Décision concernant la TVA

Une décision concernant la TVA est la première étape que M3 Business Engine réalise dans le cadre du processus de TVA.

Cette étape se divise en deux parties :

Prendre une décision de TVA en déterminant si une transaction d'activité est assujettie à la TVA
Identifier le taux de TVA à appliquer, et calculer et enregistrer les montants de TVA

A quel moment la vente ou l'achat de biens ou services devient assujettie à la TVA ? Cette question quant à la nécessité de calculer la TVA pour une transaction d'activité spécifique est un défi à relever bien plus important que le calcul de la TVA en lui-même. La règle de base est que le lieu d'approvisionnement des biens et services et le lieu de livraison de ces biens et services déterminent le calcul et l'enregistrement de la TVA. Les règlementations nationales et européennes précisent si l'approvisionnement en biens ou services est assujetti à la TVA dans des scénarios spécifiques, ainsi que les taux de TVA qui s'appliquent.

Différentes règles s'appliquent à l'approvisionnement de biens et services à une 'personne' imposable. Par conséquent, les programmes de facturation de M3 Business Engine empruntent différents chemins de décision de TVA : les factures fondées sur les commandes d'intervention, de vente et de vente de maintenance utilisent différentes informations liées à la TVA pour les factures de location à court et long terme.

Le pays du client, le pays de livraison, le pays du fournisseur et l'existence d'un numéro d'immatriculation de TVA sont essentiels à la décision finale en matière de TVA. M3 Business Engine stocke et utilise ces informations en extrayant les codes pays appropriés à partir du client, d'une adresse de livraison, d'un dépôt, de la société, etc. Une fois la décision de TVA prise et la facture client générée, les codes pays appropriés sont stockés dans la comptabilité générale et réutilisés dans le cadre du processus de déclaration de TVA.

M3 Business Engine automatise la procédure qui détermine l'assujettissement d'une vente ou d'un achat à la TVA. Lorsque vous créez une commande ou une facture client ou lorsque vous enregistrez une facture fournisseur, M3 Business Engine effectue une série de vérifications en arrière-plan. Les vérifications suivantes déterminent la décision de TVA :

La société de la division est-elle enregistrée pour la TVA ?
Le client/fournisseur doit-il déclarer la TVA ?
Le client/fournisseur possède-t-il un numéro d'immatriculation de TVA ?
Quel est le pays correspondant à l'adresse de livraison du client ?
A quel stade du transport le client devient-il propriétaire de la marchandise ?
S'agit-il d'une vente nationale, intracommunautaire ou internationale/hors UE ?
La vente s'inscrit-elle dans un commerce triangulaire impliquant au moins deux états membres de l'UE ?
La société dispose-t-elle d'une représentation fiscale dans le pays de réception de la livraison (pays de destination) ?
Dans le cadre d'une transaction interne à une division, les marchandises sont-elles réparties entre des dépôts appartenant à la même société ou à des sociétés différentes ?

TVA sur les achats

Les entreprises possédant un numéro d'immatriculation de TVA dans leurs pays d'origine sont autorisées à récupérer la TVA sur leurs achats (TVA à recevoir ou TVA acquittée) par rapport à la TVA qu'elles collectent auprès de leurs clients. La suite M3 gère la TVA des factures fournisseur pour toutes les méthodes de saisie suivantes :

Par saisie manuelle
Factures numérisées via Automatic Data Capture (ADC)
Via EDI
Via auto-facturation
A partir d'une facture inter-sociétés créée par une autre société
A partir d'une facture intra-sociétés créée par la société pour son représentant fiscal
Saisie des transactions de facture fournisseur à partir d'une feuille de calcul via l'interface de la comptabilité générale : 'Interface FIM. Ouvrir' (GLS850)

Rappelons que la décision de TVA dépend des pays impliqués. Le fournisseur enregistré dans le programme 'Fournisseur. Ouvrir' (CRS620/E) détermine le pays dont provient la facture.

Il existe de nombreuses méthodes pour traiter chaque facture fournisseur et vous pouvez paramétrer M3 Business Engine pour chacune de ces méthodes. Dans certains pays, vous pouvez valider manuellement le montant de TVA sur la facture fournisseur. Dans d'autres pays, le calcul de la TVA acquittée est automatisé. Dans ce cas, une vérification en ligne compare la TVA réelle enregistrée par rapport à la valeur calculée. M3 Business Engine assure le suivi dans le cadre de la déclaration de TVA de la division.

Lors du traitement des ordres d'achat, M3 Business Engine prend des décisions de TVA préliminaires en fonction des articles et frais ajoutés aux lignes d'ordre d'achat ainsi que du pays chargé de l'approvisionnement. Lorsque la facture arrive et est comparée à l'ordre d'achat, la décision est contrôlée afin de garantir que la TVA est correctement enregistrée dans la comptabilité générale avec les pays de base et pays de provenance/destination appropriés.

TVA non déductible

Les divisions n'ont pas toujours l'autorisation de récupérer l'intégralité de la TVA sur certains biens et services fournis à des entreprises, telles que les dépenses marketing et publicitaires, ou ne sont autorisées qu'à la récupérer partiellement. M3 Business Engine prend en charge cette exigence en utilisant un pourcentage non déductible sur un code TVA spécifique. Ce code TVA peut être associé au compte concerné de la comptabilité générale pour les montants générateurs de TVA (types de compte de TVA 3 à 9). Lors du report du coût facturé sur ce compte, l'utilisateur peut uniquement choisir un code TVA qui produira un ajustement non déductible par rapport à la TVA indiquée sur la facture fournisseur, et éviter que la TVA acquittée soit indûment récupérée.

Impact des représentants fiscaux

Généralement, un représentant fiscal est un résidant local qui accepte de partager la responsabilité pour les taxes payables par une division dans un autre pays. Dans la pratique, cela signifie qu'une entreprise dont le siège se situe dans un pays est enregistrée aux fins de la TVA dans un autre pays. Cette configuration est parfois nécessaire pour échanger avec des clients résidant dans ce pays, et est parfois efficace pour traiter les transactions d'activité liées à la TVA dans un pays étranger. La représentation fiscale est choisie le plus souvent lorsqu'une entreprise ouvre un bureau commercial dans un pays étranger. L'enregistrement aux fins de la TVA signifie que l'entreprise peut récupérer la TVA payée par rapport à des achats locaux. M3 Business Engine prend en charge cette exigence et garantit que, si une entreprise s'enregistre aux fins de la TVA dans un pays étranger, les ventes de marchandises ainsi que la livraison aux clients de ce pays seront considérées comme des ventes nationales. Les achats effectués dans le pays peuvent être traités avec le code du pays de base correct, et la TVA acquittée peut être récupérée. Pour les achats, le contrôle de l'existence d'un représentant fiscal est une procédure manuelle.

En termes de logistique, certaines entreprises livreront depuis un dépôt local. D'autres entreprises ouvrent simplement un bureau commercial et livrent depuis un dépôt de distribution central. M3 Business Engine prend en charge ces deux options d'un point de vue fiscal et légal. Pour représenter le représentant fiscal en tant que 'client' commercial de la division (puisqu'il achète et vend des marchandises détenues par l'entreprise), des transactions de facturation interne peuvent être générées entre les deux entités (client et fournisseur) pour prendre en charge les règles de facturation de TVA, dans la mesure où les marchandises se déplacent entre les pays.

Dans le module M3 Tax Management, la déclaration de TVA est contrôlée par code pays de base et permet à l'entreprise de préparer les états appropriés pour la TVA locale, dans la devise locale valide. Ainsi, dans une entité économique légale (c'est-à-dire une société de la division), vous pouvez créer plusieurs états de TVA, chacun dans la bonne devise locale, lorsque l'entreprise s'est enregistrée aux fins de la TVA dans plusieurs pays.

Dans M3 Business Engine, un représentant fiscal possède le numéro d'immatriculation de TVA d'une société spécifique située dans un autre état membre de l'UE. Pour plus d'informations sur les représentants fiscaux et les scénarios courants qui les impliquent, voir Représentants fiscaux dans M3 et leur impact sur le calcul de la TVA et la facturation interne.

Pays concernés

Le pays du client, le pays de livraison, le pays du fournisseur et l'existence d'un numéro d'immatriculation de TVA sont indispensables pour prendre la décision de TVA finale. Le module M3 Tax Engine stocke et utilise ces informations en extrayant les codes pays appropriés à partir du client, d'une adresse de livraison, d'un dépôt, de la société, etc. Une fois la décision de TVA prise et la facture client générée, les codes pays appropriés sont stockés dans la comptabilité générale et réutilisés dans le cadre du processus de déclaration de TVA.

Pour couvrir tous les types d'échanges internationaux, M3 Business Engine utilise les expressions « pays de base » et « pays de provenance/destination ». La signification de ces pays varie selon le type de transactions d'activité : factures client externes, factures client internes à la division et factures fournisseur externes. M3 Business Engine vérifie chaque pays par rapport à la configuration dans 'Pays. Ouvrir' (CRS045). Le pays est considéré comme un état membre de l'UE si l'option 1 (Intrastat) est sélectionnée dans le champ 'Création Intrastat ou Extrastat' dans l'écran E. Les divisions créent les déclarations de TVA par pays de base dans le programme 'Traitement de TVA' (TXS100).

Les pays impliqués sont enregistrés dans la table de la comptabilité générale (FGLEDG) pour chaque ligne comptable de chaque pièce justificative contenant un compte de comptabilité clients ou de comptabilité fournisseurs défini en tant que compte de TVA. Un compte de TVA est un compte appartenant à l'un des deux types de comptes de TVA 1 ou 2 dans le programme 'Identité comptable. Ouvrir' (CRS630). Les comptes correspondant aux montants générant de la TVA (montants de base de TVA) appartiennent aux types de comptes de TVA 3 à 9.

Sur les factures transmises aux clients externes :

Pays de base : pays depuis lequel une division livre physiquement des marchandises.
- En cas d'absence de dépôt de livraison : il s'agit du pays de la société vendeuse.
- S'il existe un représentant fiscal dans le pays de destination : il s'agit du pays du représentant fiscal (identique au pays de destination).
Pays de destination : pays de l'adresse de livraison du client
Remarque
Les factures client créées manuellement dans les programmes 'Facture client. Saisir manuellement' (ARS120), 'Facture d'intérêts de retard. Ouvrir' (ARS160) et 'Immobilisation. Vendre' (FAS130) n'ont aucun dépôt de livraison spécifié. Pour les commandes de vente, d'intervention et de vente de maintenance, le fait générateur de la taxe et l'utilisation d'une adresse intermédiaire affectent les pays identifiés par M3 Business Engine en tant que pays de base et pays de destination.

Sur les factures client internes à la division (facturation MUC) :

Pays de base :
- Si la facture concerne des ventes au sein de l'établissement ou de la même société : pays du dépôt de livraison.
- Si la facture concerne des ventes entre deux sociétés : pays du dépôt de vente, et non le pays correspondant à la livraison physique.
- S'il existe un représentant fiscal défini pour la combinaison pays de destination/pays du dépôt de livraison : pays du représentant fiscal (identique au pays de destination).
Pays de destination : le pays correspondant à l'adresse de livraison de l'établissement acheteur.

Sur les factures provenant de fournisseurs externes

Pays de base : le pays qui reçoit les marchandises.
Pays de provenance : pays à partir duquel le fournisseur a physiquement livré les marchandises.

Utilisation d'adresses intermédiaires

Les divisions domiciliées dans des pays hors UE et qui enregistrent la TVA au sein de l'UE doivent enregistrer la TVA, les livraisons intracommunautaires et les transactions Intrastat pour le pays par lequel leurs marchandises (destinées aux clients européens) pénètrent à l'origine le marché européen. Lorsque des marchandises provenant d'un pays hors UE pénètrent le port d'un état membre, ce port est considéré comme étant l'adresse intermédiaire, et M3 Business Engine utilise le pays correspondant à cette adresse comme pays de base dans la décision de TVA. La seule exception se produit lorsque le dépôt de livraison ou le dépôt principal de l'établissement vendeur (selon le déclencheur MUC ; voir la section Récupération du numéro d'immatriculation de TVA) dispose d'un représentant fiscal dans le pays du client. Dans ce cas, le pays du représentant fiscal est le pays de base, quelle que soit l'adresse intermédiaire. Pour une description de la configuration des représentants fiscaux nécessaire ainsi que des exemples, voir Représentants fiscaux dans M3 et leur impact sur le calcul de la TVA et la facturation interne.

Impact du fait générateur de la taxe

M3 Business Engine peut utiliser une adresse intermédiaire ou l'adresse de livraison finale au client lors de la prise de décision de TVA concernant l'approvisionnement des marchandises. Le fait générateur de la taxe sélectionné dans les conditions de livraison dans 'Conditions de livraison. Ouvrir' (CRS065) et associé à la commande, détermine le pays utilisé en tant que pays de livraison final.

Si les clients sont responsables des marchandises lorsque celles-ci quittent le stock du fournisseur, M3 Business Engine considère que le pays de destination et le pays de base sont identiques.
Si l'acheteur est responsable des marchandises lorsque celles-ci sont reçues à l'adresse de transport du client, M3 Business Engine considère que le pays de destination et le pays correspondant à l'adresse intermédiaire sont identiques. Si aucune adresse intermédiaire n'est indiquée, le pays de destination et celui de l'adresse de livraison du client sont considérés comme identiques.
Si le client est responsable des marchandises lorsque celles-ci sont reçues à l'adresse finale du client. En matière de TVA, M3 Business Engine considère le pays de destination comme étant le même que le pays de l'adresse de livraison du client.

Cette fonction est mise en place pour les commandes de vente, d'intervention et de vente de maintenance.

Récupération de « notre » numéro d'immatriculation de TVA

Si les clients sont externes à la division, M3 Business Engine extrait le numéro d'immatriculation de TVA de la société (notre numéro) pour les factures, les livraisons intracommunautaires et les transactions Intrastat selon les chemins de recherche suivants :

Priorité 1 : A partir du fournisseur interne (lors de la livraison des marchandises aux clients) sélectionné pour le représentant fiscal dans 'Représentation fisc. Ouvrir' (TXS030).
Priorité 2 : A partir du dépôt de livraison dans 'Dépôt. Ouvrir' (MMS005), identifié par le fournisseur interne sélectionné pour le dépôt de livraison, à condition qu'un dépôt soit spécifié sur la facture.
Priorité 3 : A partir de la société dans 'Division. Connecter société' (MNS100/G).

Si les clients sont externes à la division, M3 Business Engine extrait « notre » numéro d'immatriculation de TVA pour les transactions de facture et Intrastat selon les chemins de recherche suivants :

Priorité 1 : A partir du client sélectionné pour le dépôt de réception dans l'écran (MMS005), si un dépôt est spécifié sur la facture.
Priorité 2 : A partir de la société dans (MNS100/G).

Récupération de « votre » numéro d'immatriculation de TVA

Si les clients sont externes à la division, M3 Business Engine extrait le numéro d'immatriculation de TVA du client (votre numéro) selon les chemins de recherche suivants :

Priorité 1 : A partir de l'adresse de livraison du client.
Priorité 2 : A partir du client dans 'Client. Ouvrir' (CRS610/J).

Si les clients sont externes à la division, M3 Business Engine extrait 'votre' numéro d'immatriculation de TVA à partir du fournisseur dans le programme 'Fournisseur. Ouvrir' (CRS620/E).

Suppression de la TVA

Dans certains cas, en raison d'accords entre pays, il peut s'avérer nécessaire de modifier la décision de TVA par défaut de M3 Business Engine. Par exemple, les livraisons en provenance de Suisse et à destination du Liechtenstein sont assujetties à la TVA, tout comme les exportations depuis la Russie vers d'autres pays. La division gère ces exceptions en cochant la case 'Remplacer TVA' pour les codes TVA appropriés dans le programme 'Code TVA. Ouvrir' (CRS030/E). M3 Business Engine calcule alors systématiquement la TVA pour ce code TVA, même si la décision prise en matière de TVA dans les pays des parties concernées s'avère négative.