Rapprochement des paiements des factures client via prélèvement automatique et affacturage

Ce document explique comment rapprocher les paiements client effectués par prélèvement automatique et affacturage en fonction d'un rapport imprimé par la banque ou la société d'affacturage.

Résultat

Voir Lettrage des paiements client via le prélèvement automatique et l'affacturage.

Avant de commencer

Voir Lettrage des paiements client via le prélèvement automatique et l'affacturage.

Suivez les étapes ci-dessous :

Lancement du rapprochement

  1. Démarrez Remise en Banque. Rapprocher Paiements (ARS350/B).

  2. Sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Si toutes les factures de la remise sont payées, passez directement à l'étape 9
    • Si toutes les factures ne sont pas payées, passez à l'étape 3.

    Enregistrer les factures impayées

  3. Dans l'écran (ARS350/B), sélectionnez l'option 11 (Paiements remis) pour la remise.

    Vous pouvez également enregistrer une facture impayée en sélectionnant l'option 20 (Inverser paiement) pour la transaction de paiement dans l'un des programmes suivants : Pièce justificative. Afficher (GLS200/B), Compta. générale. Afficher transactions (GLS210/B), CG. Afficher relevé de compte (GLS220/B), CC. Afficher relevé de compte (GLS222/B) et Facture client. Afficher séparément (ARS215/B). Cette option affiche l'écran (ARS351/B) ; voir l'étape suivante.

  4. Dans le programme 'Remise en banque. Màj paiement' (ARS351/B), sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Si les factures ont été envoyées pour affacturage, utilisez l'option Supprimer pour retirer chacune d'elles. Passez ensuite à l'étape 6.
    • Si les factures ont été envoyées pour prélèvement automatique, indiquez si vous souhaitez répertorier toutes les factures (ordre de tri 1) ou les totaux des factures par payeur et date de paiement (ordre de tri 2). Passez ensuite à l'étape suivante.

  5. Sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Pour supprimer une seule facture, sélectionnez l'ordre de tri 1, puis l'option Supprimer pour cette facture.
    • Pour supprimer toutes les factures d'un payeur avec la même date de paiement dans la remise, sélectionnez l'ordre de tri 1, cliquez sur une facture de ce payeur et avec cette date de paiement, puis sélectionnez l'option 14 (Supprimer tout). Sinon, sélectionnez l'ordre de tri 2, cliquez sur un enregistrement et sélectionnez l'option Supprimer.

  6. Dans l'écran (ARS351/D), confirmez la suppression en appuyant sur Entrée.

  7. Dans l'écran (ARS351/E), modifiez la date comptable proposée si nécessaire, puis saisissez le texte d'une pièce justificative. Appuyez sur Entrée.

  8. Dans Lettre Standard. Imprimer (ARS115/E), sélectionnez le type de lettre standard 1, puis appuyez sur Entrée pour récupérer les textes prédéfinis pour la lettre standard.

  9. Si nécessaire, saisissez jusqu'à deux lignes de texte supplémentaire en plus du texte extrait de la lettre standard. Appuyez sur Entrée pour revenir à l'écran (ARS351/B) puis appuyez sur F3 pour revenir à l'écran (ARS350/B).

    Rapprochement des paiements

  10. Dans l'écran (ARS350/B), sélectionnez l'option 9 ('Rapprochement') pour la remise.

  11. Dans l'écran E, modifiez la date comptable proposée dans le champ 'Date de remise' (si nécessaire), puis saisissez le texte d'une pièce justificative (facultatif).

    Selon la configuration de la fonction GCF, une chaîne comptable est également ouverte dans l'écran pour le supplément de compte.

  12. Sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Si aucun frais bancaire n'est associé à ce paiement, appuyez sur Entrée pour créer la pièce justificative.
    • Si des frais bancaires doivent être payés, passez à l'étape 12.

  13. Cochez la case 'Frais bancaires' dans le même écran. Appuyez sur Entrée.

  14. Dans l'écran F, saisissez les frais et, le cas échéant, leur code TVA respectif ou un montant TVA. Appuyez sur Entrée pour mettre à jour les champs 'Total frais' et 'Total rapprochement bancaire' dans la partie inférieure de l'écran.

  15. Appuyez sur F3 pour créer la pièce justificative et revenir à l'écran (ARS350/B).

Sélection et suppression des remises pour le prélèvement automatique SEPA

Lors du processus de prélèvement automatique SEPA, les propositions de remise sont créées dans le programme Remise en banque. Ouvrir (ARS300), puis transférées vers (ARS350) une fois qu'elles sont confirmées. Les remises doivent rester dans (ARS350) pour extourner la remise d'une facture spécifique à une étape ultérieure si le client refuse le retrait par prélèvement automatique de la facture.

Lorsqu'une remise n'est plus utilisée et qu'il n'existe plus de risque que cette remise (ou un paiement unique dans le cadre de cette remise) ne soit extournée, la remise doit être supprimée et clôturée pour l'extourne.

Si vous supprimez une remise avec l'option 4 (Supprimer) dans le programme (ARS350), les paiements des factures incluses seront automatiquement extournés. Pour les remises de prélèvement automatique SEPA, les factures clients doivent toujours être payées, même si la remise est supprimée dans (ARS350).

Pour supprimer des remises de prélèvement automatique SEPA dans (ARS350), l'utilisateur doit se servir de la touche de fonction F17 dans (ARS350/B) pour accéder à (ARS350/S) où il pourra sélectionner des remises. Une fois la sélection de l'utilisateur effectuée dans (ARS350/S) et validée par la touche Entrée, les remises choisies sont répertoriées dans (ARS350/B). Dans le cadre d'une sélection, l'option associée 20 (Supprimer la proposition de remise) et deux boutons ('Terminer la sélection' et 'Suppr toute la sélect') sont disponibles.

Les options 4 (Supprimer) et 9 (Lettrer) ne sont pas disponibles lors de l’utilisation de la sélection dans (ARS350/B).

Si l'utilisateur appuie sur le bouton 'Terminer la sélection', la sélection est effacée et toutes les remises sont alors de nouveau répertoriées dans (ARS350/B). Ceci fait, l'option 20 et les boutons 'Terminer la sélection' et 'Suppr toute la sélect' ne sont plus disponibles.

Si l'utilisateur sélectionner une ou plusieurs remises dans la liste et se sert de l'option 20, la ou les remises sélectionnées sont supprimées l'une après l'autre.

Si l'utilisateur appuie sur le bouton 'Suppr toute la sélect', toutes les remises sont supprimées de la liste par lots de 33 enregistrements. Si la sélection effectuée dans (ARS350/S) aboutit à une liste de plus de 33 remises dans (ARS350/B), l’utilisateur doit suivre ces étapes :

  1. Appuyer sur le bouton 'Suppr toute la sélect'.

  2. Actualisez l'écran.

  3. Appuyer une nouvelle fois sur le bouton 'Suppr toute la sélect'.

    Les étapes 2 et 3 doivent être répétées jusqu'à ce que toutes les remises sélectionnées dans (ARS350/B) soient supprimées.

    Remarque

    Cette fonction de sélection et de suppression des remises dans (ARS350) est disponible uniquement pour les prélèvements automatiques SEPA. Si la sélection est réalisée au moyen de la touche F17 et du programme (ARS350/S), les conditions à respecter pour sélectionner une remise sont les suivantes :

    1. La remise concerne un type de paiement associé à la catégorie de paiement 5 (prélèvement automatique) et défini pour le prélèvement automatique SEPA dans le programme 'Type de paiement. Ouvrir' (CRS078).

    2. La remise a le statut 09 qui indique que la proposition de remise a été confirmée dans (ARS300).

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