Définition d'un état

Avant de commencer

• Vous devez connaître l'objectif de l'état et les informations qu'il va afficher. Cela nécessite une connaissance approfondie du plan comptable et du système financier de votre division.
• Les données financières, les résultats et le budget doivent être renseignés et mis à jour dans le fichier de solde.
• La ou les clés de solde doivent être définies dans Clés Fichier de solde CG. Ouvrir (GLS690). Ces clés sont spécifiées par état et, si nécessaire, par ligne d'état. Elles déterminent les informations à récupérer pour l'état.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Définition de l'en-tête d'un état

   L'en-tête de l'état est défini dans Etat. Ouvrir (RGS600). Il contient des informations d'ordre général : nom et clé de solde à utiliser, définition du format, mode d'impression de l'état, contenu de l'en-tête et du pied de page et sélection générale des informations à inclure dans l'état.

2. Définition des lignes

   Les lignes sont définies dans Ligne. Ouvrir (RGS620). Ces lignes désignent les blocs horizontaux d'un état. Pour chacune d'elles, définissez les valeurs à sélectionner et leur mode d'affichage dans l'état.

   Vous pouvez définir :

   • Des lignes de texte, c'est-à-dire des lignes contenant du texte au lieu de nombres, utilisées par exemple pour insérer une ligne d'en-tête entre deux lignes.
   • Des lignes de détails affichant différents types de valeurs.

     Exemple : Vous pouvez définir une ligne pour afficher les revenus en Europe.

   • Des lignes de calcul, affichant le résultat d'un calcul. Le calcul peut récupérer des valeurs dans les lignes de détails et d'autres lignes de calcul.

     Exemple : Si deux lignes sont définies pour afficher les revenus en Europe et en Asie, vous pouvez définir une ligne de calcul pour afficher le revenu total pour ces deux régions.

   • Lignes externes, affichant les valeurs d'une ligne issue d'un autre état.

3. Définition des colonnes

   Les colonnes sont définies dans Colonne. Ouvrir (RGS610). Ces colonnes désignent les blocs verticaux d'un état. Pour chaque colonne, vous définissez les valeurs à sélectionner et leur mode d'affichage dans l'état.

   Vous pouvez définir :

   • Des colonnes de texte affichant du texte. Lors de la définition de l'en-tête de l'état, une colonne de texte '00' se crée automatiquement. Elle se situe à l'extrême gauche de l'état et contient automatiquement le texte de ligne (en-têtes de ligne) spécifié pour chaque ligne de l'état. Cette colonne peut être déplacée si nécessaire.
   • Colonnes Détails affichant différents types de valeurs, tels que les résultats de la définition de la ligne.

     Exemple : Si deux lignes sont définies pour afficher les revenus en Europe et en Asie, la colonne peut être définie pour afficher le résultat de chaque région sur une certaine période.

   • Colonnes de pourcentages, affichant dans une colonne des valeurs de ligne en tant que pourcentages de la valeur d'une ligne spécifique de cette même colonne.

     Exemple : Vous pouvez définir une colonne affichant le pourcentage des revenus en Europe et en Asie (à l'aide de la valeur contenue dans une troisième ligne affichant les revenus totaux de ces deux régions).

   • Colonnes de calcul, affichant le résultat d'un calcul. Le calcul peut récupérer des valeurs depuis les colonnes de détails et d'autres colonnes de calcul.

     Exemple : Si une colonne affiche les revenus de la période A et qu'une autre colonne affiche les revenus de la période B, la colonne de calcul peut afficher la différence de revenu entre les deux périodes.

4. Définition des cellules

   Les cellules sont définies dans Cellule. Ouvrir (RGS630). Une cellule constitue un bloc individuel associant une colonne à une ligne de l'état.

   Vous pouvez définir :

   • Des cellules de calcul, affichant la valeur d'un calcul. Le calcul peut récupérer des valeurs dans d'autres cellules.
   • Cellules de texte, affichant du texte.

5. Contrôler le format d'état

   Lorsqu'un état est défini, vous pouvez contrôler son format afin de vérifier si son apparence vous convient. Vous pouvez afficher un aperçu de l'état dans 'Imprimer proposition de format' (RGS650), accessible en sélectionnant l'option 21 (Proposition de format) dans 'Etat. Ouvrir' (RGS600) pour l'état que vous souhaitez contrôler. Une fois l'état imprimé, vous pouvez contrôler le texte des lignes, les en-têtes et la largeur des colonnes et le format général.

Conseils

• Copier un état entre des divisions

  Vous pouvez copier un état d'une division vers une autre, ou d'une société vers une autre. Vous pourrez ainsi gagner beaucoup de temps si différentes divisions/sociétés utilisent le même état.

  Cette copie s'effectue dans Etat. Ouvrir (RGS600) en appuyant sur la touche F14 (Récup état). F14 démarre (RGS600/I), et vous spécifiez le nom de l'état, l'état à copier et son origine. Lors de la copie, vous pouvez également modifier des données dans l'état, ce qui peut s'avérer utile notamment si la nouvelle division utilise d'autres clés de solde. Notez que la copie doit avoir lieu dans la division dans laquelle vous souhaitez que cette copie soit enregistrée.

• Imprimer la définitions d'un état

  Vous pouvez imprimer les définitions relatives à un état. Cette opération est utile si vous souhaitez réexaminer les définitions d'un état sur papier pendant sa conception.

  L'impression démarre dans Etat. Imprimer Définitions (RGS640), accessible à l'aide de l'option 6 (Imprimer) dans l'écran (RGS600). Dans l'écran (RGS640), choisissez les états ainsi que les informations que vous souhaitez imprimer. Vous pouvez choisir d'imprimer les informations suivantes : E : Informations d'ordre général sur l'état, F : Définition du formulaire et des paramètres d'impression, G : Informations contenues dans l'en-tête et le pied de page, H : Valeurs présélectionnées à imprimer, 1 : Définitions des colonnes, 2 : Définitions des lignes et 3 : Définitions des cellules.

• Renuméroter les lignes d'un état

  Si vous définissez de nouvelles lignes dans un état existant et que ces lignes seront insérées parmi les lignes existantes, vous pouvez renuméroter toutes les lignes. Renumérotez les lignes dans Ligne. Ouvrir (RGS620), à l'aide de la touche de fonction F10 (Renuméroter) et en spécifiant la valeur d'intervalle. Notez que, lors de cette opération, les lignes incluses dans les calculs de ligne et de cellule sont également automatiquement renumérotées.

  Exemple : Un état contient les lignes 10, 15, 20, 22, 25 et 30, la ligne 22 étant nouvelle. Vous pouvez spécifier l'intervalle 10 dans l'écran (RGS620). Les nouveaux numéros de ligne seront alors 10, 20, 30, 40, 50, 60 et 70.

• Créer une ligne de remplacement

  Vous pourrez parfois vouloir imprimer une ligne à différents emplacements, c'est-à-dire dans plusieurs lignes de l'état selon la valeur de cette ligne. Pour cela, vous pouvez définir une ligne de remplacement.

  Créez une ligne de remplacement dans Ligne. Ouvrir (RGS620) en sélectionnant l'option Ouvrir pour la ligne que vous souhaitez moduler. Dans l'écran E, spécifiez le numéro de ligne de remplacement dans le champ portant le même nom, ainsi que la condition d'activation de ce numéro de ligne de remplacement.

  Les lignes de remplacement peuvent être utilisées dans un compte chèques, lorsque le solde doit s'afficher au crédit ou au débit s'il est respectivement positif ou négatif. Les transactions inter-divisions peuvent également s'afficher de cette manière.

• Créer une référence

  Il est possible de définir une série d'états qui sera automatiquement générée et imprimée dès que vous démarrez l'impression de l'état de base. Activez cette fonction en spécifiant dans le champ 'Référence' l'état que vous souhaitez voir s'imprimer automatiquement dans 'Ligne. Ouvrir' (RGS620/E) dans l'une des lignes de l'état de base.

  Vous pouvez également activer la fonction de référence pour les états incluant des lignes externes. Cela s'explique par le fait que, pour que la fonction de ligne externe soit opérationnelle, l'état contenant les informations utilisées par la ligne externe doit être généré avant celui correspondant à la ligne externe. Spécifiez l'état correspondant à la ligne externe dans le champ 'Référence' de l'état contenant les informations.