Activation de la gestion financière

Ce document fournit un aperçu de la manière dont vous définissez la configuration de base du programme M3 Finance Management.

Résultat

Tous les composants de base du système financier sont configurés pour prendre en charge les processus de la division, y compris la saisie de transactions, le contrôle financier et la gestion des taxes.

Avant de commencer

  • Une division est saisie dans 'Division. Ouvrir' (MNS095).
  • Une société de la division est saisie dans 'Division. Connecter société' (MNS100). Si la division n'a aucune société, vous devez saisir un espace.
  • Au moins une langue est définie pour le système dans 'Langue. Ouvrir' (CRS010).
  • Les périodes sont définies par type de période et le type de période est défini pour le système financier dans 'Division. Connecter société' (MNS100).
  • Le calendrier du système est défini dans 'Calendrier système. Ouvrir' (CRS900).
  • Les périodes du système sont définies dans 'Calendrier système. Ouvrir période' (CRS910).

Index

  1. Définir des numéros de série

    • Définir des numéros de série de journaux
    • Définir des numéros de série de pièces justificatives
    • Définir d'autres numéros de série financiers
    • Définir des numéros de série de factures pour la MUC

  2. Saisir des informations relatives aux devises

    • Définir des devises
    • Définir des types de taux de change
    • Définir des taux de change

  3. Définir un plan comptable

    • Définir les noms des segments comptables
    • Définir des groupes de comptes
    • Enregistrer des identités comptables

  4. Définir des règles comptables

    • Créer des évènements comptables
    • Créer des types d'écriture comptable
    • Définir des règles comptables

  5. Créer une présentation sur mesure des balances de comptabilité générale

    • Définir des niveaux de structure comptable
    • Définir des chaînes comptables
    • Définir des clés de solde
    • Définir des modèles de colonnes pour la recherche de solde

  6. Activer la gestion de la comptabilité générale

    • Définir des types de paiement
    • Définir des modes de paiement

  7. Définition des fonctions GCF pour la saisie des transactions

  8. Définition des catégories de paiement

  9. Activer la gestion des taxes

    • Activer la gestion de la TVA
    • Activer l'enregistrement des statistiques commerciales
    • Activer l'état de la taxe fournisseur

  10. Enregistrement des clients et fournisseurs

    • Enregistrer des clients/payeurs
    • Enregistrer des fournisseurs/bénéficiaires

  11. Enregistrement des coordonnées bancaires

    • Enregistrer des banques et agences
    • Enregistrer des comptes bancaires

1. Définir des numéros de série

  • Définition des numéros de série de journaux

    Lorsque vous quittez un programme qui crée des transactions comptables, un ou plusieurs journaux s'impriment selon le programme. Les journaux comptables, les journaux des factures client et les journaux des paiements fournisseur en sont des exemples. Un numéro est attribué à chaque journal à partir des numéros de série de journaux. Dans le journal, chaque transaction reçoit un numéro de séquence. Ce processus permet d'attribuer à chaque transaction une identité unique dans la comptabilité générale, afin de classer les transactions dans l'ordre chronologique selon les besoins internes du programme M3.

    Si vous avez choisi de séparer les transactions internes et externes dans 'Paramètres – Comptabilité générale' (CRS750), vous devez saisir un numéro de série de journal pour chaque catégorie. Dans le cas contraire, seul un numéro de série de journal peut être utilisé par division et par exercice comptable. L'association des exercices comptables permet de travailler avec deux exercices comptables à la fois lors de la clôture de l'exercice. Les numéros de journaux et de séquence s'affichent pour chaque transaction de pièce justificative dans 'Pièce justificative. Afficher' (GLS210/B).

    Emplacement de définition :

    'Numéro de série de journal. Ouvrir' (CRS400). Vous pouvez imprimer des copies de journaux spécifiques dans 'Journal. Imprimer copie' (GLS500). Dans le cadre des tâches ponctuelles de la division, utilisez 'Journal. Contrôler numéro' (GLS965) pour vérifier la continuité des numéros de série des journaux ou si des journaux contiennent des transactions sans montant.

  • Définir des numéros de série de pièces justificatives

    Dans M3, toutes les transactions financières génèrent une pièce justificative. Cette pièce justificative contient toutes les écritures comptables créées lors d'une session de saisie. Vous pouvez utiliser le numéro de la pièce justificative pour accéder aux détails de toutes les transactions associées dans 'Pièce justificative. Afficher' (GLS200). Vous pouvez également identifier la pièce justificative utilisée pour enregistrer une facture spécifique d'après le numéro de facture dans les programmes Afficher de la comptabilité clients et de la comptabilité fournisseurs.

    Vous devez définir une date de début pour chaque numéro de série. Cela permet de faciliter la modification des numéros de série, afin de travailler en simultané avec deux exercices comptables lors de la clôture de l'exercice. Chaque numéro de série doit être signalé pour la numérotation manuelle, semi-automatique (le premier numéro de pièce justificative correspondant au numéro de série doit être saisi manuellement lors de la saisie de la transaction) ou automatique.

    Remarque

    Si vous choisissez d'utiliser les livres de comptes pour diviser les comptabilités auxiliaires et la comptabilité générale en unités plus petites, seul un numéro de série de pièce justificative par journal peut être utilisé. Pour garantir la continuité des numéros de série de pièces justificatives, vous devez régulièrement utiliser 'Justif. Contrôler numéro' (GLS960) afin de détecter toute erreur. Dans l'écran (CRS410/E), le dernier numéro utilisé s'affiche par numéro de série.

    Emplacement de définition :

    'Nº série pièce justificative. Ouvrir' (CRS410).

  • Définir d'autres numéros de série financiers

    Il existe dans M3 de nombreux autres types de numéros de série utilisés pour les factures, les relances de paiement, les annulations de créances, etc.

    Chaque numéro de série a un nom, un numéro de début, un numéro de fin, ainsi qu'un paramètre indiquant si et quand il est remplacé par un autre. Chaque numéro de série est associé à un type de numéro de série. Ces types sont prédéfinis et indiquent à quoi servent les numéros de série (01 pour les commande de vente/de série, 02 pour les factures, 07 pour les bons de livraison et 50 pour les relances de paiement).

    Emplacement de définition :

    'Numéros de série. Ouvrir' (CRS165). La seule exception s'applique aux numéros de facture dans un environnement à unités multiples (voir ci-dessous).

  • Définir des numéros de série de factures pour la MUC

    Lorsque vous utilisez une gestion multisites (MUC), définissez les numéros de série des factures pour chaque société. Ils sont automatiquement associés au numéro de série 02. Cela signifie que vous pouvez saisir différentes factures présentant le même numéro dans des sociétés distinctes.

    Emplacement de définition :

    'Facture interne. Ouvrir série' (MFS165).

2. Saisir des informations relatives aux devises

  • Définir des devises

    Vous pouvez utiliser autant de devises que vous le souhaitez dans M3. Il existe trois principaux types de devise :

    • Devise locale : il s'agit de la monnaie locale de base utilisée par la division et dans laquelle toutes les transactions sont converties dans la comptabilité générale. La valeur exprimée dans cette devise s'appelle le montant local.
    • Devise étrangère : n'importe quelle autre devise utilisée. La valeur exprimée dans cette devise s'appelle le montant en devise.
    • Devise tierce : devise au statut spécial, par exemple l'euro dans l'Union Monétaire Européenne ou le dollar américain. Une devise tierce peut être utile pour effectuer des enregistrements et des comparaisons, par exemple si vous souhaitez présenter vos données dans une devise stable.

    Pour chaque devise, vous devez sélectionner le nombre de décimales, ainsi qu'un facteur de taux. Le facteur de taux indique si les montants doivent être divisés ou multipliés afin de réduire le nombre de zéros lors de la saisie des transactions. Bien que cette procédure soit pratique lorsque vous travaillez avec des devises soumises à l'inflation, la plupart des sociétés estiment qu'il est plus pratique à long terme d'utiliser le facteur de taux 4, soit 1:1. Vous pouvez également spécifier l'écart maximal autorisé pour le taux de change sous forme de pourcentage. Dans les programmes où le taux de change est saisi ou modifié manuellement, un avertissement s'affiche si l'écart de taux dans 'Taux de change. Ouvrir par date' (CRS058) est supérieur au pourcentage spécifié. Autre fonctionnalité : les règles relatives aux arrondis. Dans les environnements de MUC, vous pouvez saisir des facteurs de taux et des pourcentages d'écart propres à la société pour chaque devise.

    Emplacement de définition :

    'Devise. Ouvrir' (CRS055) ; 'Devise. Connecter règles d'arrondi' (CRS053). Un signe plus s'affiche pour la devise dans l'écran (CRS055) s'il existe des exceptions propres à la société.

  • Définir le type de taux de change

    Commencez par définir des catégories ou types de taux de change différents : taux variable, taux de change budgétaire ou taux utilisé pour la consolidation de groupe, par exemple. Ces types sont utilisés pour l'établissement du budget et des états financiers annuels, et peuvent être associés aux clients, fournisseurs et tarifs. Il existe un type de taux de change prédéfini (01, ou Taux variable). Les types 02 à 99 sont définis par l'utilisateur. Les types de taux de change sont ensuite associés aux taux de change (voir ci-dessous).

    Emplacement de définition :

    'Type de taux de change. Ouvrir' (CRS056) et 'Taux de change. Ouvrir type de taux' (CRS057), ce dernier via 'Devise. Ouvrir' (CRS055).

  • Définir le taux de change

    Vous pouvez définir des taux de change contenant jusqu'à six décimales au maximum, et toutes les décimales seront utilisées pour la conversion en devise locale. Cependant, les résultats s'affichent avec deux décimales au maximum. L'opération mathématique (multiplication ou division) permettant de convertir le montant en devise locale en fonction du taux de change est définie dans 'Division. Connecter société' (MNS100/G).

    Remarque

    Cette configuration ne peut plus être modifiée une fois le système démarré.

    Emplacement de définition :

    'Taux de change. Ouvrir par date' (CRS058). Le programme s'affiche via 'Devise. Ouvrir' (CRS055) ou 'Type de taux de change. Ouvrir' (CRS056).

3. Définir un plan comptable

  • Définir les noms des segments comptables

    Dans M3, chaque transaction financière est enregistrée par rapport à une chaîne comptable. Cette structure est constituée de sept liens, appelés segments comptables. Il n'est pas nécessaire d'utiliser tous les liens pour chaque transaction. Le premier segment comptable est toujours réservé au compte commercial. Les types d'identités comptables à réserver pour tout autre segment (centre de coût, groupe de produits ou projet) s'appuient sur les besoins en termes d'enregistrement et de surveillance de la division.

    Pour cette tâche, définissez le nom de chaque segment comptable. Chaque nom est saisi dans trois versions différentes : 15, 8 et 3 caractères. La version utilisée dans M3 et imprimée sur les états est déterminée par l'espace disponible dans l'écran ou l'enregistrement. Une fois M3 installé avec plusieurs langues (afin que les en-têtes de champ et autres puissent s'afficher dans chaque langue), vous devez définir les noms des segments pour chaque langue.

    Emplacement de définition :

    'Segment comptable. Saisir noms' (CRS012).

  • Définir des groupes de comptes

    Les groupes de comptes contrôlent l'ordre dans lequel les comptes apparaissent dans un compte de résultat ou un bilan. Pour obtenir une structure claire, vous devez regrouper des comptes similaires en une hiérarchie comportant cinq niveaux au maximum. Voici un exemple de hiérarchie de groupes de comptes comportant quatre niveaux :

    1. Profit/perte d'exploitation

    2. Dépenses d'exploitation

    3. Employés

    4. Remboursement des coûts

    Associez ensuite chaque compte commercial à un groupe de comptes dans le programme 'Identité comptable. Ouvrir' (CRS630).

    Remarque

    Les groupes de comptes doivent être définis au même niveau (division et/ou société) que les comptes.

    Emplacement de définition : 'Groupe compte. Ouvrir' (CRS633).

  • Enregistrer des identités comptables

    Les éléments composant une chaîne comptable sont appelés identités comptables. Elles sont saisies dans les segments comptables. Les identités comptables réservées au segment 1 constituent le plan comptable de la division. Comme indiqué ci-dessus, les centres de coûts peuvent être un autre type d'identité comptable, par exemple. Chaque identité peut disposer d'un ensemble d'intervalles de date, il est donc facile d'ajuster le plan comptable et d'autres identités comptables. Vous pouvez également saisir les identités comptables dans différentes langues pour les utiliser dans des appels d'offre et des états. La langue sélectionnée pour l'utilisateur est celle utilisée pour extraire le nom correct du segment. Vous pouvez saisir les identités comptables au niveau de la division et de la société.

    Remarque

    Si la même identité comptable existe aux deux niveaux, le niveau local l'emporte sur le niveau central.

    Emplacement de définition : 'Identité comptable. Ouvrir' (CRS630).

4. Définir des règles comptables

Pour obtenir une description détaillée de la manière dont les règles comptables sont définies et appliquées, voir Configuration et utilisation des règles comptables.

Pour obtenir une brève description de toutes les règles comptables, voir la section Liste des règles comptables dans M3.

  • Créer des évènements comptables

    Les évènements comptables représentent toutes les occasions dans M3 où des écritures comptables sont créées automatiquement. Chaque évènement comptable génère au moins deux écritures comptables (crédit et débit). AP10 (Saisie manuelle des factures clients) et OI20 (Facturation des commandes de vente) sont des exemples d'évènements comptables. Les événements comptables sont prédéfinis dans M3, ils sont donc téléchargés lors de la configuration ou de la mise à niveau du système.

    Emplacement de définition : 'Evénement comptable. Ouvrir' (CRS375) – appuyez sur F14 pour extraire le paramètre standard.

  • Création des types d'écriture comptable

    Le type d'écriture comptable est un ID collectif assigné à plusieurs types d'écritures comptables créées lors de l'évènement comptable, tel que la comptabilisation de la TVA. 211 (TVA déductible) et 301 (Ecart de change positif) sont des exemples de types d'écritures comptables. Les types d'écritures comptables sont également prédéfinis dans M3 et téléchargés lors de la configuration ou de la mise à niveau du système.

    Emplacement de définition : 'Type écriture comptable. Ouvrir' (CRS385) – appuyez sur F14 pour extraire le paramètre standard.

  • Définir des règles comptables

    Définissez la chaîne comptable à utiliser pour chaque combinaison d'évènements comptables et de types d'écritures comptables, prédéfinissant ainsi toutes les écritures comptables automatiquement générées dans le système financier. Chacun de ces jeux de combinaison est appelé règle comptable. Chaque règle comptable a une date de début.

    Outre les identités comptables, vous pouvez également inclure des objets de contrôle dynamique, tels que le pays, le client ou le numéro d'ordre dans chaque chaîne comptable. Ces valeurs identifient l'emplacement à partir duquel l'identité comptable correspondante est extraite au lieu d'utiliser une valeur fixe. Par exemple, si le segment comptable 3 de la règle comptable OI20-120 (Facturation de commande de vente – ventes) est réservé aux groupes de produits, vous pouvez saisir l'ID contenu dans le champ du groupe d'articles du fichier principal des articles. Le groupe de produits est ensuite automatiquement extrait de ce fichier. Pour chaque règle comptable, vous pouvez également définir jusqu'à dix exceptions au maximum. L'utilisation d'un compte de revenus différent pour les revenus internationaux en est un exemple.

    Emplacement de définition : 'Règle comptable. Définir' (CRS395). Lors de votre première utilisation de ce programme, vous devez appuyer sur F14 pour créer toutes les combinaisons prédéfinies d'évènements et de types. Si vous incluez des objets de contrôle dynamique ou des exceptions, continuez la configuration dans 'Paramètres – Méthode erreur compte' (CRS736). Ce programme détermine, entre autres, s'il convient d'utiliser la règle comptable normale si des exceptions sont définies mais qu'aucune ne correspond à la transaction en question, ou si la transaction doit être signalée par un code d'erreur. Vous pouvez également définir s'il convient d'utiliser les huit premiers ou derniers chiffres des numéros d'ordre en tant qu'objets de contrôle dynamique. Certains numéros d'ordre sont constitués de dix caractères, tandis que chaque segment comptable compte huit caractères uniquement.

    Remarque

    Vous pouvez afficher des simulations de chaînes comptables directement à partir de (CRS395/B) ou dans 'Structure comptable. Simuler' (CRS399).

5. Créer une présentation sur mesure des balances de comptabilité générale

L'une des principales exigences d'un système financier est de pouvoir accéder rapidement et facilement à vos informations. Dans M3, vous collectez des informations de manière systématique dans le fichier de solde de la comptabilité générale à l'aide de structures comptables et de clés de solde. Si la comptabilité générale stocke des transactions détaillées, le fichier de solde stocke des totaux par période. Le fichier de solde est mis à jour en même temps que la comptabilité générale. En utilisant le fichier de solde pour les appels d'offre, les délais de réponse sont raccourcis. Le fichier balance est disponible dans 'Fichier balance CG. Afficher' (GLS215) et dans le générateur d'états M3.

La structure comptable désigne un groupe d'identités comptables ou d'autres structures comptables dans un modèle hiérarchique correspondant à votre entreprise, par exemple. Vous intégrez ces structures en tant que filtres dans des clés de solde. Les clés de solde sont utilisées dans le fichier de solde de la comptabilité générale afin d'extraire et de présenter les soldes par produit ou gamme de produits, région, client ou représentant, etc. Cette démarche peut s'effectuer en ligne ou sous forme d'états imprimés. Pour chaque solde, vous pouvez affiner l'affichage jusqu'à la transaction d'origine, telle que les matériaux, la production ou la facturation. Il existe deux types de clés de solde : fixes et définies par l'utilisateur. Les chaînes comptables peuvent être incluses dans les clés de solde définies par l'utilisateur. Dans la mesure où vous pouvez configurer le fichier de solde selon les clés de solde fixes uniquement, la définition de structures comptables n'est pas obligatoire lors de la configuration de base. Toutefois, les structures comptables fournissent une flexibilité quasiment illimitée lors de la création de vues financières sur mesure, différentes de la base de données financière. L'utilisation des structures comptables permet également de faciliter les modifications organisationnelles. Les sous-structures contenant de nombreuses identités comptables peuvent être facilement déplacées vers de nouvelles structures comptables. Cette action a un impact immédiat sur tous les états et toutes les demandes basés sur la structure.

Pour obtenir des informations détaillées sur l'utilisation des structures comptables, voir Présentation sur mesure des soldes de la comptabilité générale.

  • Définir des niveaux de structure comptable

    Une structure comptable est un modèle hiérarchique composé, en théorie, de neuf niveaux au maximum. Toutefois, dans la réalité, une structure à trois ou quatre niveaux est suffisante dans la plupart des cas (par exemple : niveau 1 Employé, niveau 2 Département, etc.). Commencez par définir l'ensemble des niveaux à utiliser pour la division ou la société. Dans la pratique, cela signifie que vous attribuez un nom ou un en-tête par langue à chaque niveau et spécifiez à quel segment comptable il est réservé.

    Emplacement de définition : 'Structure comptable. Définir niveau' (CRS647).

  • Définir des chaînes comptables

    Une fois les niveaux nommés, commencez à élaborer des structures comptables en associant des identités comptables (par exemple, des centres de coût) ou d'autres structures comptables à chaque niveau, en remontant à partir du niveau 1. Ces structures peuvent être incluses dans les clés de solde.

    Emplacement de définition : 'Structure comptable. Ouvrir' (CRS645).

  • Définition des clés de solde

    Comme indiqué ci-dessus, vous utilisez des clés de solde pour extraire une vue de la comptabilité ou des informations budgétaires et à des fins de tri et de totalisation. Ces clés déterminent les champs inclus, ainsi que la séquence dans laquelle elles apparaissent. Une fois les clés activées, vous pouvez les sélectionner pour effectuer un contrôle en ligne de la comptabilité générale ou lors de la création d'états dans le générateur d'état M3, soit pour un état entier, soit pour une ligne d'état spécifique.

    Les clés de solde 1 à 8 sont prédéfinies. Elles consistent en des segments comptables aux diverses combinaisons et sont automatiquement activées. Outre ces clés, vous pouvez également créer et activer manuellement jusqu'à 91 clés de solde définies par l'utilisateur. Outre les sept segments comptables, vous pouvez choisir parmi 22 autres valeurs de clé (ou segments de balance) à inclure, outre les niveaux de structure comptable définis.

    Emplacement de définition : 'Clé fichier balance CG. Ouvrir' (GLS690).

  • Définir des modèles de colonnes pour la recherche de solde

    Pour passer en revue les soldes de la comptabilité générale dans 'Fichier balance CG. Afficher' (GLS215), sélectionnez une période, une clé de solde et un modèle de colonne.

    Le modèle définit ce que vous souhaitez afficher dans chaque colonne, par exemple les valeurs réelles ou budgétées (montant ou quantité), les montants en devise ou en devise locale, ou un calcul impliquant deux colonnes.

    Emplacement de définition : 'Modèle colonne – Demande solde. Ouvrir' (GLS216).

6. Activer la gestion de la comptabilité générale

Certaines fonctions de base du système financier sont configurées dans un programme distinct lié aux paramètres de la comptabilité générale. Ils comprennent des paramètres pour :

  • Comptabilité générale de base et gestion des pièces justificatives
  • La gestion des taxes et les états juridiques
  • Le contrôle des coûts via la surveillance de l'engagement (autrement dit, le suivi de la valeur des biens commandés mais pas encore facturés par le fournisseur)

Emplacement de définition : 'Paramètres – Comptabilité générale' (CRS750). Voir Activer la gestion de la comptabilité générale.

7. Définir des fonctions GCF pour la saisie des transactions

Afin de saisir de nouvelles transactions de manière aussi fluide et automatisée que possible, les paramètres ou règles spécifiques à certains types de saisie sont collectés dans des modèles de saisie appelés fonctions GCF. Ces fonctions GCF s'appliquent automatiquement dans certaines situations, par exemple au moment du calcul des gains ou pertes de change. Dans les flux complexes, où les transactions sont saisies manuellement et un niveau élevé de flexibilité est nécessaire, choisissez parmi plusieurs variantes (enregistrements détaillés) d'une fonction GCF pour trouver celle qui correspond au type spécifique de transaction.

Chaque fonction GCF est composée d'au moins deux éléments : une entrée principale prédéfinie (l'ID global) et un ou plusieurs enregistrements détaillés définis par l'utilisateur et contenant les règles. Les enregistrements détaillés contiennent des informations sur les numéros de série des pièces justificatives, le nom des pièces et l'intervalle de date. Ils contiennent également des paramètres spécifiques à une fonction, tel que le modèle de facturation, le type de taux de change et le format d'écran à utiliser lors des publications manuelles. Chaque saisie principale est prédéfinie et générée lors de la configuration ou de la mise à niveau du système. Vous devez ensuite configurer les enregistrements détaillés.

Emplacement de définition : 'Fonction GCF. Ouvrir' (CRS405)' – appuyez sur F14 pour extraire le paramètre standard.

8. Définir des catégories de paiement

Une division peut avoir à traiter de nombreuses catégories de paiements client et fournisseur. Afin de gérer efficacement tous ces paiements, ils sont regroupés en catégories et sous-catégories selon la hiérarchie suivante :

  1. Catégorie de paiement

  2. Type de paiement

  3. Méthode de paiement

Cette répartition vous permet de trier et de faire le total des paiements, pour un traitement amélioré. Au niveau du type de paiement et de la méthode de paiement, vous pouvez également ajouter des paramètres pour réduire au maximum le travail manuel nécessaire.

Il existe six catégories fixes de paiement dans M3, avec deux exceptions utilisées au niveau de la comptabilité clients (CC) et de la comptabilité fournisseurs (CF) :

Catégorie Description CC CF
0 = Paiements comptant Oui Oui
1 = Paiements par chèque avec affectation distincte à une facture Oui Non
2 = Paiements par chèque avec affectation directe à une facture lors de la saisie Oui Oui
3 = Paiements par virement bancaire (giro), manuel ou électronique Oui Oui
4 = Paiements par traite (lettre de change) (Sont inclus les chèques postdatés définitifs, qui sont gérés au même titre que les traites dans M3.) Oui Oui
5 = Paiements par prélèvement automatique Oui Oui
6 = Affacturage Oui Non
  • Définir des types de paiement

    Vous pouvez ajouter de nombreux types de paiements (sous-catégories) à chaque catégorie de paiement. La plupart des types de paiement contiennent un ou plusieurs champs contrôlant des aspects supplémentaires. Par exemple, les types de paiement appartenant aux catégories de paiement 1, 2 et 4 précisent si et comment les chèques et les traites sont remis en banque afin d'être encaissés. De même, un type de paiement appartenant à la catégorie de paiement 6 précise la division d'affacturage à utiliser et les frais d'affacturage automatiquement affectés au moment de la remise.

    Emplacement de définition : 'Type de paiement. Ouvrir' (CRS078).

  • Définir des modes de paiement

    La troisième catégorie concerne la méthode de paiement. Elle précise davantage le type de paiement et la manière dont il doit être traité. Plusieurs modes de paiement peuvent être ajoutés à chaque type de paiement. Toutefois, contrairement aux types de paiements, les modes de paiement sont définis séparément et utilisés exclusivement au niveau de la comptabilité clients ou fournisseurs.

    Les types et modes de paiement constituent des critères de sélection, lors de la remise de paiements client ou la sélection de factures fournisseur à inclure dans une proposition de paiement fournisseur.

    Emplacement de définition : 'Méthode de paiement CC. Ouvrir' (CRS076) ; 'Méthode de paiement CF. Ouvrir' (CRS071).

9. Activer la gestion des taxes

10. Enregistrer des clients et fournisseurs

Les clients et fournisseurs sont enregistrés au niveau de la division. Toutefois, vous pouvez définir des exceptions spécifiques à la société pour chacun d'entre eux. Ces exceptions peuvent comprendre différentes devises ou différents codes TVA, par exemple. Vous devez spécifier les valeurs suivantes pour les deux catégories :

  • Devise et type de taux de change
  • Le numéro d'immatriculation de TVA et le code TVA, si la TVA ou la taxe sur les ventes doit être enregistrée.
  • Méthode de paiement par défaut
  • Conditions de paiement et d'escompte
  • Enregistrer des clients/payeurs

    Outre ces valeurs standards, vous devez également définir des valeurs supplémentaires pour chaque client et payeur, telles que :

    • Règles de recouvrement des paiements
    • Limites de crédit
    • Informations sur les assurances contractées afin de se protéger contre les pertes engendrées par des factures client impayées

    Si le recouvrement des paiements client est externalisé et géré par une division d'affacturage, ladite société achetant les factures est enregistrée en tant que client distinct.

    Emplacement de définition : 'Client. Ouvrir' (CRS610).

  • Enregistrer des fournisseurs/bénéficiaires

    Les fournisseurs et bénéficiaires sont enregistrés de la même manière, avec des valeurs supplémentaires :

    • Gestion des taxes
    • Saisie des factures, correspondance avec les transactions de réception des marchandises et autorisation
    • Traitement des paiements

    Emplacement de définition : 'Fournisseur. Ouvrir' (CRS620) et 'Fournisseur. Définir détails achat/fin' (CRS624).

11. Enregistrer des coordonnées bancaires

Vous devez enregistrer les informations sur les banques et les différents types de comptes bancaires avec lesquels la division est en contact. Cela inclut les propres banques de la division, ainsi que les banques des fournisseurs, clients, employés, etc.

  • Enregistrer des banques et agences

    Le compte bancaire représente l'élément bancaire de base dans M3 et est utilisé dans la plupart des programmes impliquant des banques. La banque elle-même est saisie dans quelques programmes seulement. Vous enregistrez toujours la banque hébergeant les comptes bancaires de la division. Vous n'êtes pas tenu d'enregistrer les banques liées à d'autres types de compte. Toutefois, en enregistrant toutes les informations communes à un groupe de comptes au niveau de la banque, vous n'avez pas besoin de saisir plusieurs fois les mêmes informations. Enregistrez également les agences bancaires locales, le cas échéant. L'enregistrement de l'agence contient des informations similaires à celui de la banque.

    Emplacement de définition : 'Banque. Ouvrir' (CRS690) ; 'Banque. Connecter agence bancaire' (CRS691).

  • Enregistrer des comptes bancaires

    Lors de l'enregistrement des comptes bancaires, vous pouvez les regrouper en catégories spécifiques : Les comptes bancaires de la division, les comptes fournisseur, les comptes client, les comptes employé et les comptes divers. Si nécessaire, vous pouvez également enregistrer des variantes spécifiques à la division des comptes fournisseur.

    Emplacement de définition : 'Compte bancaire. Ouvrir' (CRS692) ; 'Compte bancaire. Connecter champ suppl' (CRS693).

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