Afficher un état en ligne et accéder aux transactions individuelles en comptabilité générale

Résultat

Vous possédez des connaissances approfondies de l'état révisé et des valeurs qui s'y affichent.

Les connaissances acquises servent de base pour la prise de décisions concernant les revenus et les dépenses de la division.

Avant de commencer

• Un état doit être exécuté pour une période donnée dans Etat. Ouvrir (RGS600) à l'aide de l'option 9 (Exécuter), et l'état créé doit inclure des valeurs.
• Vous devez pouvoir accéder à cet état. Cet accès se configure dans 'Utilisateur. Ouvrir pour Distr Etat' (RGS010).

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Démarrez Utilisateur. Affichage pour Distrib Etat (RGS220/B).

2. Sélectionnez l'option 11 (Utilisateur) afin que votre identité d'utilisateur affiche Etat. Affichage par Utilisateur (RGS221/B).

3. Dans l'écran (RGS221/B), indiquez la période de l'état que vous souhaitez passer en revue (par exemple, AAPP où AA indique l'année et PP la période).

4. Sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Pour passer en revue les informations générales sur l'état, passez à l'étape 5.
   • Pour passer en revue un état récapitulatif pour la période sélectionnée, passez à l'étape 8.

   Révision des informations générales sur l'état

5. Dans l'écran B, sélectionnez l'option Sélectionner pour l'état.

6. Passez en revue les informations générales affichées dans l'écran E.

   Outre l'état et le numéro de séquence, vous pouvez aussi afficher le suffixe du fichier PC de l'état (utilisé lors du transfert du fichier de l'état vers un PC), la clé de solde utilisée et si l'état est fractionné ou non. Si l'état est fractionné, vous pouvez afficher les identités de rupture (généralement des identités comptables) auxquelles vous avez accès, c'est-à-dire les informations de l'état que vous pouvez passer en revue.

7. Appuyez sur Entrée et revenez à l'étape 4.

   Révision de l'état récapitulatif

8. Sélectionnez l'option 11 (Lignes) pour l'état que vous souhaitez passer en revue.

   Etat. Affichage par Ligne (RGS222/B) s'affiche.

9. Passez en revue les informations récapitulatives dans l'écran (RGS222/B).

   Un montant récapitulatif s'affiche pour chaque ligne et chaque colonne de l'état. Ce montant peut par exemple être égal au revenu total des différentes zones géographiques.

10. Si l'état comprend d'autres colonnes que celles affichées dans les champs 'Colonne source' et 'Colonne cible', passez-les en revue en appuyant sur la touche de fonction F19 (Gauche) (colonnes avec un numéro inférieur) ou F20 (Droite) (colonnes avec un numéro supérieur).

    L'écran peut afficher jusqu'à cinq colonnes simultanément. Pour passer en revue ces cinq colonnes, vous devrez peut-être utiliser la barre de défilement.

11. Sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Pour terminer la révision de l'état, appuyez sur F3.
    • Pour passer en revue les informations détaillées sur la période sélectionnée, passez à l'étape suivante.

    Réviser l'état détaillé

12. Dans l'écran B, sélectionnez l'option 11 (Détaillé) pour la ligne de l'état que vous souhaitez spécifiquement passer en revue.

    Etat. Affichage Détaillé (RGS223/B) s'affiche. Il est possible de passer en revue les informations détaillées pour toutes les lignes d'un état, à l'exception des lignes récapitulatives et des lignes de texte.

13. Passez en revue les informations détaillées relatives à cette ligne.

    Le montant récapitulatif que vous avez vérifié dans l'écran (RGS222/B) est réparti entre les différents comptes (c'est-à-dire le segment balance 1 dans la clé de solde utilisée pour l'état).

14. Si l'état comprend d'autres colonnes que celles affichées dans les champs 'Colonne source' et 'Colonne cible', passez-les en revue en appuyant sur la touche de fonction F19 (Gauche) (colonnes avec un numéro inférieur) ou F20 (Droite) (colonnes avec un numéro supérieur).

    L'écran peut afficher jusqu'à cinq colonnes simultanément. Pour passer en revue ces cinq colonnes, vous devrez peut-être utiliser la barre de défilement.

15. Sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Pour terminer la révision de l'état, appuyez sur F3.
    • Pour effectuer un zoom sur les informations, sélectionnez l'option 5 (Zoom) pour le montant que vous souhaitez voir de plus près. Le montant du compte sélectionné est alors réparti entre les différents centres de coûts (c'est-à-dire le segment balance 2 dans la clé de solde utilisée pour l'état).
    • Pour affiner l'affichage jusqu'à la comptabilité générale et récupérer des informations sur les pièces justificatives et les transactions individuelles sur lesquelles une valeur affichée à l'écran est basée, passez à l'étape suivante.

    Affiner jusqu'à la comptabilité générale

16. Choisissez une valeur affichée à l'écran que vous souhaitez spécifiquement passer en revue.

17. Sélectionnez la ligne sur laquelle cette valeur s'affiche, puis l'option valide pour la colonne correspondante.

    Les options valides sont 11 (Colonne détails 1), et ainsi de suite jusqu'à 15 (Colonne détails 5). L'option 11 correspond à la colonne la plus à gauche et l'option 15 à celle la plus à droite.

18. Dans Comptabilité générale. Afficher transactions (GLS210/B), vous pouvez passer en revue les pièces justificatives sur lesquelles la valeur de l'état est basée. Depuis l'écran (GLS210), il est également possible de passer en revue toutes les écritures comptables individuelles qui constituent la pièce justificative. Pour plus d'informations sur la façon d'utiliser (GLS210) pour extraire des informations détaillées, reportez-vous à Affichage des informations détaillées.

    Remarque

    Les informations affichées en comptabilité générale sont restreintes à la valeur sélectionnée dans l'état et aux éventuelles restrictions d'accès imposées à l'utilisateur.