Mise en correspondance automatique de factures fournisseur par lot avec ordre d'achat

Critères de base pour le rapprochement des factures

• L'option 1 (rapprochement des factures et des lignes de réception de marchandises) ou 2 (rapprochement des factures et des en-têtes d'ordre d'achat) est sélectionnée pour l'en-tête de facture dans le champ 'Rapprochement facture' dans (APS450/E).
• Définissez si la facture doit être automatiquement approuvée à des fins de paiement après le rapprochement des factures. Vous avez spécifié ce paramétrage par le biais du champ 'Non approuvé pour paiement' dans 'Fonction GCF. Ouvrir détails' (CRS406/F) pour la fonction GCF AP50.
• Le programme qui écrit les enregistrements dans les fichiers de facture doit renseigner les champs relatifs au rapprochement des factures des lignes de facture (la table FAPIBL). Pour obtenir une liste des valeurs, voir Mise en correspondance automatique de factures fournisseur par lot avec ordre d'achat.
• Pour chaque fournisseur, vous devez définir dans le champ 'Condition d'approbation de facture 1' (dans 'Fournisseur. Définir détails achat/fin' (CRS624/F)) s'il est possible de saisir la facture avec le statut Facturé, marchandises non réceptionnées lors du rapprochement de facture.
• Dans 'Paramètres – Comptabilité fournisseurs' (APS905), vous devez définir ce qui se passera dans les cas suivants :
  • Si aucune transaction de réception de marchandises n'est disponible pour l'ordre d'achat (paramètre 300)
  • Si la livraison n'est pas terminée pour toutes les lignes OA (paramètre 320).
• Les paramètres concernant les écarts de prix, de quantité et de montant facturé et les opérations d'arrondi autorisées sont définis dans 'Paramètres - Rapproch. factures fourn.' (APS900).

Priorités correspondantes

M3 BE crée des lignes de facture sur la base des réceptions de marchandises ou des lignes OA en appliquant différentes priorités. Si la priorité 1 ne peut pas être utilisée, la priorité 2 est sélectionnée à sa place, et ainsi de suite.

Priorité	Commentaire
1. Une certaine transaction de réception de marchandises est sélectionnée pour le numéro de réception.	Le numéro de réception et le type de réception 1 (transaction de réception de marchandises standard) doivent exister pour la ligne de facture dans 'Lot de factures fourn. Ouvrir lignes' (APS451/E).
2. Toutes les transactions de réception de marchandises correspondant à un certain numéro de bon de livraison sont sélectionnées.	Le numéro de bon de livraison doit exister dans (APS451/E).
3. Toutes les réceptions de marchandises d'une certaine ligne OA sont sélectionnées.	Les valeurs suivantes doivent exister dans (APS451/E) : Numéro OA, Ligne OA et Suffixe lig.OA.
4. En l'absence de transaction de réception de marchandises, la ligne OA est sélectionnée pour créer une ligne de facture de type 2.	Les valeurs suivantes doivent exister dans (APS451/E) : Numéro OA, Ligne OA et Suffixe lig.OA. L'option 1, 2 ou 3 doit être sélectionnée dans le champ 'Condition d'approbation de facture 1' pour le fournisseur dans le programme 'Fournisseur. Définir détails achat/fin' (CRS624/F).

En l'absence de correspondance

Situation	Action
1. Une ligne de facture est mise en correspondance avec plusieurs transactions de réception de marchandises, mais la quantité facturée et la quantité reçue ne concordent pas.	L'écart quantitatif est enregistré dans la dernière ligne de la facture.
2. La facture n'est pas approuvée pour paiement, car certaines de ses lignes n'ont pas pu être mises en correspondance ou parce qu'il manque des valeurs.	Terminez le rapprochement manuellement dans 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110).

Importance des numéros de séquence pour les frais de ligne

Tous les frais de ligne (ligne de facture de type 5) associés à la ligne OA dans 'Ordre d'achat. Connecter frais' (PPS215) (la table MPOEXP) doivent avoir le même numéro de séquence dans (APS451/E). M3 gère les frais de ligne sans numéro de séquence ou avec un numéro de séquence différent comme de nouveaux frais ajoutés manuellement. Si des frais de ligne sont associés à la ligne OA et ne possèdent pas de numéro de séquence ou ont un numéro de séquence différent dans (APS451/E), les frais de ligne sont pris en compte deux fois lors du rapprochement des factures au niveau de la ligne de facture. Chaque frais de ligne doté du numéro de séquence incorrect est ajouté au frais de ligne associé à la ligne OA.

S'il manque un numéro de séquence, un avertissement s'affiche lorsque vous validez la facture dans (APS455). Le numéro de séquence peut être ajouté manuellement.

Rapprochement des factures au niveau de l'en-tête de facture

Si vous activez le paramètre 410-'Bloquer rappr. fact. échoué ds niv en-tête OA' dans 'Paramètres – Comptabilité fournisseurs' (APS905), l'option de rapprochement de facture au niveau de l'en-tête d'OA est gérée d'une manière spécifique. Le rapprochement des factures basé sur l'ordre d'achat défini pour l'en-tête de facture dans (APS450/E) peut aboutir à l'une ou l'autre des trois situations suivantes.

Pour tous les scénarios : Si des écritures comptables sont créées pendant le rapprochement et qu'il y a un écart entre les lignes de facture et le montant facturé total, toutes les lignes de la facture sont approuvées sous réserve que l'écart soit compris dans les limites définies dans 'Paramètres – Rapproch. factures fourn.' (APS900). Si l'écart est approuvé, il est enregistré sur la base de la règle comptable PP20-240 ou distribué sur les lignes de facture. Dans ce dernier cas, il est comptabilisé en tant qu'écart de prix normal. Si l'écart n'est pas approuvé, il est comptabilisé sur un compte de compensation afin d'être mis en correspondance manuellement dans l'écran (APS110). Si le paramètre 'Bloquer rappr. fact. échoué ds niv en-tête OA' est activé dans (APS905), la facture n'est pas transférée dans la comptabilité fournisseurs A la place, le statut de la facture est actualisé et redéfini sur 'Echec de rapprochement de facture'.

Paramètre 410 – Bloquer rappr fact échoué ds niv en-t OA

Dans certaines situations, lorsque vous utilisez des factures fournisseurs dans le programme 'Lot de factures fournisseur. Ouvrir' (APS450), il est nécessaire avant tout de procéder à un rapprochement de facture au niveau de l'en-tête d'OA. Si celui-ci réussit, la facture est transférée vers la comptabilité fournisseurs. En cas d'échec du rapprochement des factures fournisseurs, il peut être nécessaire dans certaines situations de conserver la facture, de transférer les lignes de facture fournisseur dans (APS450) et de procéder à un rapprochement plus détaillé des factures.

Options possibles :

0 = Non

1 = Oui

2 = Articles en stock

Si l'option 0 est sélectionnée, la facture est toujours transférée vers la comptabilité fournisseurs et comptabilisée dans le compte de compensation si le montant de la facture fournisseur est hors des limites de tolérance établies dans le programme 'Paramètres – Rapproch. factures fourn.' (APS900).

Si l'option 1 est sélectionnée et si le montant de la facture fournisseur est hors des limites de tolérance établies dans (APS900), le statut de la facture est mis à jour et redéfini sur 79-'Echec du rapprochement de facture' dans la table FAPIBH.

Si l'option 2 est sélectionnée et si le montant de la facture fournisseur est hors des limites de tolérance établies dans (APS900), le staut de la facture est mis à jour et redéfini sur 79-'Echec du rapprochement de facture' si l'ordre d'achat contient au moins une ligne pour l'article en stock. Si l'ordre d'achat contient uniquement des lignes hors stock, la facture est transférée vers la comptabilité fournisseurs.

Des lignes d'ordre d'achat contenant au moins une des caractéristiques suivantes sont considérées commes des articles hors stock :

• L'origine de la ligne d'ordre d'achat est 24 (Commande de vente, livraison directe).
• L'origine de la ligne d'ordre d'achat est 35 (Contrat de location) et la catégorie d'ordre d'achat est 80-'Prêt'.
• L'origine de la ligne d'ordre d'achat est 36 (Contrat de location, livraison directe).
• L'article est un article hors stock, tel que déterminé dans le programme 'Article. Ouvrir' (MMS001)

Scénario	Commentaire
1. Des transactions de réception de marchandises existent pour toutes les lignes OA.	Des écritures comptables sont créées pour toutes les réceptions de marchandises.
2. Des transactions de réception de marchandises existent pour toutes ou certaines des lignes OA, mais la réception de marchandises n'est pas complète pour toutes les lignes.	La ligne OA est sélectionnée à la place pour créer une ligne de facture de type 2, à condition toutefois que les conditions préalables suivantes soient satisfaites : L'option 3 (il est demandé à l'utilisateur si la ligne OA doit être sélectionnée pour les lignes dont les réceptions de marchandises sont manquantes) ou l'option 4 (les lignes OA dont les réceptions de marchandises sont manquantes sont toujours sélectionnées) est sélectionnée pour le paramètre 320 dans 'Paramètres – Comptabilité fournisseurs' (APS905) L'option 1, 2 ou 3 est sélectionnée dans le champ 'Condition d'approbation de facture 1' dans (CRS624/F). S'il n'existe qu'une réception de marchandises partielle pour la ligne d'ordre d'achat, deux lignes de facture sont créées : une ligne de type 1 (indiquant que la ligne a été rapprochée d'une ligne de réception de marchandises) avec la quantité reçue, et une ligne de type 2 avec la quantité restante.
3. Aucune transaction de réception de marchandises n'existe.	La ligne OA est sélectionnée pour créer une ligne de facture de type 2, à condition toutefois que les conditions préalables suivantes soient satisfaites : L'option 2 (il est demandé à l'utilisateur si la ligne OA doit être sélectionnée à la place) ou l'option 3 (la ligne OA est automatiquement sélectionnée) a été sélectionnée dans le champ 300 dans (APS905). L'option 1, 2 ou 3 est sélectionnée dans le champ 'Condition d'approbation de facture 1' dans (CRS624/F).

Champs relatifs au rapprochement de facture dans FAPIBL

Cette table répertorie les valeurs dans la table de lignes de facture (FAPIBL) qui sont utilisées pour le rapprochement au niveau des lignes de facture.

Champ	Description	Obligatoire
E6CONO	Division	Oui
E6DIVI	Société	Oui
E6PUNO	Numéro OA	Oui
E6PNLI	Numéro de ligne OA Remarque Si une valeur manque dans la table FAPIBL, elle est automatiquement extraite de la table des lignes OA (MPLINE).	Oui
E6PNLS	Sous-numéro de ligne d'ordre d'achat Remarque Si une valeur manque dans la table FAPIBL, elle est automatiquement extraite de la table des lignes OA (MPLINE).	Oui
E6REPN	Numéro réception	Non
E6RELP	Type reçu	Non
E6ITNO	Code article	Oui
E6PUUN	Unité de mesure OA	Oui
E6IVQA	Quantité facture, unité de mesure	Oui
E6GRPR	Prix facture, unité de mesure du prix OA	Oui
E6PPUN	Unité de mesure du prix facture Remarque Si une valeur manque dans la table FAPIBL, elle est automatiquement extraite de la table des lignes OA (MPLINE).	Oui
E6PUCD	Quantité de prix OA Remarque Si une valeur manque dans la table FAPIBL, elle est automatiquement extraite de la table des lignes OA (MPLINE).	Oui
E6IVCW	Poids variable facturé	Non
E6DIPC	Remise facturée	Non
E6VTCD	Code TVA Remarque Si une valeur manque dans la table FAPIBL, elle est automatiquement extraite de la table des lignes OA (MPLINE).	Oui
E6SUDO	Numéro du bon de livraison	Numéro