Effectuer des paiements fournisseurs basés sur la proposition de paiement

Créer différents types de documents de paiement sur la base d'une proposition de paiement.

Résultat

La table qui suit présente les documents de paiement créés et les paiements enregistrés :
Type de paiement Documents créés
Chèque Un chèque, un journal des paiements fournisseur et un journal comptable sont imprimés.
Traite Le système imprime une traite, un journal des paiements fournisseur, un journal des factures fournisseur et un journal comptable.
Virement bancaire manuel Un ordre de paiement pour la banque, une spécification de paiement pour le fournisseur, un journal des paiements fournisseur et un journal comptable sont imprimés.
Virement bancaire électronique Le système crée un fichier électronique contenant les ordres de paiement. Le système imprime un journal des paiements fournisseur et un journal comptable. Si la méthode de paiement nécessite une confirmation de la banque, aucune écriture comptable n'est créée tant que tous les paiements n'ont pas été consignés comme confirmés par la banque.
Prélèvement automatique Le système imprime un journal des paiements fournisseur et un journal comptable.

Utiliser les informations enregistrées pour analyser les coûts et relations avec le fournisseur.

La comptabilité fournisseurs et la comptabilité générale sont mises à jour. Les paiements récurrents non associés à une facture dans la comptabilité fournisseurs constituent l'unique exception. Ces paiements sont mis à jour dans la comptabilité générale uniquement. Pour les chèques, le chéquier CF est mis à jour.

La table qui suit présente les écritures comptables créées :
Règle comptable Compte Débit Crédit
Banque x
* Fournisseur x
Cependant, les écritures comptables créées pour les traites sont les suivantes :
Règle comptable Compte Débit Crédit
AP33-295 Traite acceptée Voir ci-dessous. x
Fournisseur x
L’astérisque (*) indique l'écriture comptable basée sur la transaction pour la facture fournisseur d'origine.

Pour les autres écritures comptables qu'il est possible de créer, voir les descriptions des événements comptables AP30, AP31, AP32, AP33, AP34 et AP35 dans Règles comptables pour CF - Comptabilité fournisseurs.

Avant de commencer

Avant de commencer, vous devez remplir ces conditions préalables :
  • Créer et vérifier une proposition de paiement dans 'Proposition paiement fournisseur. Ouvrir' (APS630).
  • Définir ces fonctions GCF dans 'Fonction GCF. Ouvrir' (CRS405) :
    • AP30 : Paiement chèque
    • AP31 : Virements électroniques EDIFACT
    • AP32 : Paiements par virement bancaire manuel et paiements électroniques non EDIFACT
    • AP33 : Paiements par traite sans confirmation bancaire
    • AP34 : Paiements par traite avec confirmation bancaire
    • AP35 : Paiements par prélèvement automatique
  • Définir les méthodes de paiement des factures fournisseur doivent être configurés comme suit dans 'Méthode de paiement CF. Ouvrir' (CRS071) :
    • Pour les paiements EDI, fonction GCF ou événement comptable AP31 : Vous devez sélectionner la méthode de transfert 2 (paiement EDIFACT au format PAYMUL).
    • Pour les virements bancaires manuels et les paiements électroniques non EDIFACT, fonction GCF ou événement comptable AP32 : Vous devez sélectionner la méthode de transfert 1 (Virement bancaire manuel) ou 3 (Paiement électronique, norme non EDIFACT).
    • Pour les paiements par traite sans confirmation de la banque, fonction GCF ou événement comptable AP33 : Vous devez sélectionner l'option 1 dans le champ 'Confirmation traite'. Les écritures comptables sont alors déjà créées à l'impression de la traite.
    • Pour les paiements par traite avec confirmation de la banque, fonction GCF ou événement comptable AP34 : Vous devez sélectionner l'option 2 dans le champ 'Confirmation traite'. Des écritures comptables sont ensuite créées lors du lettrage des paiements avec l'état bancaire dans Traite. Lettrer confirmations (APS175).

Suivez les étapes ci-dessous :

Ce diagramme présente le workflow dans l'exécution de paiements fournisseur selon la proposition de paiement :Perform supplier payments based on payment proposal

  1. Créer et vérifier des documents de paiement

    Pour créer des documents de paiement conformément à la méthode de paiement de chaque facture enregistrée, confirmez la proposition de paiement dans (APS630). Les écritures comptables sont créées lors de la confirmation de la proposition, ou au moment du rapprochement des paiements basé sur la confirmation de la banque, en fonction de la méthode de paiement utilisée. Procédez à une dernière vérification des documents de paiement et des écritures comptables créées.

  2. Envoyer un chèque au fournisseur

    Envoyez le chèque à votre fournisseur. Le paiement est automatiquement enregistré comme terminé. Si nécessaire, utilisez le chéquier CF dans Chèque. Ouvrir Chéquier (APS300) pour mettre à jour le statut du chèque ou pour annuler la transaction de paiement.

  3. Envoyer traite à la banque du fournisseur avec ou sans confirmation de la banque

    Envoyez la traite à la banque du fournisseur, qui la vérifie et la transmet à celui-ci. La banque du fournisseur enverra ensuite la traite à la banque de la division en lui demandant de transférer l'argent sur le compte du fournisseur. La banque de la division vous informera du virement avant qu'il ne soit effectué. Vous pouvez recevoir une confirmation de la banque de la division à la fin de la transaction.

  4. Envoyer ordre de virement bancaire à la banque avec ou sans confirmation de la banque
    Envoyez des informations sur les paiements devant être transférés de votre compte à la banque de la division. Vous avez plusieurs options :
    • Envoyer des ordres de virement sous forme de documents imprimés.
    • Envoyez les ordres de virement par voie électronique dans un fichier de lot.
  5. Rapprocher des paiements en fonction de la confirmation de la banque

    Enfin, utilisez la confirmation de la banque pour lettrer les paiements. Pour les traites, le lettrage peut être utile pour les paiements en devise étrangère dont le taux de change n'est pas connu jusqu'à ce qu'il soit communiqué par la banque, par exemple.

    Voici les moyens de lettrer différents types de paiements nécessitant une confirmation bancaire :
    • Lettrer les paiements par traitant nécessitant une confirmation bancaire dans 'Traite. Lettrer confirmations' (APS175).
    • Lettrer les paiements nécessitant une confirmation bancaire dans 'Pmt fourn. Enregistrer confirm. bancaire' (APS190).
    • Lettrer les paiements par virement bancaire en traitant le fichier de confirmation bancaire dans Relevé bancaire. Ouvrir (ABS100). Au cours de ce processus, le statut du numéro de référence de paiement est mis à jour dans les programmes 'Pmt fourn. Enregister conf. banc électr' (APS187) et 'Confirm. bancaire électr. Ouvrir détails' (APS188).
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