retirez toutes les factures pour lesquelles le payeur n'a pas approuvé le paiement par prélèvement automatique dans la proposition de remise en banque, ou ajoutez des factures à la proposition dans Remise en Banque. Saisir Détails (ARS310), un sous-programme de (ARS300).

   Pour faciliter l'identification des factures, utilisez les vues d'information dans l'écran (ARS310/B) pour afficher toutes les factures par payeur (vue 1) ou le total de toutes les factures par payeur et date de paiement (vue 3). La vue 3 vous permet de retirer, suspendre ou libérer d'un simple clic toutes les factures de la proposition pour une combinaison donnée de payeur et de date de paiement. Pour basculer entre les deux vues, utilisez l'option 11 (Zoom).

   Le cas échéant, modifiez la méthode de paiement pour les factures concernées dans Facture client. Modifier (ARS201), auquel vous pouvez accéder via Comptabilité clients. Afficher (ARS200), afin d'empêcher les factures d'être incluses dans une autre remise en banque pour ce type de paiement par prélèvement automatique.

4. Remise de factures à l'institution de paiement

   Confirmez la remise en banque en sélectionnant l'option 9 (Confirmer). Puisque la case 'Confirmation électronique' a été cochée pour le type de paiement des factures incluses, un fichier électronique est créé à l'aide de Infor Enterprise Collaborator et le statut 11 (Rapproché) est affecté à la remise en banque dans la table de remise en banque, FARREM, comme affiché dans le programme 'Remise en banque. Lettrer paiements' (ARS350). Ce statut indique que les paiements basés sur la remise en banque peuvent uniquement être rapprochés dans le module ABS et non dans l'écran (ARS350). Le statut de remise 0 est affecté aux factures individuelles dans la table des détails de remise en banque, FARRED. La combinaison de ces deux statuts, 11 et 0, permet à M3 d'identifier quelle remise en banque et quelles factures doivent être incluses dans le lettrage automatique.

   Aucune écriture comptable n'est créée lors de la confirmation de la remise en banque et les factures incluses sont encore ouvertes. Cependant, le code de blocage 9 est affecté aux factures dans Facture client. Modifier (ARS201) afin de les empêcher d'être incluses dans une autre remise en banque.

   Envoyez le fichier à l'institution de paiement qui traitera les paiements. L'institution de paiement transférera les paiements du compte bancaire du payeur au compte bancaire du créditeur à la date d'échéance.

   Le système imprime un état de remise en banque interne, ARS311PF, lorsque vous confirmez la remise en banque. Cet état, trié par date de paiement et par payeur, peut être utilisé ultérieurement pour faciliter le lettrage manuel des paiements.

5. Réception d'un fichier de relevé bancaire avec reçus

   Une fois les paiements effectués, l'institution de paiement renvoie un fichier de relevé bancaire avec confirmation des reçus. Le fichier est reçu dans Infor Enterprise Collaborator, puis est téléchargé dans le module ABS via le programme API ABS100MI.

   Un reçu (correspondant à une ligne du relevé bancaire) peut faire référence à plusieurs factures, comme un reçu pour chaque date de paiement dans la remise en banque. Le fichier peut également inclure des reçus de remises en banque antérieures. Ainsi, le relevé bancaire ne correspond pas forcément à une seule remise en banque donnée. Au Danemark, ce fichier contient des informations sur le payeur, la date de paiement, le montant du paiement et la devise, mais ne contient pas les numéros de facture réels. L'absence de numéros de facture différencie cette procédure du workflow classique en vigueur dans le module ABS, où l'affectation à des factures est souvent basée sur des numéros de facture.

   Le relevé bancaire reçu s'affiche dans Relevé Bancaire. Ouvrir (ABS100). Les lignes du relevé bancaire, affichées dans Relevé Bancaire. Ouvrir Lignes (ABS101), dévoilent le code de la transaction, tel que 0585 pour un paiement traité par la banque ou 0530 pour un paiement rejeté. Les lignes de relevé bancaire des paiements rejetés affichent le montant rejeté, mais aucune facture ne peut être affectée à une telle ligne dans le cadre de l'affectation automatique décrite ci-dessous.

6. Validation d'un relevé bancaire

   Déclenchez la validation automatique des informations de réception du relevé bancaire dans l'écran (ABS100), comme décrit dans Lancer la validation automatique d'un relevé bancaire et corriger les erreurs éventuelles. Le relevé bancaire reçoit le statut 3 si des erreurs ont été détectées. Les erreurs désignent par exemple le fait que la devise ne soit pas enregistrée ou que le compte bancaire ne soit pas valide. Sélectionnez l'option 12 (Erreurs) pour afficher les descriptions d'erreur dans Relevé Bancaire. Afficher Erreur (ABS103). Effectuez les corrections qui s'imposent. Si aucune erreur n'a été détectée lors de la validation, le relevé bancaire reçoit le statut 4 (Prêt pour l'affectation).

   La validation des reçus et l'affectation qui en résulte peuvent être entièrement automatisées selon la configuration du module ABS.

7. Rapprochement automatique des paiements

   Déclenchez l'affectation automatique des factures dans la comptabilité clients aux reçus du relevé bancaire dans l'écran (ABS100), comme décrit dans Lancement de l'affectation automatique d'un relevé bancaire. M3 affecte les factures aux lignes correspondantes du relevé bancaire en fonction de la combinaison payeur/date de paiement figurant dans la table des remises en banque, FARRED. Etant donné qu'un seul reçu (ligne de relevé bancaire) peut faire référence à plusieurs factures, il est impossible de vérifier automatiquement le montant du reçu par rapport au montant des factures. En outre, le total des reçus du relevé bancaire peut être supérieur ou inférieur au montant total des factures sélectionnées dans l'affectation.

   Si le montant total des factures par payeur et date de paiement correspond au montant total payé dans le relevé bancaire, le statut 6 (Complètement affecté) est affecté à toutes les lignes de ce relevé bancaire dans Relevé Bancaire. Ouvrir Lignes (ABS101). Si le montant ne correspond pas, la ligne du relevé bancaire reçoit le statut 5 (Partiellement affecté) et devra être ajustée manuellement dans l'écran (ABS101).

   Une pièce justificative préliminaire est créée lors de l'affectation, mais la comptabilité générale ne sera pas mise à jour tant que tous les reçus ne sont pas affectés.

8. Gestion manuelle des écarts

   Tous les écarts restants doivent être gérés manuellement. Pour plus d'informations, voir Affectation manuelle d'une ligne de relevé bancaire. Vous pouvez identifier les factures incluses dans une remise en banque spécifique de l'une des manières suivantes :

   • Utilisez l'état de remise en banque ARS311PF créé dans l'écran (ARS300).
   • Ouvrez (ARS300) en sélectionnant l'option 20 (Remise en banque) pour une ligne du relevé bancaire dans l'écran (ABS101) ou (ABS102). Dans l'écran (ARS300), vous pouvez accéder aux factures individuelles.
   • Sélectionnez le numéro d'informations supplémentaires 210 dans le programme 'Compta. clients. Afficher infos suppl' (ARS250), puis saisissez le numéro de remise en banque.

   Gestion de la suraffectation

   Si le montant total des factures remises par payeur et date de paiement est supérieur au montant correspondant de la ligne du relevé bancaire, cela signifie qu'un nombre trop important de factures a été affecté à cette ligne dans le cadre de l'affectation automatique. Etant donné que le fichier de relevé bancaire ne contenait aucun numéro de facture, vous devrez définir vous-même les motifs de cette suraffectation et identifier quelles factures n'appartiennent pas à la ligne de relevé bancaire correspondante. Il est possible de redistribuer l'affectation manuellement en retirant les factures d'une ligne donnée du relevé bancaire et de l'ajouter à une autre ligne dans l'écran (ABS102).

   Cependant, le motif le plus probable de la suraffectation est le fait que l'institut de paiement n'est pas parvenu à traiter le paiement en raison de ressources financières insuffisantes d'un payeur ou qu'il a rejeté le paiement par prélèvement automatique. Etant donné qu'aucune facture ne peut être affectée aux lignes du relevé bancaire avec un code de transaction pour les paiements rejetés, elles sont automatiquement affectées à d'autres lignes du relevé bancaire correspondantes. Pour résoudre ce problème, retirez les factures affectées à la ligne du relevé bancaire dans 'Relevé bancaire. Ouvrir détails ligne' (ABS102), puis supprimez le code de blocage de la facture dans 'Facture client. Modifier' (ARS201) afin que les factures puissent être incluses dans une autre remise en banque.

   La façon de procéder après cela dépend de la politique de la division concernant la gestion des dettes client. Par exemple, après avoir contacté le client, vous pouvez modifier la méthode de paiement ou la date d'échéance de la facture, ou encore décider de facturer des intérêts de retard (pénalités).

   Si le paiement est reçu par un autre biais que la procédure de prélèvement automatique, vous pouvez l'enregistrer et l'affecter à une facture manuellement dans 'Paiement reçu. Enregistrer' (ARS110). Dans ce cas, vous recevrez un message d'avertissement vous informant que la facture est incluse dans une remise en banque ; vous pouvez ignorer ce message.

   Gestion de la sous-affectation

   Si le montant total des factures remises par payeur et date de paiement est inférieur au montant correspondant dans le relevé bancaire, cela signifie que trop peu de factures ont été affectées. Pour résoudre ce problème, sélectionnez une ou plusieurs options parmi les suivantes :

   • Créez un acompte pour ce payeur dans 'Paiement reçu. Enregistrer' (ARS110/F), programme auquel vous pouvez accéder depuis une ligne du relevé bancaire en sélectionnant l'option 7='Paiement CC' dans l'écran (ABS101) ou (ABS102). Pour plus de détails, voir Enregistrement d'un acompte client. L'acompte devra être mis en correspondance ultérieurement avec les factures correspondantes dans l'écran (ARS110).
   • Dans l'écran (ARS110/F), affectez manuellement une ou plusieurs factures à la ligne de relevé bancaire, à l'aide de l'option 'Paiement CC' dans l'écran (ABS102).

9. Mise à jour des comptabilités

   Sélectionnez l'option 9 (Mettre à jour CG) pour la remise en banque dans l'écran (ABS100) afin de créer la pièce justificative et de mettre à jour la comptabilité clients et la comptabilité générale.