Gestion du rapprochement de facture automatique pour le Brésil

Création d'un en-tête de facture

L'en-tête de facture est mis à jour à l'aide de la transaction APBR50MI 'AddHead'.

Cette table affiche les champs dans l'API APBR50MI (Interface de traitement par lots des factures fournisseurs) :

Champ	Commentaire
Société	Requis.
Nom de la division (CNPJ)	Le CNPJ ou le fournisseur sont requis ; si le fournisseur est mis à jour, le CNPJ est extrait automatiquement.
Fournisseur	Le fournisseur ou le CNPJ sont requis ; si le CNPJ est mis à jour, le fournisseur est extrait automatiquement.
Numéro de facture fournisseur	Requis.
Série/sous-série	Requis.
Especie	Requis.
Numéro d'adresse	Facultatif. Si ce champ n'est pas renseigné, les données sont extraites du CNPJ ou du fournisseur.
Date de livraison demandée	Facultatif. Si ce champ n'est pas renseigné, les données sont extraites de la réception de marchandises.
Date de facturation	Requis.
Date d'échéance	Facultatif. Si ce champ n'est pas renseigné, la date est calculée en fonction des conditions de paiement, de la date de facturation et du calendrier du système.
Valeur totale des marchandises	Requis(e) en l'absence de validation partielle.
Montant facturé total	Requis.
Conditions de paiement	Facultatif. Si ce champ n'est pas renseigné, la valeur est extraite du fournisseur.
Base IPI (calcul)	Facultatif. Calculé(e) automatiquement sur les lignes de facture.
Montant IPI	Facultatif. Calculé(e) automatiquement sur les lignes de facture.
Base de substitution fiscale ICMS	Facultatif. Géré manuellement.
Base de substitution fiscale ICMS (en pourcentage)	Facultatif. Géré manuellement.
Substitution fiscale ICMS	Facultatif. Géré manuellement.
Base ICMS	Facultatif. Calculé(e) automatiquement sur les lignes de facture.
Montant ICMS	Facultatif. Calculé automatiquement sur les lignes de facture.
Montant des services	Facultatif. Valide pour les factures de service uniquement.
Montant INSS	Facultatif. Valide pour les factures de service uniquement.
Montant IRRF	Facultatif. Valide pour les factures de service uniquement.
Montant du transport	Facultatif.
Montant de l'assurance	Facultatif.
Montant PIS	Champ facultatif pour les factures d'importation uniquement. Calculé automatiquement sur les lignes de facture..
Montant d'importation COFINS	Champ facultatif pour les factures d'importation uniquement. Calculé automatiquement sur les lignes de facture.
Autres frais	Facultatif.
Escompte total	Facultatif (ajouté en tant que montant positif).
Numéro d'enregistrement d'importation	Facultatif.
Type de document	Facultatif.
ID NF-e	Facultatif.
Code UF IBGE	Facultatif.
Période	Facultatif.
Modification requise	Facultatif.
Numéro de série échangé	Facultatif.
N° de document de référence	Facultatif.
Validation partielle	Facultatif. Spécifiez 1 pour effectuer une validation partielle.
Nom de division	Facultatif.
Montant CBS	Facultatif. Calculé automatiquement sur les lignes de facture.
Montant IBS 1	Facultatif. Calculé automatiquement sur les lignes de facture.
Montant IBS 2	Facultatif. Calculé automatiquement sur les lignes de facture.
Montant IS	Facultatif. Calculé automatiquement sur les lignes de facture.

Le montant facturé total est comparé au total des champs des différents types de taxes, frais et escomptes, et le montant total doit correspondre pour que la facture soit traitée.

Utilisez la validation partielle pour mettre à jour un nombre réduit de champs dans APBR50MI ou pour mettre à jour les enregistrements contenant des erreurs. Si vous utilisez cette option, vous devez renseigner les champs restants dans 'Facture fournisseur. Ouvrir' (APBR50) pour valider la facture.

Dans (APBR50/E), vous pouvez modifier le numéro d’adresse, la date de réception, la date de facturation, la date d’échéance et les conditions de paiement. Si vous modifiez la date de facturation ou les conditions de paiement, la date d’échéance est recalculée. Ces champs ne peuvent être modifiés que si le statut de la facture est 20 ('Validé') ou inférieur.

Il n’est pas nécessaire de renseigner la date comptable. Cette date est mise à jour automatiquement lors de la création des écritures comptables.

Création de lignes de factures entrantes

Les lignes de facture sont mises à jour à l'aide de la transaction APBR51MI 'AddLine'. Un en-tête de facture doit exister avant de pouvoir ajouter des lignes de facture.

Cette table affiche les champs dans l'API APBR51MI (Interface de traitement par lots des factures fournisseurs) :

Champ	Commentaire
Société	Requis.
Fournisseur	Requis.
Numéro de facture fournisseur	Requis.
Série/sous-série	Requis.
Ligne de facture fournisseur	Requis si l'ordre d'achat/la ligne d'ordre n'est pas renseigné(e).
Numéro d'ordre d'achat	Requis si la ligne de facture fournisseur n'est pas renseignée.
Ligne d'ordre d'achat	Requis si la ligne de facture fournisseur n'est pas renseignée.
Sous-numéro de ligne d'ordre d'achat	Facultatif.
Code article	Requis si la référence complémentaire n'est pas renseignée ou si elle n'est pas correcte.
Réf complément	Facultatif.
Code CFOP interne	Facultatif. Si ce champ n'est pas renseigné, sa valeur est extraite du fournisseur.
Equivalence industrie	Facultatif.
Prix d'achat	Requis.
Pourcentage IPI	Facultatif. Remplace le taux saisi sur la ligne d’OA si spécifié.
Base de crédit IPI	Champ facultatif, mais géré manuellement.
Montant de crédit IPI	Champ facultatif, mais géré manuellement.
Base de substitution fiscale ICMS	Champ facultatif, mais géré manuellement.
Substitution fiscale ICMS	Champ facultatif, mais géré manuellement.
Base de substitution fiscale ICMS (en pourcentage)	Champ facultatif, mais géré manuellement.
Pourcentage ICMS	S’il est spécifié, il remplace le taux spécifié dans (CRBR07), (CRBR01) ou 'Unité fédérale source/cible' (CRBR60) lorsque 'CNPJ au niveau établissement' est sélectionné dans 'Division. Connecter société' (MNS100).
Pourcentage INSS	Facultatif. Valide pour les factures de service uniquement.
Montant IRRF	Facultatif. Valide pour les factures de service uniquement.
Montant du transport	Facultatif.
Montant de l'assurance	Facultatif.
Autres frais	Facultatif.
Escompte total	Facultatif.
Validation partielle	Facultatif. Spécifiez 1 pour effectuer une validation partielle.
Code de classification CBS/IBS	Requis si la date de facturation est égale ou postérieure à la date d’activation de la taxe dans (MNS100/L).
Code de classification IS	Facultatif. Valide uniquement si la date de facturation est égale ou postérieure à la date d’activation de la taxe dans (MNS100/L).
Taux CBS	Facultatif. Valide uniquement si la date de facturation est égale ou postérieure à la date d’activation de la taxe dans (MNS100/L).
Taux IBS 1	Facultatif. Valide uniquement si la date de facturation est égale ou postérieure à la date d’activation de la taxe dans (MNS100/L).
Taux IBS 2	Facultatif. Valide uniquement si la date de facturation est égale ou postérieure à la date d’activation de la taxe dans (MNS100/L).
Taux IS	Facultatif. Valide uniquement si la date de facturation est égale ou postérieure à la date d’activation de la taxe dans (MNS100/L).

Vous pouvez utiliser la validation partielle pour mettre à jour un nombre réduit de champs dans APBR51MI, ainsi que les enregistrements qui contiennent des erreurs.

Si la validation partielle est utilisée, vous devez mettre à jour les champs restants dans 'Facture fourn. Ouvrir lignes entrantes' (APBR51) pour valider la facture.

Validation de la facture

Lorsque l'en-tête de facture et les lignes de facture sont mis à jour via les interfaces APBR50MI et APBR51MI, un enregistrement est créé et affiché dans (APBR50). L'enregistrement a le statut 10='Nouveau'. L'en-tête est affiché dans (APBR50), et les lignes sont affichées à l'aide de l'option associée 11 (Lignes de facture entrantes) de (APBR50). Si vous utilisez cette option associée, le système ouvre (APBR51).

Toutes les factures doivent être validées pour vérifier que tous les champs requis sont bien mis à jour. La validation est démarrée via l'option associée 8='Valider' dans (APBR50) ou via l'interface APBR53MI (traitement par lots des factures fournisseurs). Si vous utilisez APBR53MI, la transaction 'ValidateInvoice' est utilisée, vous devez spécifier la société, le fournisseur, le numéro de facture fournisseur et la série/sous-série.

Si le paramètre 'Màj automatique' de la fonction GCF AP50 dans 'Fonction GCF. Ouvrir détails' (CRS406) est défini sur 1 et que l'en-tête et les lignes de la facture ne présentent aucune erreur, le statut est défini sur 80='Ecritures comptables créées'. Si la validation échoue, la facture reçoit le statut 15='Validé avec des erreurs'. Dans ce cas, il peut y avoir des erreurs dans l'en-tête ou dans les lignes de la facture. Si la validation réussit, le statut est 20='Validé' ou supérieur, selon le paramètre défini dans la fonction GCF AP50.

Si le paramètre 'Màj automatique' de la fonction GCF (CRS406) est défini sur 1 et qu'aucune erreur n'est détectée, toutes les étapes sont réalisées automatiquement. Si des erreurs sont détectées et que la facture a le statut 15 ('Validé avec des erreurs'), accédez à l'enregistrement d'en-tête dans (APBR50) et utilisez l'option 'modifier' pour corriger les erreurs. Par ailleurs, vérifiez les lignes de la facture dans (APBR51) et utilisez l'option 'modifier' pour corriger les erreurs.

Dans (APBR51/B1), vous pouvez filtrer les erreurs des lignes de facture. Pour n'afficher que les lignes erronées, sélectionnez l'erreur de ligne de facture depuis/vers 2 (Erreurs). Une fois les erreurs corrigées, exécutez à nouveau 'Valider' depuis (APBR50). Le statut de la facture doit alors être 20='Validé' ou supérieur, en fonction du paramètre 'Màj automatique' dans (CRS406).

Création de lignes de facture

Lorsque la facture a le statut 20, vous pouvez créer les lignes de facture. Les lignes de la facture sont créées en fonction des lignes de réception des marchandises de ce numéro de facture. Il peut y avoir plusieurs lignes de réception des marchandises par ligne de facture.

Les lignes de facture sont créées à l'aide de l'option associée 13 (Créer des lignes de facture) depuis (APBR50). Lorsque les lignes de facture sont créées, le statut de la facture devient 30='Ligne facture créée'. Les lignes de facture sont affichées dans le programme 'Facture fourn. Ouvrir lignes facture' (APBR52) démarré au moyen de l'option associée 12='Lignes de facture' dans (APBR50). Si le numéro de ligne de facture sur les lignes de réception des marchandises ne correspond pas à la ligne de facture ajoutée sur les lignes entrantes, mais que le numéro de facture correspond, une ligne de facture au montant nul est automatiquement créée dans (APBR52). Avant de continuer, supprimez cette ligne de facture de (APBR52)

Vous pouvez modifier la référence de facture dans 'Ordre d'achat. Afficher transact ligne' (PPS330) si la référence est incorrecte. Après avoir modifié la référence dans (PPS330), supprimez les lignes de facture de (APBR52) avant de les créer à nouveau. Si le code article mis à jour sur les lignes entrantes ne correspond pas au code article sur l'ordre d'achat, une ligne de facture avec un montant nul est également créée. Vous devez ensuite mettre à jour manuellement le code article dans (APBR52).

Si le CFOP interne sur les lignes entrantes est incorrect, une ligne de facture avec un CFOP interne vide est créée dans (APBR52). Vous devez ensuite mettre à jour manuellement le CFOP interne sur les lignes de facture pour continuer.

Si le taux IPI et le taux ICMS sont mis à jour dans (APBR51MI), ils remplacent les taux définis dans les programmes 'Article. Ouvrir complément' (CRBR04), 'Paramètres – Code CFOP' (CRBR07) ou 'Unité fédérale. Ouvrir' (CRBR01), ou bien (CRBR60) si l'option 'CNPJ au niveau établissement' est sélectionnée dans (MNS100).

Tant que la facture a le statut 40 ou inférieur, vous pouvez supprimer et recréer les lignes de facture.

Vérification de facture

Après avoir créé les lignes de facture, vous devez vérifier la facture. Comparez les montants de l'en-tête de facture et des lignes de facture. S’il existe des différences, le statut de la facture passe à 40='Facture non approuvée'. Les différences sont affichées dans 'Facture fournisseur. Comparer' (APBR03), lancé via l'option associée 20 ('Comparer l'en-tête et les lignes') depuis (APBR50).

Vous pouvez modifier les montants d’en-tête de facture dans (APBR50) et les lignes de facture dans (APBR52). Après avoir corrigé les montants, vous devez à nouveau effectuer une vérification. Si tous les montants correspondent, le système met à jour le statut de la facture sur 50='Facture approuvée'.

Création d'écritures comptables

Les écritures comptables sont créées à l'aide de l'option associée 15 (Créer écritures comptables) depuis (APBR50). Une fois les écritures comptables créées, la facture passe au statut 80='Ecritures comptables créées'.