Créer des colonnes

Avant de commencer

• Un en-tête d'état doit être créé dans Etat. Ouvrir (RGS600).
• Lors de la définition d'une formule de calcul, les colonnes utilisées comme base du calcul doivent être créées dans Colonne. Ouvrir (RGS610).
• Lors de la définition d'une colonne de pourcentages, un état ainsi que les lignes correspondantes doivent être créés, puisqu'une cellule de l'état joue le rôle de dénominateur.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Démarrez Etat. Ouvrir (RGS600/B).

2. Sélectionnez l'option 11 (Colonnes) pour l'état à traiter, pour démarrer Colonne. Ouvrir (RGS610/B).

3. Dans l'écran (RGS610/B), définissez la séquence d'écrans sur E1. Créez une nouvelle colonne en saisissant un nombre entre 01 et 25 et en sélectionnant Nouveau. (Notez que la colonne 00 est créée automatiquement lors de la définition d'un en-tête d'état. La colonne 00 affichera le texte de ligne (en-tête) spécifié pour chaque ligne dans Ligne. Ouvrir (RGS620).

4. Sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Pour déplacer la colonne de texte (généralement la colonne '00'), passez à l'étape 5.
   • Pour créer une colonne de détails, passez à l'étape 7.
   • Pour créer une colonne de calcul, passez à l'étape 15.
   • Pour créer une colonne de pourcentages, passez à l'étape 21.

   Déplacer une colonne de texte

5. Dans l'écran (RGS610/B), sélectionnez l'option 7 (Renommer) pour la colonne de texte que vous voulez déplacer (la colonne 00 est une colonne de texte par défaut).

6. Dans l'écran R, spécifiez le nouveau numéro de la colonne et appuyez sur Entrée. Par exemple, si l'état est constitué des colonnes 00, 01 et 02 et que vous souhaitez que la colonne 00 s'affiche plus à droite dans l'état, vous pouvez indiquer 03 en tant que nouveau numéro de colonne.

   Créer une colonne de détails

7. Dans l'écran (RGS610/B), spécifiez un numéro de colonne et sélectionnez Nouveau.

8. Dans les trois champs d'en-tête, saisissez un texte ou un code qui fera office d'en-tête pour cette colonne.

9. Spécifiez le type de colonne 1 (Colonne Détails).

10. Spécifiez le format de la colonne à l'aide des champs de l'écran E. Appuyez sur Entrée.

11. Dans Colonne. Spécifier (RGS611/E), indiquez dans les champs les valeurs correspondant aux type de valeur, code de débit/crédit et transactions externes/internes, année/période de début et année/période de fin, pour déterminer les montants et types de transactions à afficher dans cette colonne. Si nécessaire, indiquez le numéro de budget et sa version. (Notez que les valeurs spécifiées ici remplaceront celles spécifiées pour les lignes.) Appuyez sur Entrée.

12. Dans l'écran F, sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Si vous voulez limiter la sélection des informations incluses dans la colonne, passez à l'étape 13.
    • Appuyez sur F3 pour revenir à l'étape 4.

13. Spécifiez l'identité d'un intervalle et sélectionnez Nouveau.

14. Dans l'écran G, spécifiez un intervalle de valeurs à l'aide des champs Début et Fin des différents champs inclus dans la clé de solde. Seules les informations des valeurs comprises dans l'intervalle seront incluses dans la colonne. (Notez que les valeurs spécifiées ici remplaceront celles spécifiées pour les lignes.) Appuyez sur Entrée. Si nécessaire, spécifiez davantage d'intervalles, ou appuyez sur F3 et revenez à l'étape 4.

    Créer une colonne de calcul

15. Dans l'écran (RGS610/B), spécifiez un numéro de colonne et sélectionnez Nouveau.

16. Dans les trois champs d'en-tête, saisissez le texte ou le code qui fera office d'en-tête pour cette colonne.

17. Spécifiez le type de colonne 2 (Colonne de calcul).

18. Spécifiez le format de la colonne à l'aide des champs de l'écran E. Appuyez sur Entrée.

19. Dans Colonne. Spécifier Calculs (RGS612/B), définissez le calcul. Pour cela, spécifiez l'opérateur, le numéro de ligne et le facteur de chaque colonne incluse dans le calcul. (Voir des exemples ci-dessous décrivant la méthode de définition de différents calculs. Notez que les valeurs spécifiées ici remplaceront celles spécifiées pour les lignes.)

20. Appuyez sur Entrée et sur F3. Revenez à l'étape 4.

    Définir une colonne de pourcentages

21. Dans l'écran (RGS610/B), spécifiez un numéro de colonne et sélectionnez Nouveau.

22. Dans les trois champs d'en-tête, saisissez le texte ou le code qui fera office d'en-tête pour cette colonne.

23. Spécifiez le type de colonne 1 (Colonne Détails).

24. Spécifiez le format de la colonne à l'aide des champs de format de l'écran E.

25. Spécifiez les numéros de ligne et de colonne dans les champs 'Ligne de cellule' et 'Colonne de cellule' pour la cellule qui sera le dénominateur dans la colonne de pourcentages. Appuyez sur Entrée.

Exemple – Colonne Détails

La procédure de définition d'un intervalle de périodes dans une colonne est illustrée dans l'exemple suivant :

Exemple 1 – Définition de la période en années

Année/période de début	=	=
Année/période de fin	=	=

Le symbole '=' représente l'année et la période indiquées dans la demande d'état.

Si 0310 est saisi lors de la demande d'état, ce nombre correspond à :

Année/période de début	03	10
Année/période de fin	03	10

Exemple 2 – Définition de la période 'Cumulée jusqu'à et y compris' en années

Année/période de début	=	01
Année/période de fin	=	=

Pour 'Année/période début', '01' remplace '=', ce qui signifie que la colonne comprend la valeur de la période 01 jusqu'à, et y compris, la période indiquée dans la demande d'état.

Si 0310 est saisi lors de la demande d'état, ce nombre correspond à :

Année/période de début	03	01
Année/période de fin	03	10

Exemple 3 – Définition de la période de l'année précédente

Année/période de début	-01	=
Année/période de fin	=	=

Le symbole '=' du champ correspondant à l'année a été remplacé par '-01', signifiant qu'il convient de retrancher 1 à l'année indiquée dans la demande d'état.

Si 0310 est saisi lors de la demande d'état, ce nombre correspond à :

Année/période de début	02	10
Année/période de fin	03	10

Notez que le champ d'aide fournit davantage de possibilités.

Exemple - Colonne de calcul

Les exemples ci-dessous montrent la méthode de définition de différents types de calcul.

Exemple 1 – Cumul de deux colonnes

Pour ajouter la colonne 010 à la colonne 020 et afficher la somme dans la colonne 030, les valeurs suivantes doivent être spécifiées dans l'écran (RGS612/B) pour la colonne 030 :

Opérateur	Colonne	Facteur
+	010
+	020

Exemple 2 – Cumul de plus de deux colonnes

Pour ajouter la colonne 010 à la colonne 040 et afficher la somme dans la colonne 060, les valeurs suivantes doivent être spécifiées dans l'écran (RGS612/B) pour la colonne 060 :

Opérateur	Colonne	Facteur
+	010
:	040

Exemple 3 – Parties de colonnes

Pour ajouter la colonne 010 à 67 % de la colonne 020 et afficher la somme dans la colonne 030, les valeurs suivantes doivent être spécifiées dans l'écran (RGS612/B) pour la colonne 030 :

Opérateur	Colonne	Facteur
+	010
+	020	0,67

Exemple 4 – Sous-totaux dans une formule

Pour ajouter la colonne 010 et la colonne 020 à un sous-total à diviser ensuite par la valeur contenue dans la colonne 030, les valeurs suivantes doivent être spécifiées pour la colonne 040 :

Opérateur	Colonne	Facteur
+	010
+	020
=
/	030

Cela signifie que les colonnes 1 et 2 sont ajoutées en premier. Le sous-total est ensuite divisé par la valeur de la colonne 030, comme indiqué dans l'équation mathématique suivante : (010 + 020) / 030.

Exemple - Colonne de pourcentages

L'exemple ci-dessous illustre un état simple contenant une colonne Détails (01) et une colonne Pourcentages (02).

	Col. 00	Col. 01 Résultats	Col. 02 Pourcentage
10	Revenus
20	– Europe	1 589	22,67
30	– Asie	1 765	25,18
40	– Etats-Unis	2 780	39,66
50	– Autres marchés	876	12,50
60	Revenus totaux	7 010	100,00
70
80	Coûts
90	– Composant	1 765	25,18
100	– Salaires	3 917	55,88
110	– Autre	949	13,54
120	Coûts totaux	6 631	94,59

Tous les pourcentages de la colonne 02 sont calculés ligne par ligne pour la valeur des revenus totaux de la cellule de la ligne 60 et de la colonne 01 (le dénominateur).