Archiver les transactions de la comptabilité clients

Ce document explique comment archiver les transactions de facture et de paiement depuis le module Comptabilité clients.

Résultat

Toutes les transactions avec code de transaction 10 (Facture client – CC) et 20 (Paiements reçus – CC) dans la comptabilité générale qui respectent ces deux exigences sont archivées :

  • La facture est payée en intégralité (montant de l'encours égal à zéro).
  • La facture et sa transaction de paiement ont une date antérieure ou identique à la dernière journée de la période de fin sélectionnée pour l'archivage.

Les factures récapitulatives avec totaux sont créées dans la comptabilité clients pour toutes les transactions archivées, avec une nouvelle facture pour toutes celles ayant les mêmes valeurs dans les champs suivants :

  • Année
  • Payeur
  • Client
  • Segment comptable 1
  • Devise

La date comptable, la date de facturation et la date d'échéance de la facture récapitulative sont identiques à la dernière date de la période de fin sélectionnée pour l'archivage en cours. Toutefois, si l'année de facturation d'origine n'est pas la même que l'année de la période de fin, la dernière date de l'année de facturation d'origine est utilisée.

Une pièce justificative récapitulative par année fiscale est créée dans la comptabilité générale. Tous les enregistrements des factures client archivées sont mis à jour avec le numéro de catégorie d'informations CC 234, qui stocke le numéro de la pièce justificative récapitulative afin de conserver un champ de journalisation.

Si la case 'Editer modif' a été cochée pour le type d'archivage utilisé, une liste des factures archivées (GLS807PF) est également imprimée.

Le solde de l'état des transactions archivées est égal à celui du journal, par année et sous forme de total.

Si la fonction Numéro de facture parallèle est utilisée pour les factures clients, la table est archivée avec le registre des ventes.

Tables archivées

Les tables suivantes sont archivées :

  • FSLEDG : Registre des ventes (table de transactions)
  • FSLEDX : Registre des ventes, informations complémentaires (table de transactions)
  • FSCASH : Conditions d'escompte (table des transactions)
  • CSYTXH : Texte – en-tête (table principale)
  • FSYTXH : Texte – en-tête (table principale)
  • FSAPRN : Numéro de facture parallèle/Référence de paiement supplémentaire

Le gain d'espace sur le disque permet d'améliorer les performances du système. Vous pouvez continuer à archiver les transactions des autres modules, comme décrit dans Archivage des transactions financières.

Avant de commencer

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Démarrez le programme 'Comptabilité générale. Archiver' (GLS800/B).

  2. Sélectionnez une combinaison de type d'archivage et de catégorie d'archivage 3 (réservée pour les transactions de la comptabilité clients).

  3. Dans l'écran E, saisissez la date jusqu'à laquelle les transactions seront archivées, ainsi que le texte de la pièce justificative récapitulative à créer.

  4. Appuyez sur Entrée pour soumettre la tâche.

    Le statut d'archivage indique la progression :

    01 = Demande créée

    02 = Table de travail FGL806 créée

    03 = Table de travail FGL807 créée

    04 = Impression de GLS807PF terminée

    05 = Table de travail FCR040 créée

    06 = Programme GLS040 démarré

    07 = GLS040 terminé ; FCR040 supprimé

    08 = Tables de travail supprimées, archivage terminé.

  5. Si, pour une raison quelconque, la tâche se termine anormalement, sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Si la tâche a le statut 01 à 05 ou 08, sélectionnez l'option Redémarrer dans l'écran (GLS800/B).
    • Si la tâche a le statut 06 ou 07, relancez-la depuis le programme 'Fichier transact. Relancer tâches interr' (GLS047).
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