Mettre en correspondance manuellement des factures fournisseur et des réceptions de marchandises

Ce document explique comment rapprocher manuellement des marchandises reçues avec une ligne de la facture fournisseur à laquelle ces marchandises font référence.

Vous effectuez cette procédure lorsque la facture fournisseur a été mise en correspondance avec un ordre d'achat avant l'arrivée des marchandises et lorsque la fonction de mise en correspondance automatique n'est pas utilisée.

Résultat

La ligne de réception des marchandises est mise en correspondance avec la facture et un message présentant le résultat de cette opération s'affiche.

Si la mise en correspondance est approuvée, vous pouvez créer les écritures comptables en appuyant sur F10 (Créer écr. compt.).

Si la mise en correspondance est incomplète, vous pouvez ajuster la facture en créant une note de débit par exemple. Référez-vous à la section Vérifier et ajuster des lignes de factures pour le rapprochement des factures. Au besoin, vous pouvez fermer manuellement la ligne de facture pour dont le rapprochement est incomplet en sélectionnant l'option 20 ('?').

Une nouvelle ligne de facture (type 4) est créée avec les données de la ligne de facture d'origine (type 2) qui a été mise en correspondance avec la ligne d'ordre d'achat à laquelle la réception des marchandises fait référence. La quantité de la nouvelle ligne de facture est définie soit sur la quantité de la ligne de facture d'origine, soit sur la quantité de la réception des marchandises.

Si la mise en correspondance est approuvée, la ligne de facture (type 2) est mise à jour avec la quantité reçue et le montant.

Avant de commencer

Toutes les conditions préalables précisées dans Finalisation du rapprochement de facture à la réception des marchandises doivent être remplies.

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Démarrez le programme 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110/B).

    Notez que l'ordre de tri sélectionné détermine le choix des factures affichées. Les ordres de tri 1 à 6 n'affichent que les factures non approuvées pour paiement et les types 6 à 16 n'affichent que les factures mises en correspondance avec un ordre d'achat, tandis que les types 11 à 16 affichent toutes les factures.

  2. Sélectionnez l'option 11 (Contrôle facture) pour la facture à rapprocher pour démarrer 'Facture fourn. Rapprocher ligne RM' (APS360/B).

  3. Dans l'écran (APS360/B), identifiez la ligne de facture mise en correspondance avec la ligne d'ordre d'achat à laquelle la réception des marchandises fait référence.

    La ligne de facture doit être de type 2 (Mise en correspondance avec une ligne d'ordre d'achat).

  4. Sélectionnez l'option 19 (Associer réception) pour la ligne de facture à rapprocher.

    Les réceptions de marchandises qui font référence à la même ligne d'ordre d'achat que la ligne de facture s'affichent. Le numéro et le type de réception, ainsi que les numéros de l'ordre d'achat et de la ligne, s'affichent pour la réception des marchandises.

  5. Sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Pour sélectionner la ligne de réception des marchandises, appuyez sur Entrée. Démarrez le rapprochement en appuyant sur F8 (Contrôle facture).
    • Si vous ne souhaitez pas sélectionner la ligne de réception des marchandises ni démarrer le rapprochement, sélectionnez Annuler ou appuyez sur F18 (Annuler pièce justificative).
Rubriques liées