Sélection automatique des factures fournisseur à régler dans (APS630)

Utilisez une proposition de paiement fournisseur pour sélectionner les enregistrements de facture, les paiements récurrents, les remises et les avoirs à inclure lors de l'exécution des paiements.

Vous pouvez également utiliser des propositions de paiement pour créer des écritures comptables et mettre à jour le système financier, sans utiliser de paiement physique.

Résultat

Une proposition de paiement vérifiée et corrigée est créée pour chaque méthode de paiement ; elle comprend les enregistrements correspondant aux critères de sélection définis par l'utilisateur. Les enregistrements de facture qui ne doivent pas être inclus sont retirés ou bloqués.

Utilisez cette proposition comme point de départ pour créer les documents de paiement et mettre à jour le système financier. Voir Effectuer des paiements fournisseurs basés sur la proposition de paiement.

Aucune transaction n'est créée. La proposition est enregistrée dans la table des en-têtes de proposition de paiement (FPSUGH) et les tables de détails correspondantes, FPSUGD et FPSUGS.

Chaque facture incluse dans la proposition se voit affecter le statut de paiement (PYST) 1 dans le fichier de la comptabilité fournisseurs (FPLEDG) et ne peut pas être traitée dans d'autres programmes ou propositions.

Avant de commencer

Avant de commencer, vous devez remplir ces conditions préalables :
  • La division doit répondre aux questions suivantes :
    • Quels types de paiement pouvez-vous utiliser ? Les fournisseurs, frais des employés, compensation inter-divisions, paiements de remises ou commissions aux clients ou agents, par exemple.
    • Quel est la méthode de paiement utilisée ?
    • Quels critères sont utilisés pour sélectionner les factures à payer ?
    • Des quotas bancaires sont-ils utilisés ?
    • Quelle fonctionnalité est requise pour effectuer des paiements par chèque, traite ou virement bancaire ? Par exemple, la remise, la numérotation, avec ou sans commentaire.
  • Vous devez définir ces fonctions GCF avec enregistrements détaillés dans 'Fonction GCF. Ouvrir' (CRS405) : AP30 (contrôle), AP31 (virement bancaire électronique), AP32 (virement bancaire manuel), AP33 (lettre de change ou traite) et AP35 (prélèvement automatique).
  • Vous devez spécifier et approuver des factures fournisseur correctes dans la comptabilité fournisseurs
  • Vous devez spécifier les comptes bancaires permettant d'administrer les paiements dans le programme 'Compte bancaire. Ouvrir' (CRS692).
  • Pour appliquer des quotas bancaires pour répartir des traites entre plusieurs banques, vous devez les définir dans 'Quotas bancaires. Ouvrir' (APS030).
  • Pour renseigner votre compte bancaire de façon automatique au lieu de le spécifier manuellement lors de la création de la proposition, vous devez définir un compte bancaire par devise ou méthode de paiement ou un numéro de compte bancaire général dans le programme 'Connexion compte bancaire. Ouvrir' (APS090).
  • Vous pouvez regrouper les factures par code commercial à l'aide de la méthode de paiement et de l'ID de compte bancaire définis dans 'Niveau rupture Doc. de paiement. Ouvrir' (APS091). Lorsqu'une proposition de paiement est créée, d'autres champs (bénéficiaire, date de paiement, escompte, compte bancaire de la division et le compte bancaire fournisseur de la facture, etc.) sont pris en compte en vue du groupement des factures par document de paiement. Vous devez prendre en compte le niveau de rupture de code commercial sélectionné dans (APS091). Si la combinaison est introuvable dans (APS091), un regroupement classique est utilisé.
  • Si le paramètre d'approbation de proposition de paiement est sélectionné dans (APS905), la proposition de paiement doit être approuvée avant que vous ne puissiez réaliser le paiement dans (APS630).

    Voir Approbation des propositions de paiement fournisseur.

  • Si des fournisseurs sont sélectionnés selon leur priorité au moment de créer une proposition de paiement, vous devez spécifier des codes de priorité pour le fournisseur respectif dans le programme 'Fournisseur. Définir détails achat/fin' (CRS624/F).
  • Dans Paramètre – Comptabilité fournisseurs (APS905/F), vous devez déterminer si une proposition de paiement est automatiquement supprimée après la confirmation par le biais de l'option 9 dans 'Proposition paiement fournisseur. Ouvrir' (APS630/B).
  • Dans (APS905/F), vous devez définir si les avoirs sont automatiquement mis en correspondance dans la proposition de paiement.

Suivez les étapes ci-dessous :

Ce diagramme affiche le processus de sélection automatique des factures fournisseurs à payer :

Automatically select supplier invoices to pay in (APS630)

  1. Créez une proposition de paiement fournisseur.

    Sélectionnez les factures à payer dans 'Proposition paiement fournisseur. Ouvrir' (APS630).

    Une fois que vous avez spécifié les critères de sélection, une ou plusieurs propositions de paiement sont créées pour chaque méthode de paiement et devise choisie.

  2. Vérifiez la proposition de paiement.

    Contrôlez les propositions pour vérifier que les enregistrements de facture corrects y sont inclus.

    Si un rapport d'erreurs a été imprimé, vérifiez si vous devez ajuster et inclure des enregistrements consignés dans le rapport, dans la proposition.

  3. Ajustez la proposition.

    Si vous décelez des informations erronées (une banque ou une méthode de paiement incorrecte), ajustez ces valeurs dans (APS130) à l'aide des sous-programmes. Ces modifications ne concernent que la proposition et ne sont pas répercutées sur le fichier de la comptabilité fournisseurs.

  4. Imprimez un aperçu des documents de paiement.

    Avant de créer les documents de paiement finaux et de mettre le système financier à jour, vous pouvez imprimer un aperçu dans l'écran (APS630). Des documents de paiement simulés sont imprimés pour une dernière vérification.

  5. Corrigez les factures dans la comptabilité fournisseur.

    Certaines erreurs peuvent nécessiter une correction directe dans le fichier de comptabilité fournisseurs lorsque vous devez changer le bénéficiaire. Corrigez les erreurs à l'aide de 'Facture fourn. Afficher séparément' (APS215), puis créez une nouvelle proposition pour inclure les factures corrigées.

Vous pouvez traiter les propositions de paiement le fournisseur dans (APS630) par le biais des programmes et transactions API suivants :
  • APS630MI Proposition de paiement fournisseur (table FPSUGH)
  • APS631MI Proposition de paiement fournisseur (tables FPSUGD, FPSUGS)
  • APS635MI Proposition de paiement fournisseur

APS130MI Proposition de paiement fournisseur peut également être utilisé pour traiter les propositions de paiement fournisseurs.

Programmation des travaux

Vous pouvez programmer la création d’une proposition dans (APS630) pour être exécutée régulièrement.

Consultez la Bibliothèque de documentation de l'utilisateur de M3 Business Engine (Cloud) et sélectionnez Environnement application M3 > Gestion des travaux > Guide de l'administrateur M3 Business Engine pour le programmateur de travaux.

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