Finalisation du rapprochement de facture à la réception des marchandises

Résultat

Une réception de marchandises est mise en correspondance avec la facture fournisseur qui fait référence à cette réception. Des écritures comptables sont créées pour compenser la réception des marchandises. La facture est approuvée pour paiement.

Pour plus d'informations sur les opérations suivantes, reportez-vous à Rapprochement des factures fournisseur et des ordres d'achat.

Ecritures comptables

Type d'information comptable	Règle comptable	Compte	Débit	Crédit
Ecritures créées lors de l'enregistrement des marchandises :
–	PP10–910	Stock (coût standard ou prix OA)	x
–	PP10–225	Reçu, non facturé – article (prix de ligne OA)		x
–	PP10–226	Reçu, non facturé – frais ligne (prix de frais OA)		(x)
Ecritures comptables créées lors du rapprochement manuel ou automatique :
10	PP20–225	Reçu, non facturé – article (prix de ligne OA)	x
11	PP20–227	Ecart de prix (différence entre prix OA et prix facturé)	(x)
52	PP20–235	Facturé, marchandises non réceptionnées – article (montant net de ligne facture)		x
20	PP20–226	Reçu, non facturé – frais ligne (prix de ligne frais OA)	(x)
21	PP20–228	Ecart de prix (différence entre frais OA et prix de ligne)	(x)
53	PP20–236	Facturé, marchandises non réceptionnées – frais ligne (montant net de frais facture)		(x)
Ecritures comptables créées en cas de clôture manuelle de la ligne de facture :
54	PP20–235	Facturé, marchandises non réceptionnées – article (différence entre montant du coût facturé et montant du coût reçu)		x
56	PP20–227	Ecart de prix (compensé avec PP20–235) Pour les articles à coût moyen, PP20-910 est utilisé s’il est fermé avec l’option associée 20. Si elle est fermée avec l’option associée 24, la règle comptable PP20-270 est utilisée.	x
55	PP20–236	Facturé, marchandises non réceptionnées – frais ligne (différence entre montant du coût facturé et montant du coût reçu)		(x)
57	PP20–228	Ecart de prix (équilibré avec PP20–236) Pour les articles à coût moyen, PP20-910 est utilisé s’il est fermé avec l’option associée 20. Si elle est fermée avec l’option associée 24, la règle comptable PP20-270 est alors utilisée.	(x)

Nouvelles lignes de facture

Une ligne de facture de type 4 (Mis en correspondance avec réception de marchandises) est créée. A l'exception de la quantité (qui est définie comme 'quantité facturée' ou 'quantité de marchandises réceptionnée'), cette ligne hérite de toutes les données de la facture de type 2 ('Facturé non réceptionné').

Si une ligne de facture a été clôturée manuellement, une ligne de facture de type 5 est créée ; cette ligne représente la différence entre le montant du coût facturé et le montant du coût reçu.

Statuts

En cas de rapprochement, la ligne de facture de type 2 acquiert le statut de rapprochement de facture 9 ('Rapprch intég'), avec le statut de facture '33334', et est mise à jour avec la quantité reçue et le montant du coût reçu. La facture complète peut également recevoir le statut '33334'.

Avant de commencer

• Une facture fournisseur doit être mise en correspondance avec un ordre d'achat avant l'arrivée des marchandises. Cela signifie qu'une ligne de facture de type 2 (Facturé avant réception des marchandises) a été créée pendant le rapprochement de la facture. Une ligne de ce type peut être créée dans l'un des cas suivants :

• Lorsque vous saisissez une facture fournisseur avec un numéro d'ordre d'achat dans 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS100) à l'aide du workflow 5–8 (Etape manuelle suivante).
• Lorsque vous saisissez une facture fournisseur et que vous sélectionnez ensuite un numéro d'ordre d'achat dans le programme 'Facture fourn à rapprocher. Sélectionner' (APS350) à l'aide de l'ordre de tri 4.
• Lorsque vous saisissez une facture fournisseur et que vous sélectionnez ensuite une ligne d'ordre d'achat dans 'Facture fourn. Choisir transact à rappr' (APS351) à l'aide de l'ordre de tri 01.

• La comptabilité générale doit être mise à jour avec les écritures comptables créées pour la ligne de facture de type 2, c'est-à-dire que le statut 4 doit être affiché dans le champ 'Statut – écritures' de l'écran (APS360) pour cette ligne.
• La ligne de facture de type 2 doit avoir le statut 0 dans le champ 'Statut rapprochement factures' de l'écran (APS360), ce qui indique que la ligne n'est pas mise en correspondance avec une réception de marchandises.
• Les marchandises doivent être consignées comme réceptionnées. La réception de marchandises doit faire référence au même ordre d'achat, à la même ligne d'ordre d'achat et éventuellement au même sous-numéro d'ordre d'achat que la ligne de facture de type 2.
• Si le rapprochement de facture finalisé doit être automatiquement créé lorsque les écritures comptables de la réception de marchandises mettent à jour la comptabilité générale, vous devez sélectionner l'option 1 ou l'option 2 dans le champ 'Condition d'approbation automatique' pour le fournisseur dans le programme Fournisseur. Définir détails achat/fin (CRS624). Si plusieurs livraisons de marchandises sont attendues pour les articles (lignes d'ordre d'achat), vous devez sélectionner l'option 1. Si une seule livraison est attendue, vous devez sélectionner l'option 2.
• Vous devez cocher la case 'Créer écritures compt. dès réception des march.' dans Paramètres – Comptabilité analytique (CAS900). Ce champ définit à quel stade les écritures comptables de réception des marchandises mettent la comptabilité générale à jour.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Consignation de la réception de marchandises

   Lorsque les marchandises sont réceptionnées, elles sont consignées dans Ordre d'achat. Réceptionner marchandises (PPS300). Chaque réception de marchandises peut être mise en correspondance avec sa facture fournisseur de l'une des manières suivantes :

   • Rapprochement automatique avec la réception de marchandises

     Le rapprochement automatique est normalement utilisé dans les divisions qui gèrent de grands nombres de transactions, car il accélère le rapprochement des factures et le rend plus efficace. Selon votre paramétrage, les écritures comptables sont créées lorsque l'opérateur ferme l'écran (PPS300) après avoir consigné la réception de marchandises ou lors de l'exécution du processus 'Ecriture interne. Créer' (CAS950) en tant que tâche nocturne par exemple. (Cette dernière alternative est souvent privilégiée dans les divisions de grande envergure, car elle augmente les performances du système).

     Lorsque le rapprochement débute, le système recherche une ligne de facture mise en correspondance avec la ligne d'ordre d'achat à laquelle la réception de marchandises fait référence. Si une ligne de ce type est détectée, la quantité facturée (ou quantité de marchandises réceptionnées) est mise en correspondance avec la quantité consignée comme reçue (ou comme rangée en stock). Si ce rapprochement est approuvé, les écritures comptables sont créées et la facture peut être approuvée pour paiement (si ce n'est pas déjà le cas).

   • Rapprochement manuel avec la réception de marchandises

     Lorsque le rapprochement n'est pas automatique, vous devez procéder manuellement. Cela suppose que vous êtes en mesure d'identifier la facture avec laquelle rapprocher la réception de marchandises. L'avantage du rapprochement manuel est que vous voyez immédiatement son résultat et pouvez corriger la facture si nécessaire. Si le rapprochement est approuvé, vous créez les écritures comptables et la facture peut être approuvée pour paiement (si ce n'est pas déjà le cas).

     Vous démarrez le rapprochement dans 'Facture fourn. Rapprocher ligne RM' (APS360), accessible depuis le programme 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110).

2. Vérification des lignes de facture non approuvées

   Vous pouvez lancer à intervalles réguliers une recherche automatique des lignes de facture dont le rapprochement est incomplet. Si de telles lignes sont détectées, leur rapprochement est relancé. Si une correspondance est trouvée, ces lignes sont approuvées et des écritures comptables sont créées. Si ce n'était pas encore le cas, il est possible que la facture soit approuvée pour paiement par la même occasion.

   Cette activité s'avère particulièrement utile si la quantité rangée en stock, et non la quantité reçue, est utilisée pour le rapprochement automatique des réceptions de marchandises et des factures. Les deux principales raisons qui justifient de déclencher cette vérification manuellement sont les suivantes :

   • La quantité rangée en stock est enregistrée après la consignation de la réception de marchandises, c'est pourquoi le rapprochement ne peut pas être approuvé avant la consignation du rangement en stock.
   • Lorsque la procédure prévoit de vérifier la qualité des marchandises reçues, la quantité rangée en stock peut être différente de la quantité reçue.

   Vous déclenchez cette vérification dans Facture fourn. Rapprocher auto ligne RM (APS375) et le système imprime un état qui présente le résultat.

3. Révision et ajustement d'une facture

   Si la quantité facturée n'est pas égale à la quantité reçue et que vous n'attendez plus de marchandises pour cet ordre d'achat, vous pouvez corriger la facture manuellement, en créant par exemple une note de débit ou une demande de note de débit dans l'écran (APS360). Pour plus d'informations, voir Vérifier et ajuster des lignes de facture pour le rapprochement avec leur facture.

4. Clôture manuelle d'une ligne de facture

   Si la quantité facturée est différente de la quantité reçue, ne vous attendez pas à recevoir des marchandises pour cet ordre d’achat. Vous pouvez clôturer manuellement la ligne de facture de type 2 en sélectionnant l’option 20 (Réception terminée) pour cette ligne dans l’écran (APS360).