Création d'un avis de paiement pour les factures client ouvertes avant la date d'échéance

Ce document explique comment créer un avis de paiement, c'est-à-dire une liste de factures en cours proches de leurs dates d'échéance, pour un ou plusieurs payeurs/clients.

Les avis de paiement permettent de rappeler au payeur les paiements à venir afin d'éviter les complications liées au retard de paiement. Cette mesure présente des avantages à la fois pour le payeur et pour la division, en particulier si le montant facturé est très élevé. Dans les pays latins, les avis de paiement sont largement utilisés pour rappeler aux clients d'accepter et de renvoyer les traites qu'ils ont reçues dans les délais convenus.

Résultat

Un avis de paiement est créé et imprimé et affiche toutes les factures impayées de la comptabilité clients qui arriveront à échéance dans un certain nombre de jours, par payeur ou client et par devise.

Les informations suivantes sont incluses, à l'exception des commentaires d'ouverture et de clôture :

Numéro de facture, date de facturation, date d'échéance, devise et montant en cours. Des informations sur le payeur et la référence département crédit de l'expéditeur sont également extraites de Client. Ouvrir (CRS610).

Vous pouvez vérifier les factures incluses dans l'avis dans le programme 'Compta. clients. Afficher infos suppl' (ARS250), même après la suppression de cet avis dans 'Avis de paiement. Ouvrir proposition' (ARS180).

Vous pouvez envoyer l'avis de paiement aux payeurs comme relance pour leur rappeler que les factures arriveront bientôt à échéance.

Aucune nouvelle transaction n'est créée. L'avis de paiement est enregistré dans les fichiers de relevé suivants : FADVI1 (liste des noms et statuts de tous les relevés), FADVI2 (liste des payeurs) et FADVI3 (liste des factures).

L'avis de paiement est automatiquement affecté au numéro de catégorie d'information 207 et enregistré sous son numéro d'avis.

Codes de blocage utilisés

Lorsqu'une facture donnée est incluse dans l'avis imprimé, elle a le statut 8 (Incluse) dans la proposition ou 9 (Incluse dans l'avis de paiement final) dans le fichier de comptabilité clients (FSLEDG). Cela empêche d'inclure cette facture dans une autre proposition d'avis de paiement.

Cependant, si la facture ou le payeur est bloqué(e) ou supprimé(e) dans la proposition, le statut de la ou des factures appartenant au payeur est redéfini sur 0 (Non bloqué) dans le fichier de comptabilité clients.

Remarque

Ce code de blocage peut être modifié manuellement pour chaque facture dans 'Comptabilité clients. Afficher' (ARS200).

Avant de commencer

  • Les conditions préalables répertoriées dans Gestion des dettes des clients doivent être remplies.
  • Vous devez définir un numéro de série de type 50 sous le numéro de série 3 pour l'avis de paiement dans 'Numéros de série. Ouvrir' (CRS165).
  • Un client/payeur doit être enregistré dans le programme 'Client. Ouvrir' (CRS610).
  • Il doit exister des enregistrements ouverts dans la comptabilité clients pour ce payeur.
  • Si vous souhaitez utiliser des textes standards pour les commentaires d'introduction et de clôture dans l'avis de paiement par langue, vous devez les définir au préalable dans le programme 'Règle d'avis de paiement. Saisir texte' (ARS035).

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Création d'une proposition d'avis de paiement

    Créez une proposition dans le programme 'Avis de paiement. Ouvrir proposition' (ARS180) en indiquant jusqu'à onze critères de sélection différents.

  2. Ajuster la proposition d'avis de paiement

    Ajustez la proposition en bloquant ou en supprimant des payeurs ou des factures afin de les exclure de l'avis final. Cette opération s'effectue dans l'écran (ARS185) et (ARS186) ; vous pouvez appeler ces programmes via (ARS180).

    Vous pouvez également ajouter ou modifier les commentaires d'ouverture et de clôture à imprimer sur l'avis de paiement dans l'écran (ARS185), que vous pouvez appeler via (ARS180). Si des textes standard sont définis, ils sont automatiquement extraits mais ne peuvent pas être modifiés. Voir la section Avant de commencer.

  3. Créer l'avis de paiement final

    Créez et imprimez l'avis en confirmant la proposition dans l'écran (ARS180). Remarque : l'avis ne peut pas être modifié ni vérifié dans cet écran après avoir été imprimé.

  4. Envoi de l'avis de paiement au payeur

    Envoyez l'avis de paiement au payeur concerné. Cet avis étant enregistré sous un numéro de catégorie d'information, il peut ensuite être supprimé dans l'écran (ARS180) ; voir la section Résultats.

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