Activation du traitement automatique des relevés bancaires

Résultat

Les relevés bancaires, saisis manuellement ou reçus sous forme de fichiers de la banque, seront traités en fonction de vos définitions. Cela comprend par exemple la façon dont ils sont validés et comment les factures sont affectées à leurs lignes.

Vous pouvez traiter les relevés bancaires. Voir Traitement automatique des relevés bancaires.

Avant de commencer

• Vous devez configurer le système financier dans M3.
• Vous devez définir les messages d'activité traitant les fichiers reçus de la banque.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Définir les informations du compte bancaire

   Définissez les informations pour les comptes bancaires auxquels les relevés bancaires se réfèrent.

   Cela comprend la définition :

   • Des données de base sur le ou les comptes bancaires de votre division dans 'Compte bancaire. Ouvrir' (CRS692).
   • Les données spécifiques au traitement des relevés bancaires pour les comptes bancaires de votre division, par exemple la fonction GCF détaille l'enregistrement à utiliser et la façon dont les pièces justificatives seront créées. Cette opération est effectuée dans ID compte banc. Ouvrir (ABS900).

2. Définir les écarts de paiement

   Si nécessaire, vous pouvez définir quels écarts seront automatiquement acceptés lorsqu'il existe une différence entre le montant net sur la ou les factures attribuées à une ligne de relevé et le montant net de la ligne elle-même.

   Pour ce faire, spécifiez un écart maximum sous forme de montant et/ou de pourcentage. Vous spécifiez également le moment où l'écart sera appliqué. Cela peut être lorsque l'écart se réfère à l'escompte ou au paiement supplémentaire et lorsqu'il se réfère à une transaction de la comptabilité fournisseurs ou de la comptabilité clients. Vous pouvez également définir différents écarts pour les conditions d'escompte. Les écarts sont définis dans Contrôle écart paiement. Ouvrir (ABS920).

   Les conditions d'escompte définies dans Conditions Escompte. Ouvrir (CRS077) et les jours de tolérance définis ici affectent également les paiements prévus pour les factures avec escompte.

3. Définir la recherche d'informations dans le fichier d'informations supplémentaires en structurant ce fichier

   Lorsque les relevés bancaires sont reçus, un fichier d'informations supplémentaires peut être associé à une ligne de relevé. Lorsque vous effectuez ultérieurement l'affectation automatique, les données peuvent être récupérées automatiquement depuis les informations supplémentaires, généralement pour pouvoir affecter les factures à la ligne de relevé. Ces informations peuvent être un numéro de facture ou un numéro de catégorie d'informations supplémentaire, comme un numéro de facture groupée.

   Pour que cela fonctionne, vous devez définir comment structurer les informations supplémentaires et comment rechercher le numéro. Pour ce faire, allez dans Informations supplémentaires. Structure (ABS930).

4. Définir la recherche d'informations dans le fichier d'informations supplémentaires à l'aide des ID de texte

   Vous pouvez aussi utiliser les informations supplémentaires pour réaliser les opérations suivantes automatiquement :

   • Récupérer le payeur/bénéficiaire, c'est-à-dire le client/fournisseur. Cela est utile si vous souhaitez créer un acompte, car il n'existe aucune facture pouvant être affectée à la ligne de relevé par exemple.
   • Identifiez quelle chaîne comptable doit être créée pour une pièce justificative. Cela est utile par exemple si vous devez connaître le numéro d'enregistrement afin de pouvoir publier une pièce justificative se référant à la location d'une voiture.

   Pour que cela fonctionne, vous devez définir une chaîne de texte et la marche à suivre si cette chaîne est trouvée dans le fichier d'informations supplémentaires. Pour ce faire, allez dans le programme 'ID texte. Ouvrir' (ABS940).

5. Définir comment traiter l'affectation automatique des factures

   Définissez les scénarios qui contrôlent le traitement de l'affectation automatique des factures aux lignes des relevés. Un scénario peut contrôler comment :

   • Rechercher une facture à affecter à une ligne de relevé
   • Créer un acompte se référant à une ligne de relevé
   • Créer une pièce justificative pour une ligne de relevé

   Définissez des scénarios pour chaque type de transaction bancaire auquel se réfère une ligne de relevé. Si nécessaire, vous pouvez également hiérarchiser les scénarios définis pour une transaction. Par exemple, un scénario recherchant une facture peut s'appliquer en premier, suivi par celui qui crée un acompte en cas d'échec du premier scénario. Avec cette fonction, vous maximisez la part d'affectation pouvant être effectuée automatiquement et minimisez vos propres efforts de travail.

   Définissez des scénarios dans Numéro de scénario. Ouvrir (ABS911) et donnez-leur des priorités dans Numéro scénario. Prioriser (ABS911).

6. Vérification des paramètres

   Une fois les paramètres de base et les scénarios définis, il est indispensable de tester votre configuration avec rigueur. Pour ce faire, réceptionnez les fichiers bancaires de test ou entrez manuellement des relevés bancaires, puis suivez le workflow automatique décrit dans Traitement automatique des relevés bancaires.

   Lorsque vous effectuez cette opération, gardez en tête la question suivante :

   • Le relevé bancaire a-t-il réussi le test de validation ? Si non, pourquoi ? Les erreurs survenant pendant la validation s'affichent dans Relevé bancaire. Affichage erreur (ABS103). Pour chaque erreur, étudiez l'explication et faites les ajustements nécessaires.
   • Quelles sont les performances de la fonctionnalité d'affectation automatique ? Existent-ils certains types de lignes de relevé bancaire qui ne se voient pas affecter de factures ? Si tel est le cas, contrôlez le ou les scénarios définis pour ces types de ligne dans l'écran (ABS911).
   • Les définitions qui contrôlent la façon dont les fichiers d'informations supplémentaires sont structurées pour extraire les informations sont-elles appropriées ? Examinez Informations supplémentaires. Balayage log (ABS104) pour vérifier si les informations du fichier sont récupérées correctement.