Autoriser l'accès aux états en ligne

Ce document explique comment autoriser l'accès à un état en ligne pour certains utilisateurs, ou comment accorder à un utilisateur l'accès à certaines parties d'un état en ligne.

En utilisant cette fonction d'accès, vous pouvez distribuer des états à des utilisateurs travaillant dans différents services de la division, leur permettant ainsi d'étudier un état en ligne. L'accès à certaines parties de l'état peut être utile, notamment si un état des pertes et profits concerne plusieurs centres de coûts et si chaque utilisateur n'est autorisé à consulter que les informations relatives à un seul centre de coûts.

Résultat

Un utilisateur est autorisé à accéder à un état en ligne ou à certaines parties d'un état en ligne.

Dès qu'un état est créé dans 'Etat. Ouvrir' (RGS600) pour une certaine période, l'utilisateur peut le consulter via le programme 'Utilisateur. Afficher pour distrib état' (RGS220).

Les informations de l'utilisateur sont stockées dans le fichier 'Utilisateur pour distribution d'état' (FFRDIU), et les relations entre les utilisateurs et les états sont stockées dans le fichier 'Etats par utilisateur' (FFRDIR).

Avant de commencer

  • Les états doivent être définis dans 'Etat. Ouvrir' (RGS600) avec leurs lignes et leurs colonnes. Voir la section Définition d'un état. La case 'Suffixe fichier PC' de l'état doit être cochée dans l'écran (RGS600/F), indiquant que cet état est copié dans un fichier PC.
  • Les utilisateurs doivent être définis dans 'Utilisateur. Ouvrir' (MNS150).
  • Vous devez avoir défini vos besoins et vos contraintes en termes d'état.
  • Si vous voulez que certains utilisateurs accèdent à certaines parties de l'état uniquement, vous devez cocher la case 'Division état' dans l'écran (RGS600/F) pour cet état. La clé de solde sélectionnée pour l'état doit également être une clé de solde fixe. En d'autres termes, la case 'Clé fixe/libre' ne doit pas être cochée dans l'écran (RGS600/E).

Paramètres à définir

ID du programme/écran Champ Ce champ indique...
(RGS011/B) Numéro séquence

... un numéro de séquence.

Ce numéro de séquence permet de créer plusieurs enregistrements distincts pour le même état. Vous pouvez ainsi associer un utilisateur à une ou plusieurs identités comptables et lui permettre d'accéder à une partie limitée de l'état.

Exemple :

Un état spécifique contient des informations sur trois centres de coûts (segment comptable 2). Pour permettre à un utilisateur d'accéder à deux centres de coûts, vous créez deux enregistrements pour lesquels vous spécifiez un centre de coûts dans l'écran E.

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Démarrez Utilisateur. Ouvrir pour Distr Etat (RGS010/B).

    Ces instructions sont basées sur la séquence d'écrans E1.

    Sélectionner un utilisateur

  2. Sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Pour autoriser un utilisateur à accéder à un état, sélectionnez l'option 11 (Etat) pour cet utilisateur.
    • Pour autoriser un utilisateur qui ne s'affiche pas dans l'écran B à accéder à un état, spécifiez l'identité de cet utilisateur et sélectionnez l'option Nouveau. Confirmez votre choix d'utilisateur dans l'écran E en appuyant sur Entrée.

    Associer un état à un utilisateur et limiter l'accès à certaines parties de l'état

  3. Dans Etat. Ouvrir par Utilisateur (RGS011/B), spécifiez l'état auquel l'utilisateur aura accès, ainsi qu'un numéro de séquence. Sélectionnez l'option Nouveau .

  4. Sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Si cet état n'est pas fractionné (l'utilisateur peut accéder à sa totalité), confirmez l'autorisation en appuyant sur Entrée. Appuyez sur F3.
    • Si l'état est fractionné (certains utilisateurs n'ont accès qu'à certaines de ses parties), passez à l'étape 5.

  5. Si vous voulez limiter l'accès de l'utilisateur à certaines parties de l'état, spécifiez dans l'écran E la ou les identités comptables auxquelles l'utilisateur aura accès et appuyez sur Entrée.

    Les segments comptables affichés sont ceux inclus dans la clé de solde. Si vous laissez tous les champs non renseignés, l'utilisateur aura accès à la totalité de l'état. Si vous spécifiez une identité comptable, l'utilisateur aura uniquement accès à cette identité comptable du segment en question. Si un champ n'est pas renseigné, l'utilisateur aura accès à toutes les identités comptables de ce segment, sauf si une identité spécifique d'un segment est spécifiée plus à droite. Dans ce cas, le champ vide obtiendra l'identité 'vide'. Exemple :

    • Le compte (segment comptable 1) '5211' et le centre de coûts (segment comptable 2) 'vide' permettront à l'utilisateur d'accéder à tous les enregistrements relatifs au compte 5211, quel que soit le centre de coûts.
    • Le compte 'vide' et le centre de coûts '4000' permettront à l'utilisateur d'accéder à tous les enregistrements relatifs au compte vide et au centre de coûts 4000.

  6. Revenez à l'étape 3 pour créer un nouveau numéro de séquence si vous voulez que l'utilisateur accède à davantage d'identités comptables. Sinon, appuyez sur F3.

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