Enregistrement et recodification des factures fournisseur avec rapprochement des factures d'OA via APS450MI

Workflow

1. Une facture correspondant à un ordre d'achat est d'abord saisie dans le compte de compensation à l'aide du type de lot de facture 20 ('Facture fournisseur normale').
   • Transaction API AddHead pour la transaction d'en-tête.
   • Transaction API AddLine pour la transaction de TVA.
2. La facture est recodifiée et rapprochée à l'aide du type de lot de factures 25 ('Recodifier').
   • Transaction API AddHeadRecode avec numéro de série de pièce justificative extrait de la facture préliminaire et du rapprochement de facture défini sur 1 ('Rappr. facture au niveau ligne').
   • La transaction API AddLineRecode est utilisée pour le type de ligne de facture 8 ('Ligne comptable'). Elle est déstinée au compte de compensation et à la comptabilisation des écarts.
   • La transaction API AddLine est utilisée pour le type de ligne 1 ('Article'), 2 ('Frais de commande') et 5 ('Frais de ligne').
3. La facture est définie comme approuvée pour le paiement quand elle est intégralement rapprochée au moyen de l'API APS110MI (Recodifcation de la facture fournisseur).

   Transaction API ApproveInvoice

4. La facture est validée et mise à jour à l'aide de l'API APS455M (Lot de factures fournisseur soumis).

   Transaction API ValidateByBatchNo

5. Le statut de facture 78 ('Echec recodification rappr. fact.') est défini lorsque la recodification et le rapprochement n'ont pas pu être menés à terme. Cela peut se produire lorsque les marchandises n'ont pas été réceptionnées ou si des écarts existent et que la facture ne s'équilibre pas. Dans ce cas, la transaction de recodification de facture doit être supprimée à l'aide de la transaction API DltInvoice (APS450MI), corrigée dans le système tiers et rechargée avec la transaction APS450MI. Les messages d’erreur qui expliquent la raison du statut 78 sont enregistrés dans l’en-tête dans (APS450). Les messages d’erreur détaillés sont enregistrés dans 'Message par courrier détaillé. Ouvrir' (CMS421) et le message d’application activé via le type de message d’application 147 est créé dans 'Paramètres - Message d’application' (CRS424).

Résultat

• La facture fournisseur préliminaire est généralement définie comme non approuvée pour paiement en fonction de la configuration de la fonction GCF 'AP50' dans 'Fonction GCF. Ouvrir' (CRS405).
• La facture fournisseur recodifiée est rapprochée avec les réceptions de marchandises et des écritures comptables de rapprochement de facture sont créées.
• La facture est approuvée pour paiement.

Restrictions

• Tout rapprochement de facture exécuté selon ce processus ne peut être exploité qu'après réception des marchandises. Aucune recodification et aucun rapprochement ne sont possible avant la réception des marchandises.
• La recodification de factures fournisseur avec rapprochement des factures d’OA à l’aide de (APS450MI), y compris les majorations de taxe sur les ventes (élément de calcul du prix de revient avec opérateur 90 ou 91) est gérée comme suit :
  • La taxe sur les ventes est ajoutée au type de ligne 3 (TVA/taxe) dans les factures fournisseur, y compris les taxes. La majoration fiscale n’est pas ajoutée.
  • La taxe autocotisée est automatiquement calculée sur les factures fournisseur hors taxe. La majoration fiscale n’est pas ajoutée dans (APS450MI). La facture est automatiquement créée s’il n’existe aucun écart et si le paramètre '420 Créer auto écritures' lorsque la taxe est exclue' est défini sur 1 (Automatique) dans (APS905).
  • La facture reste dans le compte de compensation lorsque la facture fournisseur exclut la taxe et le paramètre '420 Créer auto écritures comptables lorsque la taxe exclue' est définie sur 0 (Manuel) dans (APS905). Le statut dans 'Lot de factures fourn. Ouvrir' (APS450) est défini sur 78 ('Echec recodification rapprochement facture'). La facture doit alors être recodifiée manuellement dans (APS110).
• La création automatique des immobilisations préliminaires ne peut pas être effectuée au moyen de ce processus. Si des écritures comptables du rapprochement de facture sont créées en rapport avec un compte d'immobilisations, le statut de la facture est défini sur 78 ('Echec recodification rappr. fact.'). La facture doit alors être recodifiée manuellement dans (APS110).
• Un seul message d’erreur par facture est enregistré dans l’en-tête dans (APS450) et dans (CMS421) en cas d’échec de la recodification. Ceci est dû au fait que lorsqu’une erreur est détectée, le processus de rapprochement s’arrête.