Utilisation de quotas bancaires pour affecter automatiquement des paiements fournisseur à une banque

Résultat

Selon la politique de votre division, vous définissez une table de quotas bancaires définissant comment les paiements avec certaines valeurs doivent être attribués à certains comptes bancaires.

Cette table peut être examinée dans 'Quotas bancaires. Ouvrir' (APS030).

Si vous cochez la case 'Utiliser quotas' dans 'Proposition de paiement fournisseur. Créer' (APS131/E), la table des quotas bancaires est automatiquement utilisée pour identifier et affecter les paiements ayant les mêmes valeurs que dans les clés de quotas bancaires.

La table des quotas bancaires est enregistrée dans le fichier de paramètres (CSYTAB).

Avant de commencer

• Les modes de paiement doivent être définis dans 'Méthode de paiement CF. Ouvrir' (APS071).
• Au moins un compte doit être défini dans 'Compte bancaire. Ouvrir' (CRS692) pour la banque de la division.

Objectif

L'objectif des quotas bancaires est de

• Définir à l'avance les paiements à envoyer aux différentes banques en fonction du type de paiement et de la devise
• Contrôler dans quelle mesure chaque banque doit être utilisée pour traiter les paiements de la division

Quand

Vous utilisez des quotas bancaires lorsque :

• La division possède plusieurs comptes bancaires réservés pour différents types de paiements et devises, par exemple.
• Vous souhaitez que tous vos comptes restent actifs.
• Vous souhaitez utiliser certains comptes bancaires pendant une période de temps limitée.

1. Méthodes alternatives pour affecter des paiements

   Il existe trois façons d'affecter un paiement fournisseur à une banque et à un compte bancaire spécifiques dans M3 :

   • En utilisant une table de quotas bancaires dans le programme 'Quotas bancaires. Ouvrir' (APS030)
   • En utilisant une table avec une combinaison de devise/méthode de paiement/compte bancaire dans le programme 'Connexion compte bancaire. Ouvrir' (APS090). Cette table est automatiquement utilisée si vous n'utilisez pas la table des quotas bancaires.
   • En entrant manuellement un compte bancaire dans la proposition de paiement.

   La différence principale entre les deux premières méthodes est qu'avec les quotas bancaires, vous pouvez affecter des paiements avec la même devise (et la même méthode de paiement) à plusieurs comptes bancaires. Dans la table d'association des comptes bancaires, vous pouvez saisir un seul compte bancaire pour une telle combinaison.

   Ainsi, l'utilisation des quotas bancaires vous donne plus de souplesse pour gérer vos comptes bancaires.

Procédure

En définissant les quotas bancaires à utiliser lors de la création d'une proposition de paiement, les paiements correspondant à la table de quotas bancaires sont automatiquement identifiés. Les banques correspondantes sont ensuite spécifiées dans les documents de paiement finals.

Structure

La table de quotas bancaires comporte une ou plusieurs lignes ou clés. Vous pouvez avoir plusieurs tables dans le programme 'Quotas bancaires. Ouvrir' (APS030). Seule la table correspondant à la date de proposition de paiement sera utilisée.

1. Clés de quotas bancaires

   Chaque clé représente une association de l'année, du mois, de la méthode de paiement, de la devise, du niveau de priorité et du compte bancaire. Certaines de ces valeurs sont requises, et d'autres sont facultatives.

   Pour chaque clé, un quota est entré sous forme de pourcentage ou de montant fixe. Ce quota vérifie que seuls les paiements allant jusqu'à un certain montant sont affectés à ce compte bancaire spécifique.

2. Application de la table de quotas bancaires

   Lorsque vous créez la proposition :

   1. Une table est identifiée dans l'écran (APS030) en fonction de ce chemin de recherche : 1) année, 2) mois, 3) devise et 4) méthode de paiement. S'il n'existe aucune table avec ces quatre valeurs, une table avec les trois premières valeurs est sélectionnée, etc. Ces valeurs fonctionnent comme un aimant pour sélectionner les paiements avec les valeurs correspondantes.

   2. La clé ayant le niveau de priorité le plus élevé est appliquée en premier. Les paiements correspondant à cette clé sont identifiés et affectés au compte bancaire.

   3. Lorsque le quota ne permet pas de transférer davantage de paiements sur ce compte bancaire, la clé ayant le second niveau de sécurité le plus élevé est appliquée, etc.

   4. Si aucun paiement n'a pu être affecté en raison des paramètres de la table, ceux-ci sont indiqués dans une liste d'erreur imprimée à la création de la proposition de paiement.

   5. Lorsque vous confirmez le paiement dans 'Proposition paiement fournisseur. Ouvrir' (APS130), les documents de paiement finals sont créés. Le compte bancaire auquel le paiement a été affecté est indiqué dans chaque document.

3. A prendre en compte lors de la définition d'une table de quotas bancaires

   • Un paiement simple ne peut pas être fractionné entre plusieurs banques différentes.
   • L'utilisation de quotas de pourcentage ne signifie pas nécessairement que tous les paiements sont inclus dans l'affectation, même si un montant maximal n'a pas été défini.

   L'exemple suivant illustre ce phénomène. Ici, ce sont des tables avec des pourcentages de quotas qui sont utilisées, mais le même principe s'applique aux montants de quota.

4. Exemple 1

   Montant facturé	Pourcentage de quota	Montant maximum réel	Montant réel non utilisé
   1 000	40 %	2 500 x 0,40 = 1 000	0
   600	30 %	2 500 x 0,30 = 750	250
   500	30 %	2 500 x 0,30 = 750	150
   400
   = 2 500	100 %	= 2 500	= 400

   Dans cet exemple, le montant de paiement total à remettre s'élève à 2 500. La table comprend trois clés en ordre de priorité avec un quota défini sous la forme d'un pourcentage. Les pourcentages sont mis en correspondance avec le montant de paiement total. Par souci de clarté, le résultat s'affiche dans la colonne du montant de paiement maximal réel.

   Le premier paiement est affecté sans aucun problème. Le deuxième et le troisième paiements sont également affectés, avec pour seule différence qu'une partie seulement du montant maximal est utilisé pour la clé respective. Cependant, le quatrième paiement n'a pas été affecté du tout. Il est inclus avec le statut erreur 8 (statut 4 pour les montants de quota) dans un rapport d'erreurs imprimé avec la proposition de paiement. Bien que le montant total autorisé restant à affecter selon la table s'élève à 400, aucune clé ne dispose d'un montant suffisant pour l'attribution.

5. Exemple 2

   Montant facturé	Pourcentage de quota	Montant maximum réel	Montant réel non utilisé
   6 000	50 %	10 000 x 0,50 = 5 000	1 000
   3 000	30 %	10 000 x 0,30 = 3 000	3 000
   1 000	15 %	10 000 x 0,15 = 1 500	1 500
   	5 %	10 000 x 0,05 = 500	500
   = 10 000	100 %	= 10 000	= 6 000

   Dans cet exemple, la première facture ne peut pas être affectée. En effet, la première clé peut être utilisée uniquement pour 50 % du montant de paiement total, soit 5 000. Les deux factures suivantes, toutefois, sont affectées au compte bancaire saisi pour la première clé. Leur montant de paiement combiné ne dépasse pas ces 50 %. Comme toutes les factures ont été affectées, les autres clés ne sont pas utilisées.

6. Montant total à affecter

   Cette affectation est basée sur le montant de paiement total de la proposition. Cela signifie que :

   • Si vous supprimez une facture de la proposition, le montant de l'affectation est automatiquement ajusté.
   • Si vous supprimez la proposition entière, l'intégralité du montant de l'affectation est supprimée.

   Notez toutefois que, le montant d'affectation n'est pas affecté si vous ajustez le montant de paiement d'une autre facture de cette proposition.

7. Clés de quotas bancaires complets

   Les clés avec des pourcentages de quotas peuvent être utilisées sans limitations pendant toute l'année ou tout le mois de validité. Si vous souhaitez avoir un contrôle plus strict des montants exacts affectés, vous pouvez utiliser les clés avec des montants de quotas.

   Pour chaque nouvelle proposition créée s'affiche le montant cumulé affecté avec une clé spécifique. Lorsque ce montant est identique au montant de quota, la clé est complète et vous créez une nouvelle clé en remplacement.

   Si vous créez une table avec des montants de quota, vous devez avoir une idée réaliste du volume des paiements de la division pour être en mesure de définir les clés de quota de façon optimale.