Configuration de la gestion multisites (MUC)

Ce document explique comment configurer M3 pour les fonctionnalités de gestion multisites.

Dans M3, la gestion multisites permet d'organiser la structure M3 de la division afin de pouvoir gérer efficacement plusieurs entités légales.

Le processus décrit dans ce document explique comment configurer le flux physique et la comptabilité analytique. La gestion multisites affecte d'autres éléments, notamment en comptabilité financière, tels que les pièces justificatives et les calculs des frais généraux inter-sociétés. Ces zones ne sont pas traitées dans ce processus.

Remarque

Ce processus n'explique pas comment configurer la division, la société, l'établissement, les clients, les fournisseurs et les autorités en général.

Résultat

M3 peut être utilisé conjointement par plusieurs sociétés (unités légales) pour administrer de manière centralisée les commandes de vente, les ordres de distribution et de réquisition, etc. ainsi que le système financier. Les statistiques de vente, la comptabilité clients, la comptabilité fournisseurs et la comptabilité générale sont conservées séparément dans chaque société.

La gestion multisites vous permet de définir les utilisateurs ayant accès à toutes les sociétés (utilisateurs centraux) et ceux ayant un accès limité à une seule société (utilisateurs locaux).

Un environnement de gestion multisites affecte tous les niveaux du système de manière plus ou moins conséquente.

Avant de commencer

Vous devez avoir une connaissance approfondie de votre division ainsi que des différentes entités légales qui la composent et de leur fonctionnement.

Suivez les étapes ci-dessous :

Remarque

Pour une configuration adéquate du paramètre Gestion multisites, il est fortement recommandé d'effectuer les activités dans l'ordre décrit.
Il existe une distinction entre la société centrale (à blanc) et les sociétés locales. Certaines activités doivent uniquement être effectuées dans la société centrale (à blanc), tandis que les autres doivent être effectuées dans toutes les sociétés. Afin de pouvoir effectuer une activité dans la société à blanc, vous devez être défini en tant qu'utilisateur central.
Vous basculez souvent d'une société à une autre lors de la configuration. Soyez précis afin de définir les informations au bon niveau (central ou local) et dans la bonne société (au niveau local).

Saisie de la division

Définissez la division de contrôle dans 'Division. Ouvrir' (MNS095). Pour activer la gestion multisites, sélectionnez le type de division 2='Multisite' dans (MNS095/E).
Saisie des sociétés

Définissez toutes les sociétés (entités légales) à inclure dans la gestion multisites pour la division dans le programme 'Division. Connecter société' (MNS100).

Définissez une société centrale (à blanc) réservée aux utilisateurs centraux. Un utilisateur central peut traiter des informations dans d'autres sociétés sans avoir à basculer d'une société à une autre. Il a aussi le droit de mettre à jour les fichiers centraux tels que les fichiers concernant les articles, les clients et les fournisseurs.

Définissez également une ou plusieurs sociétés consolidées, utilisées uniquement à des fins de consolidation, notamment pour les statistiques de ventes combinées.
Saisie des commandes de basculement inter-sociétés

Créez des touches d'accès rapide afin que les utilisateurs puissent facilement basculer d'une société à une autre dans Fonction. Ouvrir (MNS110).
Autorisation de l'accès aux sociétés

Donnez aux utilisateurs l'autorisation de traiter des informations et de travailler avec des sociétés dans 'Utilisateur. Ouvrir' (MNS150). Définissez les utilisateurs centraux et locaux.
Saisie d'un calendrier système, des périodes système et des courbes de saisonnalité

Définissez des calendriers système dans Calendrier Système. Ouvrir (CRS900), des périodes système dans Période Système. Ouvrir Période (CRS910) et des courbes de saisonnalité dans Courbe Saisonnalité. Ouvrir (CRS915).

Faites-le pour chaque société. La manière la plus simple consiste à définir un calendrier, des périodes et des courbes pour une société, puis de changer de société à l'aide de la touche d'accès rapide et de répéter ce processus jusqu'à ce que toutes les sociétés soient définies.
Saisie des devises, types de taux de change et taux de change de manière centralisée

Définissez des devises, des types de taux de change et des taux de change de manière centralisée dans la société centrale (à blanc).

Les devises centrales sont définies dans 'Devise. Ouvrir' (CRS055). Vous définissez centralement toutes les devises utilisées par les différentes sociétés. Ainsi, vous n'avez pas besoin de définir des devises pour chaque société locale.

Les types de taux de change centraux sont définis dans 'Type de taux de change. Ouvrir' (CRS056). Les types de taux de change peuvent également être définis dans d'autres sociétés en tant que types locaux, mais ils doivent ensuite être contrôlés par rapport aux types de taux centraux correspondant aux activités telles que la mise à jour des clients ou des fournisseurs.

Vous définissez des proformas de taux de change pour les types de taux de change centraux dans 'Type taux de change. Ouvrir par devise' (CRS059). Les taux de change réels utilisés dans le système sont saisis localement pour chaque société, comme décrit ci-dessous. Les taux de change centraux doivent être définis afin de valider un type de taux de change.
Saisie des types de taux de change et taux de change de manière locale

Définissez des types de taux de change locaux et des taux de change locaux pour chaque société, respectivement dans les écrans (CRS056) et (CRS059). Si la configuration inclut des sociétés qui utilisent des devises différentes, il convient de procéder de manière très rigoureuse. Par exemple, le taux de change suédois (SEK) de la NOK diffère de celui du Royaume-Uni (GBP).
Saisie des numéros de série

Définissez des numéros de série pour les commandes de vente et les ordres de distribution et de réquisition dans 'Numéros de série. Ouvrir' (CRS165). Vous appliquez cette procédure uniquement dans la société centrale (à blanc).

Définissez également des numéros de série pour le système financier dans l'écran (CRS165). Vous devez définir ces numéros de série pour chaque société incluse dans la gestion multisites (MUC).

Définissez des numéros de série pour les factures client et les factures internes dans 'Numéro série factures internes' (MFS165). Procédez ainsi dans chaque société.
Saisie d'un plan comptable

Vous pouvez définir un plan comptable soit uniquement dans la société centrale (à blanc), soit dans les sociétés locales. Cette procédure est possible dans la mesure où le plan comptable est un fichier mixte.

Le plan comptable défini dans la société centrale (à blanc) est utilisé dans toutes les sociétés incluses dans la gestion multisites. Toutefois, des comptes distincts ou un plan comptable intégral peuvent être définis pour une société locale. Si la même identité comptable existe aux niveaux central et local, l'identité locale l'emporte sur l'identité centrale.
Saisie des établissements

Définissez les établissements dans Etablissement. Ouvrir (CRS008). Les établissements n'ont pas besoin d'être définis si la configuration de la gestion multisites inclut uniquement le système financier.

Un établissement peut désigner plusieurs structures : dépôt, unité de production, bureau de vente ou une association des trois.

Une société peut contenir plusieurs établissements. Dès qu'un établissement est défini pour une société, il ne peut plus être affecté à une autre.
Saisie des prix de cession interne

Définissez les prix de cession interne dans 'Prix de cession interne. Ouvrir' (MFS001). Vous appliquez cette procédure uniquement dans la société centrale (à blanc). Les prix de transfert définis indiquent leur mode de calcul à partir d'une base de calcul sélectionnée.
Saisie des codes client et fournisseur pour les sociétés

Définissez les codes client et fournisseur pour les sociétés respectivement dans Client. Ouvrir (CRS610) et dans 'Fournisseur. Ouvrir' (CRS620). Vous appliquez cette procédure dans la société centrale (à blanc).

Afin de pouvoir traiter la facturation interne, toutes les sociétés incluses dans la coordination multisite doivent également être définies en tant que client et fournisseur de chaque société respectivement dans les écrans (CRS610) et (CRS620). Reportez-vous à la documentation sur les commandes de vente et les achats.
Définition des paramètres de la facturation interne

Les paramètres de base nécessaires à la facturation interne inter-sociétés sont définis dans Paramètres – Facturation interne (MFS010) pour chaque société. Ces paramètres sont nécessaires afin que les livres auxiliaires puissent être automatiquement mis à jour parallèlement à la facturation interne.
Définition des commentaires standardisés pour la facturation interne

Si nécessaire, définissez un commentaire standardisé dans 'Facture interne. Ouvrir texte' (MFS015). Un commentaire peut être défini pour toutes ou certaines sociétés. Une fois défini, un commentaire peut être copié sur une facture interne dès sa création.