Saisir manuellement des factures fournisseur pour paiement

Résultat

• La facture fournisseur est enregistrée. Voir Vue d'ensemble des flux de saisie de base :
  • Les factures approuvées sont enregistrées manuellement.
  • Les factures non approuvées sont enregistrées soit manuellement, soit automatiquement, en fonction du code du compte de compensation spécifié pour l'enregistrement détaillé de la fonction GCF utilisée.
  • Les factures peuvent être associées à un contrat à terme sur taux. Les factures non approuvées sont enregistrées soit manuellement, soit automatiquement, en fonction du code du compte de compensation spécifié pour l'enregistrement détaillé de la fonction GCF utilisée.
• Un journal comptable et un journal des factures fournisseur sont imprimés. Un avis de distribution peut également être imprimé en fonction de vos paramètres (voir la section Avant de commencer).
• Autorisez les factures enregistrées comme non approuvées dans le programme 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110) avant d'effectuer le paiement.
• Payez les factures approuvées et enregistrées en créant des documents de paiement basés sur une proposition de paiement dans le programme 'Proposition de paiement. Ouvrir' (APS120).
• Effectuez le suivi des factures avec ou sans contrat à terme sur taux spécifique dans le programme 'Contrat à terme sur taux. Ouvrir' (RMS120).

Un numéro de pièce justificative est attribué à chacune des factures enregistrées. La comptabilité fournisseurs et la comptabilité générale sont mises à jour lorsque vous quittez le programme.

Les transactions de base créées sont les suivantes :

Règle comptable	Compte	Débit	Crédit
AP10 – 200	Compte de contrôle des créanciers		x
AP10 – 215 —	Compte de compensation (pour les factures non approuvées) Compte analytique (pour les factures approuvées)	x
AP10 – 211/212	TVA déductible	x
AP10 – 301	Gain de change		x
AP10 – 302	Perte de change	x
AP10 - 303	Contrep gains/pertes de change	x

Le compte analytique pour les factures approuvées n'étant pas mis en correspondance avec des ordres d'achat est saisi manuellement, aucune règle comptable n'est utilisée pour cette écriture comptable.

Lorsque la chaîne comptable pour saisie rapide est utilisée pour saisir des factures non approuvées, le compte d'activité et les autres ID comptables éventuellement saisis remplacent le compte de compensation.

Avant de commencer

• Les conditions préalables répertoriées dans Saisie manuelle des factures fournisseur doivent être remplies.
• Au moment de codifier la facture dans (APS100/J), si vous devez utiliser une pièce justificative standard en guise de modèle d'enregistrement, vous pouvez la créer dans 'Pièce justificative standard. Ouvrir' (GSL015).
• Des règles comptables doivent être définies dans 'Règle comptable. Définir' (CRS395) pour l'événement comptable AP10.
• Si une note de distribution doit toujours être imprimée pour servir de base au processus d'approbation ou de recodification une fois la facture saisie dans le programme 'Facture fournisseur. Enregistrer' (APS100), la case 'Note de distribution' doit être cochée dans 'Paramètres – Comptabilité générale' (CRS750/E).

Paramètres de la fonction GCF AP10

• Pour les factures non approuvées, un des codes de compte de compensation suivants doit être sélectionné pour un enregistrement détaillé sous la fonction GCF AP10 :
  • 0 = Enregistrement manuel à l'aide de l'écran de codification.
  • 1 = Enregistrement automatique dans un compte de compensation sans utiliser l'écran de codification.
  • 2 = Enregistrement automatique dans un compte de compensation, mais en affichant l'écran de codification pour la saisie d'ID comptables supplémentaires, si nécessaire.
    Remarque

    La chaîne comptable pour la saisie rapide dans l'écran (APS100/E) remplace le code du compte de compensation sélectionné.

  • Si vous souhaitez saisir un numéro de référence de facture étendu pour l'utiliser à la place du numéro de facture lors du paiement ultérieur de la facture par EDI, vous devez sélectionner le nombre de champs à utiliser dans le champ 'Numéro de référence facture'. Jusqu'à trois champs supplémentaires s'ouvrent alors dans l'écran (APS100/E).
  • Si vous souhaitez utiliser une valeur autre que le code fournisseur pour identifier ce dernier (numéro de compte bancaire ou numéro de téléphone par exemple), vous devez alors saisir les factures dans l'écran (APS100) et cocher la case 'Clé de recherche de remplacement'. En cochant cette case, vous pourrez saisir une clé de recherche de remplacement (36 caractères maximum) dans le champ du code fournisseur de l'écran (APS100/E). Vous pouvez définir la clé de recherche dans l'écran (CRS627) en sélectionnant une table au sein de laquelle le fournisseur est référencé, ainsi que le champ qui contient la valeur à utiliser dans cette table. Lorsque vous quittez l'écran (CRS627), la table CIDALL est renseignée automatiquement à l'aide des valeurs du champ sélectionné. Lorsque vous appuyez sur Entrée (ou cliquez sur Suivant) dans l'écran (APS100/E), M3 utilise la table CIDALL pour récupérer le code fournisseur en fonction de la clé de recherche de remplacement. Il est possible que vous deviez faire appel au service d'assistance technique pour identifier les tables et les champs qui conviennent à votre cas. Vous pouvez par exemple consulter le texte de l'aide associée à la case à cocher 'Clé de recherche de remplacement'.
  • Si l'écran F regroupant les détails proposés extraits du programme Fournisseur. Définir détails achat/fin (CRS624) doit s'afficher lors de la saisie, vous devez sélectionner l'option 1 dans le champ 'Afficher détails de facture fournisseur'. Si l'option 2 est sélectionnée, les valeurs sont automatiquement acceptées et l'écran ne s'affiche pas.
  • Si l'écran G, qui regroupe les détails d'escompte au comptant proposés et récupérés dans l'écran (CRS624), doit s'afficher, vous devez sélectionner l'option 1 dans le champ 'Afficher détails escompte'. Si l'option 2 est sélectionnée, l'escompte est calculé automatiquement à partir des conditions d'escompte définies pour le fournisseur dans l'écran (CRS624/F).
  • Si vous souhaitez pouvoir modifier le texte de pièce justificative lors de la saisie, l'option 1 ou 2 doit être sélectionnée dans le champ 'Texte général pièce justificative'. Le texte est ensuite proposé dans le programme 'Facture fournisseur. Enregistrer' (APS100/F).
  • Si les champs des codes et des montants de TVA doivent être affichés au cours de la saisie dans le programme 'TVA. Enregistrer' (TXS150/B), la valeur 'Compta TVA auto) 0 ou 3 doit être sélectionnée. Cela permet de modifier le montant de la TVA si un arrondi a été appliqué à la facture, par exemple, dans le programme 'TVA. Enregistrer' (TXS150/B).

    Si l'option 'Edition TVA' est définie sur 2 ou 3 dans (CRS750/F), les montants de TVA et de base TVA enregistrés peuvent être ajustés dans le programme 'TVA. Enregistrer' (TXS150/B). Dans ce cas, un écart de devise se produit. L'écart de devise sur la TVA est enregistré sur le type comptable AP10/301 ou 302, l'écart de devise sur la base de TVA est enregistré sur AP10/301 ou 302 et le montant de contrepartie est enregistré sur le type comptable AP10/303.

  • Si vous souhaitez pouvoir saisir des ID comptables supplémentaires pour les transactions de crédit de base dans l'écran (APS100/F), la case 'Supplément compte' doit être cochée pour l'enregistrement détaillé dans l'écran (CRS406/F).
  • Si l'ID de la personne chargée d'approuver la facture doit toujours être saisi dans l'écran (APS100/F), vous devez cocher la case 'Autorisation'. (Si vous avez choisi de ne pas afficher l'écran F, il s'affichera quand même si cette information est manquante).
  • Si vous souhaitez ajouter une référence de paiement supplémentaire, la facture parallèle peut être ajoutée pour les factures dont la catégorie de paiement est 0, 3 ou 5.
  • Si vous souhaitez utiliser un modèle de facturation pour comptabiliser les enregistrements de facturation récurrents dans l'écran (APS100/H), sélectionnez ce modèle pour l'enregistrement détaillé ou pour le fournisseur dans l'écran (CRS624). Veuillez noter que le modèle associé au fournisseur remplace le modèle défini pour l'enregistrement détaillé.
  • S'il est nécessaire de caculer automatiquement la TVA au moment de codifier la facture dans Comptabilité. Ouvrir (GLS120), l'option 'Compta TVA auto' doit être définie sur 1.

Vue d'ensemble des flux de saisie de base

Le diagramme qui suit présente un aperçu des flux de saisie de base que vous pouvez utiliser pour les factures qui ne sont pas à rapprocher avec un ordre d'achat :

Suivez les étapes ci-dessous :

Saisir les informations de base de la facture

1. Démarrez le programme 'Facture fournisseur. Enregistrer' (APS100/B).

   L'écran B fournit la liste de tous les enregistrements détaillés des fonctions GCF définies pour tous les types de saisie manuelle. Des informations comme le modèle comptable appliqué sont également affichées et l'utilisation ou non du supplément de compte est également renseignée.

2. Sélectionnez l'option 'Ouvrir' pour un enregistrement détaillé de factures non approuvées ou approuvées.

3. Dans l'écran E, saisissez le fournisseur, le numéro de la facture fournisseur et son montant en devise (obligatoire).

   La devise est automatiquement extraite du fichier principal des fournisseurs et proposée si vous appuyez sur Entrée après avoir saisi ce fournisseur. Le code pays de base utilisé à des fins fiscales est de la même manière extrait du programme 'Division. Connecter société' (MNS100). Le code pays et le département/la région du fournisseur (pour le calcul des taxes de ventes aux Etats–Unis) sont extraits de la première adresse répertoriée dans 'Fournisseur. Connecter adresse' (CRS622).

4. Le cas échéant, sélectionnez une ou l'ensemble de ces options et appuyez sur Entrée :

   • Si la facture ne requiert aucun traitement comptable préalable, utilisez la chaîne comptable de 'saisie rapide' pour la transaction de débit de la facture au lieu d'activer ultérieurement l'écran de codification distinct.
     Remarque

     Les segments dans la chaîne comptable s'affichent dans l'ordre, de 1 à 7, c'est-à-dire qu'ils ne sont pas affectés par les valeurs saisies dans 'Ordre segments' dans l'enregistrement détaillé de la fonction GCF sélectionnée.

   • Saisissez les numéros de référence de facture supplémentaires à utiliser à la place des numéros de facture lors du paiement.

Réviser les détails de la facture proposés à partir du fichier (registre) principal des fournisseurs (écran F)

1. Dans l'écran F, passez en revue les valeurs proposées :

   • Informations fournisseur : Bénéficiaire, fournisseur.
   • Informations relatives à la devise : Devise, type de taux de change, taux de change de la facture.
   • Détails relatifs au traitement des paiements : Personne chargée d'approuver la facture, mode et conditions de paiement, conditions d'escompte, contrat à terme sur taux, texte de pièce justificative.
   • Si un numéro de facture parallèle est utilisé, une méthode de clé de contrôle est définie pour cette méthode de paiement et le pays du bénéficiaire dans le programme 'Référence pmt supplémentaire CF. Ouvrir' (CMS091), un contrôle de saisie de la clé de contrôle est réalisé. Si la clé de contrôle n'est pas valide, un message d'avertissement s'affiche.

     La méthode de clé de contrôle est utilisée lors du calcul et du contrôle de la clé de contrôle dans un numéro de facture parallèle.

     Si une méthode de clé de contrôle alternative est saisie (facultatif), le contrôle de saisie des numéros de facture parallèles utilise cette méthode de clé de contrôle alternative si la clé de contrôle n'est pas valide pour la méthode de clé de contrôle saisie en premier. Si la clé de contrôle est incorrecte, un message d'avertissement s'affiche.

     Si la clé de contrôle est correcte avec la première méthode de clé de contrôle utilisée, aucun contrôle supplémentaire n'est effectué. Toutefois, si la clé de contrôle est incorrecte et qu'une méthode de clé de contrôle alternative est saisie, cette dernière est utilisée à la place pour contrôler la clé de contrôle.

     Si la clé de contrôle est incorrecte pour les deux méthodes de clé de contrôle, la clé de contrôle n'est pas valide et un message d'avertissement s'affiche.

     Des valeurs numériques doivent être utilisées pour calculer et contrôler la clé de contrôle. Si le numéro de facture parallèle n'est pas renseigné, aucun contrôle de saisie n'est effectué. Si la méthode de clé de contrôle n'est pas renseignée dans (CMS901), aucun contrôle de saisie n'est effectué.

     Si aucune règle n'est trouvée dans (CMS901) pour la méthode de paiement et le pays du bénéficiaire lors du contrôle de saisie d'un numéro de facture parallèle, mais qu'il existe une règle pour cette méthode de paiement et le pays du bénéficiaire = vide (solution passe-partout), cette méthode est utilisée à la place.

     Le contrôle de saisie est effectué uniquement pour les factures avec des méthodes de paiement CF dont la catégorie de paiement est 0 (Espèces), 3 (Virement bancaire) et 5 (Prélèvement automatique).

   • Informations fiscales : Pays à partir duquel la division a acheté des marchandises ou des services, département, région ou Etat (pour le calcul des taxes sur les ventes aux Etats-Unis) et pays de base, code d'intervention, code de négoce et date de livraison. Les codes TVA, montants de TVA et montants de base de TVA (en devise locale) sont saisis dans le programme 'TVA. Enregistrer' (TXS150/B), qui s'affiche lorsque vous appuyez sur le bouton Suivant dans 'Facture fournisseur. Enregistrer' (APS100/F).

     La date de livraison permet d'indiquer la date à laquelle les marchandises facturées ont été livrées. Il s'agit d'une valeur obligatoire si la date de livraison est sélectionnée en tant que type de date de TVA dans le programme 'Paramètres – Comptabilité générale' (CRS750/F) et si le code de TVA du fournisseur est défini sur une date de TVA de type 0. Sinon, la date de livraison n'est pas requise.

     Lorsque vous modifiez manuellement le programme 'TVA. Enregistrer' (TXS150/B) pour y configurer au moins un code TVA avec une date de TVA de type 3 ou 4 dans 'Code TVA. Ouvrir' (CRS030/E), l'écran qui s'affiche à la suite de l'écran de codification invite l'utilisateur à saisir une date de livraison pour les codes TVA en question. Si la facture renvoie à plusieurs livraisons de marchandises, vous devez saisir la date de la dernière livraison. Si la facture renvoie à des interventions commandées sans ordre d'achat, pour une session de formation par exemple, vous devez saisir la date à laquelle l'intervention a eu lieu, c'est-à-dire la date de l'opération.

   • ID comptables supplémentaires : Chaîne comptable pour supplément de compte.

2. Ajustez toutes les éventuelles valeurs nécessitant d'être corrigées. Appuyez sur Entrée pour passer à l'écran suivant (G, H, J, K ou TXS150/B en fonction de l'option utilisée : escompte, modèle de comptabilisation de facture, méthode de retenue fiscale 4 et/ou comptabilisation manuelle de la TVA).

   Si la division est configurée pour le calcul des statistiques de ventes et si le code pays du fournisseur est un pays européen différent du code pays de la société, un message d'avertissement s'affiche dans l'écran F et vous informe que des statistiques de ventes vont être calculées. Pour réviser et compléter les valeurs des statistiques de ventes pour la facture, appuyez sur F18 pour activer le programme 'Statistiques commerciales. Ouvrir' (TXS300), ainsi que les écrans E et F. Lorsque vous revenez dans l'écran (APS100/F), appuyez sur Entrée pour continuer.

   Si la méthode de paiement de la facture est la catégorie 0, 3 ou 5, le numéro de facture parallèle doit être pris en compte et peut être modifié ou supprimé. Si la méthode de paiement est modifiée avec une catégorie de paiement autre que la catégorie 0, 3 ou 5, le numéro de facture parallèle est retiré.

Saisie des informations de TVA

Sur l'écran de TVA 'TVA. Enregistrer' (TXS150/B), saisissez les codes et les montants de TVA. Si la devise de la facture ne correspond pas à la devise locale de la société, les champs de TVA et de base de TVA dans la devise locale s'affichent également et doivent être renseignés.

Vérification des informations sur les escomptes à partir du fichier du registre des fournisseurs ou des conditions saisies dans l'écran F (écran APS100/G)

1. Si cela est prévu dans un contrat avec le fournisseur, ajustez également les dates d'escompte proposées, ainsi que les pourcentages associés. Appuyez sur Entrée.

2. Dans l'écran G, ajustez si nécessaire le montant sur lequel l'escompte au comptant est basé dans le champ 'Base d'escompte''.

Saisie des montants pour des enregistrements de facturation récurrents sur des chaînes comptables prédéfinies (écran APS100/H)

1. Dans l'écran H, cochez jusqu'à 9 types d'enregistrement avec vos chaînes comptables prédéfinies incluses dans le modèle.

2. Pour chaque enregistrement concerné, saisissez un montant et, si nécessaire, ajustez le code TVA proposé. Appuyez sur Entrée.

   Si la facture a été saisie à l'aide d'un enregistrement détaillé de fonction GCF avec le code de compte de compensation n°1 ou si la chaîne comptable de 'saisie rapide' a été utilisée, la facture est automatiquement enregistrée et vous revenez dans l'écran B.

Vérification de la retenue fiscale et des montants saisis pour la déduction des acomptes (écran APS100/K)

1. Dans l'écran K, contrôlez le montant de la TVA proposé et ajustez-le si nécessaire.

   Remarque

   Le montant de la TVA ne s'affiche que si le code d'intervention utilisé est défini avec le montant de base égal au montant net dans le programme 'Code service fournisseur. Ouvrir' (CRS063). Le montant de TVA saisi n'est utilisé que pour le calcul du montant de base pour la retenue fiscale. Aucune écriture comptable n'est créée.

2. Déduisez les acomptes existants pour le fournisseur et le code d'intervention utilisé en indiquant le numéro de la facture fournisseur. Sélectionnez ensuite l'acompte à déduire du montant de base. Sélectionnez 'Créer' pour ajouter l'acompte.

   D'autres frais non applicables peuvent également être déduits du montant de base en saisissant le montant, puis en sélectionnant 'Créer'.

3. Vérifiez la retenue fiscale calculée et, si besoin, revenez dans l'écran F pour modifier ou supprimer le code d'intervention.

   Remarque

   Les acomptes et/ou frais non applicables sont supprimés si vous quittez l'écran K en sélectionnant 'Précédent' ou la fonction Annuler (F12). Vous devrez alors saisir les informations à nouveau lorsque vous revenez dans l'écran K.

Décider de la suite de la procédure

1. A cette étape, une de ces options est automatiquement sélectionnée :

   • La facture est automatiquement enregistrée et un numéro de pièce justificative lui est attribué. L'écran (APS100/E) s'affiche pour des saisies supplémentaires. Situations concernées :
     • La facture a été saisie comme non approuvée à l'aide d'un enregistrement de fonction GCF détaillé pour être immédiatement enregistrée dans un compte de compensation.
     • La facture a été saisie à l'aide de la chaîne comptable (saisie rapide) dans l'écran (APS100/E). Répétez la procédure jusqu'à ce que toutes les factures soient saisies.
   • jusqu'à ce que l'écran de codification J s'affiche. Situations concernées :
     • La facture a été saisie comme non approuvée à l'aide d'un enregistrement de fonction GCF détaillé avec un code de compte de compensation 0 ou 2.
     • la facture a été saisie comme approuvée.

2. Sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Si la facture a été comptabilisée, poursuivez avec les étapes répertoriées sous la section 'Ajuster des factures saisies et/ou créer une pièce justificative' dans l'écran (APS100/E).
   • Si la facture n'a pas été comptabilisée, suivez les étapes énumérées sous 'Saisie manuelle des informations comptables pour les factures'.

3. Dans l'écran J, sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Pour saisir ou ajouter manuellement des informations comptables, poursuivez avec les étapes répertoriées sous la section 'Saisie manuelle des informations comptables pour les factures'.
   • Si vous saisissez une facture approuvée ou non approuvée et souhaitez utiliser une pièce justificative standard comme modèle avec des enregistrements et des montants prédéfinis lors de la saisie des informations comptables, poursuivez avec les étapes énumérées sous 'Pièces justificatives standard pour les postes de facturation récurrents et complexes'.

Saisie manuelle des informations comptables pour les factures

1. Dans l'écran J, saisissez le compte et toute autre identité comptable, ainsi que le montant concerné pour la transaction de débit.

2. Ajustez le code TVA, le texte de pièce justificative et le code d'intervention, si besoin.

3. Si nécessaire, indiquez une quantité (deux décimales au maximum), le code d'intervention et le code de l'opération bancaire. Appuyez sur Entrée.

   Notez que le code d'intervention n'est pas disponible pour les fournisseurs avec la méthode de retenue fiscale 4 puisque cette méthode utilise le montant facturé (HT ou TTC) comme base pour le calcul.

4. Pour ajuster une ligne que vous avez saisie, sélectionnez l'option Ouvrir pour la rouvrir ou bien l'option 12 ('Modif date val') pour ajuster l'opération bancaire.

5. Répétez les étapes précédentes jusqu'à ce que le montant restant à répartir soit égal à '0'. Appuyez sur F3 pour terminer et revenir à l'écran E.

   Il n'existe qu'un seul moyen pour quitter l'écran avant que le montant ne soit réparti. Pour cela, annulez intégralement la pièce justificative en appuyant sur F18 (Annuler pièce justificative).

Pièces justificatives standard pour les postes de facturation récurrents et complexes (écran J)

1. Dans l'écran J, appuyez sur F16 (Pièce justificative) pour appeler Pièce justificative. Ouvrir (GLS015).

2. Sélectionnez une pièce justificative standardisée, soit une pièce justificative complète d'équilibre (type 1), soit un modèle de pièce justificative (type 2). Appuyez sur Entrée.

   Les enregistrements de la pièce justificative sélectionnée s'affichent dans l'écran J avec les informations suivantes : montant en devise, devise, montant enregistré, compte et code TVA.

3. Sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Si la pièce justificative sélectionnée est un modèle, poursuivez avec les étapes énumérées sous la section 'Ajuster des factures saisies et/ou créer une pièce justificative'.
   • S'il s'agit d'une pièce justificative complète, appuyez sur F3 pour quitter le programme.

4. Utilisez l'option Ouvrir pour modifier les lignes incomplètes dans le modèle de pièce justificative en ajoutant les valeurs manquantes ou en ajustant les valeurs existantes. Appuyez sur Entrée.

5. Dès que toutes les lignes sont correctes et que la chaîne comptable de compensation est définie, appuyez sur F3 pour revenir à l'écran (APS100/E).

Ajuster des factures saisies et/ou créer une pièce justificative (écran E)

1. Pour ajuster des enregistrements de facture affichés dans l'écran E, sélectionnez une de ces options :

   • Pour ajuster une valeur préalablement saisie, sélectionnez l'option 'Ouvrir' pour l'enregistrement de facture affiché et répétez les étapes concernées ci-dessus.

     Les factures avec retenue fiscale créées à l'aide de la méthode de retenue fiscale 4 ne peuvent pas être modifiées. Vous devez les supprimer et les saisir à nouveau.

   • Pour faire passer le statut d'une facture affichée de non approuvé à approuvé ou vice versa, appuyez sur F14, puis confirmez en appuyant sur Entrée.

     Vous pouvez également utiliser la touche F14 pour modifier le type de facture avant de la saisir, et ce, sans quitter le programme, et pour sélectionner un autre enregistrement détaillé de fonction GCF.

2. Pour créer une pièce justificative et mettre à jour le système financier, appuyez sur F3 pour quitter le programme.

Autoriser la saisie manuelle d'une facture avec un montant nul

1. Pour saisir manuellement une facture fournisseur avec un montant nul, les paramètres suivants doivent être utilisés :
   • Sélectionnez l'option '2=Pour (APS100) uniquement' ou '3=Pour (APS450) et (APS100)' pour le paramètre 135 (Autoriser factures sans montant) dans le programme 'Paramètres - Comptabilité fournisseurs' (APS905/E)
   • Le paramètre du code de compte de compensation pour la fonction GCF AP10 doit être '0=Non'.
2. Dans l'écran B, un message d'avertissement s'affiche lorsque le montant facturé saisi est égal à zéro. L'utilisateur peut ensuite procéder à la transaction en sélectionnant Suivant.
3. Une fois la transaction de facture de montant nul terminée, l'écriture comptable de comptabilité fournisseurs de la pièce justificative créée est soumise à un lettrage interne. Le traitement de la facture ne peut donc pas continuer.