Gestion du rapprochement de facture automatique pour le Brésil

Création d'un en-tête de facture

L'en-tête de facture est mis à jour à l'aide de la transaction APBR50MI 'AddHead'.

Champs dans l'API APBR50MI (Interface de traitement par lots des factures fournisseurs)

Champ	Commentaire
Société	Obligatoire.
Nom de la division (CNPJ)	Le CNPJ ou le fournisseur sont obligatoires ; si le fournisseur est mis à jour, le CNPJ est extrait automatiquement.
Fournisseur	Le fournisseur ou le CNPJ sont obligatoires ; si le CNPJ est mis à jour, le fournisseur est extrait automatiquement.
Numéro de facture fournisseur	Obligatoire.
Série/sous-série	Obligatoire.
Especie	Obligatoire.
Numéro d'adresse	Facultatif. Si ce champ n'est pas renseigné, sa valeur est extraite du CNPJ ou du fournisseur.
Date de livraison demandée	Facultatif. Si ce champ n'est pas renseigné, sa valeur est extraite de la réception de marchandises.
Date de facturation	Obligatoire.
Date d'échéance	Facultatif. Si ce champ n'est pas renseigné, sa valeur est calculée en fonction des conditions de paiement, de la date de facturation et du calendrier du système.
Valeur totale des marchandises	Obligatoire en l'absence de validation partielle.
Montant facturé total	Obligatoire.
Conditions de paiement	Facultatif. Si ce champ n'est pas renseigné, sa valeur est extraite du fournisseur.
Base IPI (calcul)	Facultatif. Valeur calculée automatiquement sur les lignes de facture.
Montant IPI	Facultatif. Valeur calculée automatiquement sur les lignes de facture.
Base de substitution fiscale ICMS	Facultatif. Champ géré manuellement.
Base de substitution fiscale ICMS (en pourcentage)	Facultatif. Champ géré manuellement.
Substitution fiscale ICMS	Facultatif. Champ géré manuellement.
Base ICMS	Facultatif. Valeur calculée automatiquement sur les lignes de facture.
Montant ICMS	Facultatif. Valeur calculée automatiquement sur les lignes de facture.
Montant des services	Facultatif. Valide pour les factures de service uniquement.
Montant INSS	Facultatif. Valide pour les factures de service uniquement.
Montant IRRF	Facultatif. Valide pour les factures de service uniquement.
Montant du transport	Facultatif.
Montant de l'assurance	Facultatif.
Montant PIS	Champ facultatif pour les factures d'importation uniquement. Valeur calculée automatiquement sur les lignes de facture.
Montant d'importation COFINS	Champ facultatif pour les factures d'importation uniquement. Valeur calculée automatiquement sur les lignes de facture.
Autres frais	Facultatif.
Escompte total	Facultatif (ajouté en tant que montant positif).
Numéro d'enregistrement d'importation	Facultatif.
Type de document	Facultatif.
ID NF-e	Facultatif.
Code UF IBGE	Facultatif.
Période	Facultatif.
Modification requise	Facultatif.
Numéro de série échangé	Facultatif.
N° de document de référence	Facultatif.
Validation partielle	Facultatif. La valeur 1 indique qu'une validation partielle doit être effectuée.
Nom de division	Facultatif.

Le montant facturé total est comparé au total des champs des différents types de taxes, frais et escomptes, et le montant total doit correspondre pour que la facture soit traitée.

La validation partielle peut servir à mettre à jour un nombre réduit de champs dans APBR50MI, ainsi que les enregistrements qui contiennent des erreurs. Si la validation partielle est utilisée, vous devez obligatoirement accéder au programme 'Facture fournisseur. Ouvrir' (APBR50) et mettre à jour les champs restants afin de valider la facture par la suite.

Dans (APBR50/E), il est possible de modifier le numéro d'adresse, la date de réception, la date de facturation, la date d'échéance et les conditions de paiement. Si la date de facturation est modifiée, la date d'échéance est recalculée. Si les conditions de paiement sont modifiées, la date d'échéance est à nouveau recalculée. Ces champs ne peuvent être modifiés que si le statut de la facture est 20 ('Validé') ou inférieur.

Il n'est pas nécessaire de renseigner la date comptable, car elle est mise à jour au moment de la création des écritures comptables.

Création de lignes de factures entrantes

Les lignes de facture sont mises à jour à l'aide de la transaction APBR51MI 'AddLine'. Un en-tête de facture doit être présent pour pouvoir ajouter des lignes de facture.

Champs dans l'API APBR51MI (Interface de traitement par lots des factures fournisseurs)

Champ	Commentaire
Société	Obligatoire.
Fournisseur	Obligatoire.
Numéro de facture fournisseur	Obligatoire.
Série/sous-série	Obligatoire.
Ligne de facture fournisseur	Obligatoire si l'ordre d'achat/la ligne d'ordre n'est pas renseigné(e).
Numéro d'ordre d'achat	Obligatoire si la ligne de facture fournisseur n'est pas renseignée.
Ligne d'ordre d'achat	Obligatoire si la ligne de facture fournisseur n'est pas renseignée.
Sous-numéro de ligne d'ordre d'achat	Facultatif.
Code article	Obligatoire si la référence complémentaire n'est pas renseignée ou si elle n'est pas correcte.
Réf complément	Facultatif.
Code CFOP interne	Facultatif. Si ce champ n'est pas renseigné, sa valeur est extraite du fournisseur.
Equivalence industrie	Facultatif.
Prix d'achat	Obligatoire.
Pourcentage IPI	Facultatif. Si ce champ est renseigné, il remplace le taux saisi dans la ligne d'ordre d'achat.
Base de crédit IPI	Champ facultatif, mais géré manuellement.
Montant de crédit IPI	Champ facultatif, mais géré manuellement.
Base de substitution fiscale ICMS	Champ facultatif, mais géré manuellement.
Substitution fiscale ICMS	Champ facultatif, mais géré manuellement.
Base de substitution fiscale ICMS (en pourcentage)	Champ facultatif, mais géré manuellement.
Pourcentage ICMS	Facultatif. Si ce champ est renseigné, il remplace le taux saisi dans (CRBR07) ou (CRBR01) ou bien le programme 'Unité fédérale source/cible' (CRBR60) si l'option 'CNPJ au niveau établissement' est sélectionnée dans 'Division. Connecter société' (MNS100).
Pourcentage INSS	Facultatif. Valide pour les factures de service uniquement.
Montant IRRF	Facultatif. Valide pour les factures de service uniquement.
Montant du transport	Facultatif.
Montant de l'assurance	Facultatif.
Autres frais	Facultatif.
Escompte total	Facultatif.
Validation partielle	Facultatif. La valeur 1 indique qu'une validation partielle doit être effectuée.

La validation partielle peut servir à mettre à jour un nombre réduit de champs dans APBR51MI et les enregistrements qui contiennent des erreurs.

Si la validation partielle est utilisée, vous devez obligatoirement accéder au programme 'Facture fourn. Ouvrir lignes entrantes' (APBR51) et mettre à jour les champs restants afin de valider la facture.

Validation de la facture

Lorsque l'en-tête de facture et les lignes de facture sont mis à jour via les interfaces APBR50MI et APBR51MI, un enregistrement est créé et affiché dans (APBR50). L'enregistrement a le statut 10='Nouveau'. L'en-tête est affiché dans (APBR50), et les lignes sont affichées à l'aide de l'option associée 11 (Lignes de facture entrantes) de (APBR50). Cette option associée permet d'accéder au programme (APBR51).

Toutes les factures doivent être validées pour vérifier que tous les champs obligatoires sont bien mis à jour. La validation est démarrée via l'option associée 8='Valider' dans (APBR50) ou via l'interface APBR53MI (traitement par lots des factures fournisseurs). Dans le cas de l'interface APBR53MI, la transaction 'ValidateInvoice' est utilisée et la société, le fournisseur, le numéro de facture fournisseur et la série/sous-série doivent être saisis.

Si le paramètre 'Màj automatique' de la fonction GCF AP50 dans 'Fonction GCF. Ouvrir détails' (CRS406) est défini sur 1 et que l'en-tête et les lignes de la facture ne présentent aucune erreur, le statut est défini sur 80='Ecritures comptables créées'. Si la validation échoue, la facture reçoit le statut 15='Validé avec des erreurs'. Dans ce cas, il peut y avoir des erreurs dans l'en-tête ou dans les lignes de la facture. Si la validation réussit, le statut est 20='Validé' ou supérieur, selon le paramètre défini dans la fonction GCF AP50.

Si le paramètre 'Màj automatique' de la fonction GCF (CRS406) est défini sur 1 et qu'aucune erreur n'est détectée, toutes les étapes sont réalisées automatiquement. Si des erreurs sont détectées et que la facture a le statut 15 ('Validé avec des erreurs'), accédez à l'enregistrement d'en-tête dans (APBR50) et utilisez l'option 'modifier' pour corriger les erreurs. Par ailleurs, vérifiez les lignes de la facture dans (APBR51) et utilisez l'option 'modifier' pour corriger les erreurs.

Dans (APBR51/B1), vous pouvez filtrer les erreurs des lignes de facture. Pour n'afficher que les lignes erronées, sélectionnez l'erreur de ligne de facture depuis/vers 2 (Erreurs). Une fois les erreurs corrigées, exécutez à nouveau 'Valider' depuis (APBR50). Le statut de la facture doit alors être 20='Validé' ou supérieur, en fonction du paramètre 'Màj automatique' dans (CRS406).

Création de lignes de facture

Une fois que la facture a le statut 20, les lignes de facture peuvent être créées. Les lignes de la facture sont créées en fonction des lignes de réception des marchandises de ce numéro de facture. Il peut y avoir plusieurs lignes de réception des marchandises par ligne de facture.

Les lignes de facture sont créées à l'aide de l'option associée 13 (Créer des lignes de facture) depuis (APBR50). Lorsque les lignes de facture sont créées, la facture reçoit le statut 30='Ligne facture créée'. Les lignes de facture sont affichées dans le programme 'Facture fourn. Ouvrir lignes facture' (APBR52) démarré au moyen de l'option associée 12='Lignes de facture' dans (APBR50). Si le numéro de ligne de facture sur les lignes de réception des marchandises ne correspond pas à la ligne de facture ajoutée sur les lignes entrantes (mais que le numéro de facture correspond), une ligne de facture est créée dans (APBR52) avec un montant nul. Cette ligne de facture doit être supprimée de (APBR52) avant le traitement.

La référence de facture dans Ordre d'achat. Afficher transact ligne (PPS330) peut être modifiée si la référence est incorrecte. Après la modification de la référence dans (PPS330), les lignes de facture peuvent être supprimées de (APBR52) ; elles peuvent ensuite être recréées. Si le code article mis à jour sur les lignes entrantes ne correspond pas au code article sur l'ordre d'achat, une ligne de facture avec un montant nul est également créée. Le code article doit être mis à jour manuellement dans (APBR52).

Si le CFOP interne sur les lignes entrantes est incorrect, une ligne de facture avec un CFOP interne vide est créée dans (APBR52). Le CFOP interne doit être mis à jour manuellement sur les lignes de facture avant de poursuivre.

Si le taux IPI et le taux ICMS sont mis à jour dans (APBR51MI), ils remplacent les taux définis dans les programmes 'Article. Ouvrir complément' (CRBR04), 'Paramètres – Code CFOP' (CRBR07) ou 'Unité fédérale. Ouvrir' (CRBR01), ou bien (CRBR60) si l'option 'CNPJ au niveau établissement' est sélectionnée dans (MNS100).

Tant que la facture a le statut 40 ou inférieur, les lignes de facture peuvent être supprimées et recréées.

Vérification de facture

Une fois les lignes de facture créées, la facture doit être vérifiée. Les montants de l'en-tête de facture et des lignes de facture doivent être comparés. S'il existe des différences, la facture reçoit le statut 40='Facture non approuvée'. Les différences sont affichées dans 'Facture fournisseur. Comparer' (APBR03), lancé via l'option associée 20 ('Comparer l'en-tête et les lignes') depuis (APBR50).

Les montants de l'en-tête de la facture peuvent être modifiés dans (APBR50) et ceux des lignes de facture dans (APBR52). Une fois les montants corrigés, la vérification doit être effectuée à nouveau. Une fois la vérification effectuée et si tous les montants correspondent, le statut est défini sur 50='Facture approuvée'.

Création d'écritures comptables

Les écritures comptables sont créées à l'aide de l'option associée 15 (Créer écritures comptables) depuis (APBR50). Une fois les écritures comptables créées, la facture reçoit le statut 80='Ecritures comptables créées'.