Présentation sur mesure des soldes de la comptabilité générale

Résultat

Les soldes sont stockés dans le fichier de solde de la comptabilité générale (FBAVAL), selon les définitions des clés de solde et des structures comptables. Les informations sont disponibles en ligne dans le programme 'Fichier balance CG. Afficher' (GLS215) et via le générateur d'états M3.

Saisissez une période dans l'écran (GLS215/B) et sélectionnez une clé de solde avec un modèle de colonne afin d'analyser les informations. Utilisez la fonction Zoom dans l'écran (GLS215) pour extraire le détail des transactions d'origine pour chaque solde.

Utilisez les clés de solde pour sélectionner des informations lors de la définition des modèles d'état dans Etat. Ouvrir (RGS600). Dans le générateur d'états en ligne, via Utilisateur. Affichage pour Distrib Etat (RGS220), vous pouvez également partir des totaux d'un état pour remonter jusqu'au détail des transactions dans Comptabilité Gén. Affichage Transactions (GLS210).

Pour plus d'informations concernant l'impact sur le système, reportez-vous aux documents mentionnés dans la section Voir également.

Avant de commencer

• Vous avez identifié les besoins de la division en matière de contrôle et d'états financiers dans différentes situations.
• Les identités comptables sont définies dans Identité Comptable. Ouvrir (CRS630).
• La case ''Mise à jour fichier de solde'' doit être cochée dans Budget. Ouvrir (BUS100/E) pour les budgets à inclure dans le fichier de solde.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Dénomination des niveaux de structure comptable

   Les clés de solde prédéfinies vous permettent de présenter les valeurs par segment comptable dans un ordre croissant. En créant vos propres clés de solde avec des structures comptables, vous pouvez regrouper et cumuler des valeurs dans un modèle hiérarchique correspondant à votre organisation, par exemple.

   Commencez par définir l'ensemble des niveaux à utiliser pour la division ou la société dans le programme Structure comptable. Définir niveau (CRS647). Dans la pratique, cela signifie que vous attribuez un nom ou un en-tête à chaque niveau par langue, et spécifiez à quel segment comptable les niveaux sont réservés.

   Vous pouvez définir jusqu'à neuf niveaux. Toutefois, dans la réalité, une structure à trois ou quatre niveaux est suffisante dans la plupart des cas.

2. Création des structures comptables

   Commencez par créer les structures elles-mêmes dans Structure comptable. Ouvrir (CRS645). La première étape consiste à sélectionner le segment comptable choisi pour les niveaux et à affecter une désignation paramétrable à chaque niveau. (Ces désignations seront affichées dans le fichier de solde.) L'étape suivante permet d'associer une ou plusieurs identités comptables ou d'autres structures comptables à chaque niveau. (Pour le niveau 1, seules des identités comptables peuvent être sélectionnées.) L'intérêt est de regrouper des identités et structures non séquentielles.

   Vous pouvez ajouter la possibilité de créer des états en ajoutant des structures comptables comprenant d'autres segments comptables.

3. Création d'une clé de solde et liaison à une structure comptable

   Les clés de solde fonctionnent en tant que filtres que vous pouvez sélectionner pour extraire des valeurs du fichier de solde de la comptabilité générale. Les clés de solde 1 à 8 sont prédéfinies. Elles consistent en des segments comptables aux diverses combinaisons et sont automatiquement activées.

   Toutefois, en plus de ces clés, vous pouvez créer et activer manuellement jusqu'à 91 clés de solde paramétrables dans Clés Fichier de solde CG. Ouvrir (GLS690). Parmi les valeurs de clé que vous pouvez inclure figurent les niveaux de structure comptable définis dans l'activité 1.

4. Renseignement de la clé de solde

   Après avoir créé une clé de solde, vous devez la renseigner, c'est-à-dire récupérer les valeurs de la comptabilité générale pour cette nouvelle clé de solde dans 'Fichier balance CG. Màj avec résultat' (GLS915). Pour les valeurs budgétaires, le programme 'Fichier balance CG. Màj avec budget' (GLS920) est utilisé.

5. Créer un modèle de colonne

   En plus des définitions des segments de balance, vous devez définir les colonnes à afficher pour chaque segment en créant un modèle. Ce modèle spécifie les en-têtes à utiliser, les types de montants à afficher et les budgets à partir desquels les valeurs budgétaires doivent être extraites.

   Cette opération doit être réalisée dans le programme 'Modèle colonne - Demande solde. Ouvrir' (GLS216).

6. Définitions pour l'extraction des soldes de la comptabilité générale

   Les soldes sont stockés dans le fichier de solde de la comptabilité générale (FBAVAL), selon les définitions des clés de solde et des structures comptables. Les informations sont disponibles en ligne dans le programme 'Fichier balance CG. Afficher' (GLS215) et via le générateur d'états M3.

   Des mises à jour du fichier de solde de la comptabilité générale peuvent être déclenchées manuellement.

Exemple : Comment utiliser les structures comptables dans les clés de solde

Votre organisation ressemble à ce modèle :

Lisa Wilks, Directrice
Ventes		Marketing
Christina Anderson	John Smith	Sara Dupont	David Mueller

Vous souhaitez analyser les informations par employé au niveau le plus bas possible, et par responsable de la direction au niveau le plus élevé. Chaque employé est enregistré en tant que centre de coûts distinct (segment comptable 2) dans votre plan comptable. Par conséquent, vous basez tous les niveaux sur le segment comptable 2 et définissez les noms suivants dans le programme Structure comptable. Définir niveau (CRS647) :

• Niveau 1 : Employé
• Niveau 2 : Département
• Niveau 3 : Responsable

Vous créez ensuite chaque niveau dans Structure comptable. Ouvrir (CRS645). Les niveaux sont tous basés sur le segment comptable 2, puisque le niveau de base doit inclure les centres de coûts de ce segment.

• Niveau 1 : Personnel Ventes
• Niveau 1 : Personnel Marketing
• Niveau 2 : Département Ventes
• Niveau 2 : Département Marketing
• Niveau 3 : Wilks, Directrice

Vous associez ensuite les identités ou structures comptables à chaque niveau, dans le même programme :

• Niveau 1 : Personnel Ventes : Centres de coûts Anderson, Christina ; Smith, John
• Niveau 1 : Personnel Marketing : Centres de coûts Dupont, Sara ; Mueller, David
• Niveau 2 : Département Ventes : Structure comptable Personnel Ventes
• Niveau 2 : Département Marketing : Structure comptable Personnel Marketing
• Niveau 3 : Wilks, Directrice : Structures comptables Département Ventes et Département Marketing

Vous créez une nouvelle clé de solde dans Clé fichier balance CG. Ouvrir (GLS690), réservée aux valeurs réelles (résultat). Dans l'écran F, sélectionnez les niveaux de structure comptable ainsi que les segments comptables dont les valeurs doivent s'afficher. Ces informations sont classées en leur affectant un numéro :

• 10 Direction
• 20 Département
• 30 Employé
• 40 Segment comptable 2 (centre de coûts)
• 50 Segment comptable 1 (compte d'activité)

Lorsque la clé de solde est sélectionnée avec un modèle de colonne (voir ci-dessous) dans 'Fichier balance CG. Afficher' (GLS215), l'enregistrement 'Wilks, Directrice' est désormais affiché avec les montants cumulés pour la période sélectionnée. A l'aide de l'option Zoom, vous pouvez développer la structure entière, avec des totaux affichés pour chaque niveau :

• Wilks, Directrice
  • Département Ventes
    • Anderson, Christina
    • Smith, John
  • Département Marketing
    • Dupont, Sara
    • Mueller, David

Au niveau des centres de coûts, vous pourrez désormais accéder au détail de chaque transaction individuelle.