Traitement des paiements clients

Résultat

Les paiements client sont enregistrés, affectés et ajustés, si nécessaire. Les chèques et les traites sont encaissés. Les documents de paiement rejetés sont gérés. Pour plus d'informations sur les listes imprimées, reportez-vous à la procédure ou à l'instruction concernée.

Les paiements traités affectent la gestion du crédit et des risques client, ainsi que votre trésorerie.

La comptabilité générale, la comptabilité clients et la comptabilité fournisseurs sont mises à jour suite à l'utilisation de ce processus. Reportez-vous à la procédure ou à l'instruction concernée pour plus de détails.

Les réceptions de paiement sont créées, si elles sont demandées, et affichées dans 'Réceptions de paiement. Afficher' (ARS400). Voir Gestion des réceptions de paiement client pour obtenir une description détaillée.

Avant de commencer

• La division doit disposer de procédures et de politiques bien définies pour le traitement de ses paiements client.
• Le système financier doit être configuré comme décrit dans Activation de la gestion financière. Cela implique la définition des composants suivants :
  • Les fonctions GCF devant servir de modèles de saisie doivent être définies dans Fonctions GCF. Ouvrir (CRS405). Pour plus d'informations, reportez-vous au processus correspondant.
  • Les règles comptables, autrement dit les combinaisons d'événements comptables et de types comptables contrôlant la génération automatique des transactions, doivent être définies pour l'enregistrement, l'affectation, l'ajustement, la remise et le signalement des paiements client rejetés. Vous pouvez effectuer cette opération dans Règles Comptables. Définir (CRS395). Pour plus d'informations, reportez-vous au processus correspondant.
  • Les modes de paiement doivent être créés pour la catégorie de paiement correspondante dans Méthode de paiement CC. Ouvrir (CRS076). Pour plus d'informations, reportez-vous au processus correspondant.
  • Les paramètres des réceptions de paiement (si demandé) doivent être configurés comme décrit dans Gestion des réceptions de paiement client avec la configuration facultative du registre des disponibilités, comme décrit dans Caisse enregistreuse pour les réceptions de paiement client.
• Les conditions préalables spécifiques à certains processus sont répertoriées dans le document ou l'instruction correspondant(e).

Suivez les étapes ci-dessous :

Commentaire

Les étapes 1 et 2 (enregistrement et affectation des paiements) sont combinées en une seule étape dans de nombreux cas. En raison de la flexibilité du système financier, elles sont détaillées séparément dans le processus principal afin d'assurer la clarté des explications.

Remarque : la gestion du prélèvement automatique est présentée séparément dans Gestion des prélèvements automatiques dans la comptabilité clients.

1. Enregistrement des paiements clients

   Enregistrez les paiements client dans les programmes suivants :

   Catégorie de paiement	Paiement client	Enregistrer dans...
   0	En liquide	Paiement reçu. Enregistrer (ARS110)
   1	Chèque avec affectation ultérieure à une facture client	Document de paiement. Saisir (ARS105)
   2	Chèque avec affectation directe à une facture client	Document de paiement. Saisir (ARS105), Paiement reçu. Enregistrer (ARS110)
   3	Virement bancaire, saisie manuelle	Paiement reçu. Enregistrer (ARS110)
   3	Virement bancaire, saisie d'ordres de réception transférés par voie électronique	Paiement par lot. Mettre à jour (ARS040)
   4	Traite/lettre de change	Document de paiement. Saisir (ARS105), Paiement reçu. Enregistrer (ARS110)
   5	Paiement par prélèvement automatique, saisie basée sur un relevé bancaire imprimé	Remise en banque. Lettrer paiements (ARS350)
   5	Paiement par prélèvement automatique, saisie basée sur un relevé bancaire transféré par voie électronique	Relevé bancaire. Ouvrir (ABS100)

2. Affectation de paiements client à une facture

   Affectez les paiements enregistrés à un ou plusieurs enregistrements de facture client ou d'avoir, manuellement ou automatiquement, dans l'écran (ARS110).

   Lors de l'affectation, vous pouvez également effectuer des ajustements de paiements tels que des annulations, gérer les écarts de paiement et effectuer des compensations par rapport aux factures fournisseur.

3. Remise en banque des chèques/traites client en vue de leur recouvrement

   Sélectionnez les chèques ou traites que vous souhaitez envoyer à votre banque pour recouvrement, puis créez un relevé de remise en banque dans Remise en banque. Ouvrir (ARS300). Envoyez les relevés aux banques concernées, accompagnés des documents de paiement.

   Cette procédure englobe également le lettrage des traites recouvrées et des chèques postdatés définitifs (type 1) dans le programme Remise en banque. Lettrer paiements (ARS350).

4. Gestion des chèques/traites client rejetés par la banque

   Enregistrez les chèques et traites rejetés par la banque et renvoyés comme étant impayés en raison de fonds insuffisants :

   Document de paiement	Enregistrer dans...
   Chèque ; chèque postdaté préliminaire	Traites/chèques impayés/rejetés. Ouvrir (ARS340)
   Traite : Recouvrés à la date d'échéance ou escomptés (avant la date d'échéance), puis rapprochés mais rejetés ultérieurement.	Traites/chèques impayés/rejetés. Ouvrir (ARS340)
   Traite/chèque postdaté définitif : Rejetés par la banque avant recouvrement mais avant rapprochement.	Remise en banque. Màj paiement (ARS351), appelé via (ARS350).