Création manuelle d'une facture rectificative dans la comptabilité clients

Résultat

Vous avez :

• Dans le premier scénario, vous avez une facture rectificative avec des lignes de facture incorrectes sélectionnées contenant des signes inversés, ainsi que les nouvelles lignes de facture de remplacement. Le texte Facture rectificative est imprimé sur l'en-tête de la facture avec le numéro et la date de la facture d'origine.
• Dans le deuxième scénario, vous avez un avoir pour la facture d'origine complète avec une référence au numéro et à la date de la facture d'origine, avec une nouvelle facture sans référence à la facture d'origine.
• Si la facture d'origine a déjà été corrigée avec une facture rectificative précédente, la nouvelle facture rectificative affiche le numéro de la facture d'origine dans l'en-tête de la facture et le numéro de la facture rectificative précédente dans les lignes de facture corrigées ('Facture précédente [numéro]').
• Un solde client correct.

Les factures d'origine sont encore ouvertes.

Envoyez la facture rectificative (accompagnée de l'avoir dans le cas du deuxième scénario) au client ou au payeur.

Une fois le paiement reçu, mettez-le en correspondance avec les enregistrements de facture (facture d'origine, avoir et facture rectificative) dans 'Paiement reçu. Enregistrer' (ARS110).

Ces dernières sont mises à jour.

• La comptabilité clients et la comptabilité générale sont mises à jour.
• Les transactions sont enregistrées avec les numéros d'informations supplémentaires CC 235 (N° de facture origine), 236 (Facture rectificative) et 237 (Facture précédente) qui vous permettent de rechercher des transactions basées sur ces numéros dans le programme 'Compta. clients. Afficher infos suppl' (ARS250). De plus, si un code motif Finance a été saisi dans l’écran (ARS120/E), le numéro 257 (code motif Finance) sera enregistré.
• L'en-tête de la facture rectificative est enregistré dans la table FMINHD, tandis que ses lignes sont enregistrées dans la table FMINTL.

Avant de commencer

• La méthode d'imposition 1 (TVA) doit être sélectionnée pour la société dans le programme 'Division. Connecter société' (MNS100/G). Actuellement, la procédure décrite dans ce document ne s'applique pas à d'autres méthodes d'imposition.
• Vous devez créer au moins un enregistrement détaillé des factures correctives pour la fonction GCF AR20 dans Fonction GCF. Ouvrir détails (CRS406), accessible via Fonction GCF. Ouvrir (CRS405). Les paramètres décrits dans le tableau Paramètres à définir ci-dessous doivent être définis.
• La règle comptable AR20–122 (Compte de revenus pour la ligne de facture corrigée) à utiliser pour la ligne de facture inversée créée avec la méthode de rectification 1 doit être définie dans Règle comptable. Définir (CRS395).
• Si la société est composée de plusieurs entités juridiques (division MUC), vous devez définir le numéro de série de type 02 dans Numéros de série. Ouvrir (CRS165). Le numéro de série correspondant est ensuite défini par division dans Facture interne. Ouvrir série (MFS165). Pour une division non-MUC, vous devez saisir le numéro de série 53 dans l'écran (CRS165). Le numéro de série utilisé pour les factures rectificatives est le même que celui utilisé pour les factures classiques saisies manuellement.
• Vous pouvez créer un numéro de facture parallèle (OCR, code KID, etc.) pour les factures des clients. Les règles de cette fonction sont définies dans 'Référence de pmt supplémentaire. Ouvrir' (CMS090).
• Pour le deuxième scénario décrit dans la section Résultats, vous pouvez créer l'avoir et la nouvelle facture avec un numéro de série de facture distinct et des classes de facture différentes. Pour activer cette fonction, vous devez activer le paramètre 330 'Avoir - Numéros de série distincts' dans le programme 'Paramètres - Comptabilité clients' (ARS905/F). De plus, les valeurs doivent être sélectionnées pour les champs 'N° sér fact av' (NBI1) et 'Cls fact avoir' (IVCM) dans le programme (CRS406/F) pour la fonction GCF (AR20) utilisée pour les factures rectificatives.
  Remarque

  L'utilisation de classes de facture est activée dans le programme 'Paramètres - Comptabilité générale' (CRS750/F).

• Les codes motif Finance sont créés et stockés dans 'Code motif Finance. Ouvrir' (CMS103). Les codes motif Finance définis avec le type de motif 1 (Transactions CC rectificatives) peuvent être utilisés pour les factures rectificatives et les avoirs.

Paramètres à définir

ID du programme/écran	Champ	Ce champ indique...
(CRS406/E)	Catégorie facture	... la catégorie de factures client à créer manuellement à l'aide de la fonction GCF AR20 dans le programme (ARS120). Options 0=Factures classiques 1=Avoirs. La saisie des factures s'effectue avec des montants positifs et les écritures comptables sont inversées automatiquement. 2=Factures rectificatives. Le numéro de la facture d'origine (celle à créditer) est spécifié au moment de créer la facture rectificative. 9=Factures fournisseurs. Cette option permet de saisir le fournisseur, le numéro de la facture fournisseur et l'année de la facture fournisseur. Cette option est uniquement disponible si la version pays est définie sur 'IT - Italie' dans le programme (MNS100/L). Remarque Pour les factures créées avec une fonction GCF définie pour la catégorie de facture 9 (Factures fournisseurs), vous pouvez mettre à jour le fournisseur, le numéro de facture fournisseur et l'année de la facture fournisseur dans le programme 'Facture client. Afficher manuellement' (ARS122/E).
(CRS406/E)	Méthode de rectification	... comment créer une facture rectificative si l'option 2 (Factures rectificatives) est sélectionnée dans le champ 'Catégorie facture'. Options 1 = Facture rectificative créée pour une ou plusieurs lignes de facture dans la facture d'origine. La facture imprimée présente les lignes inversées et les nouvelles lignes de remplacement. Une référence à la facture d'origine est également imprimée sur la facture. 2 = Avoir correctif et nouvelle facture. La facture d'origine est entièrement créditée par le biais d'un avoir comprenant les mêmes lignes comptables que la facture d'origine, mais avec des signes inverses. Une nouvelle facture est également créée, avec les lignes de facture correctes sans aucune référence à la facture d'origine. Remarque Vous ne pouvez pas corriger une facture à l'aide de la méthode corrective 1 si elle a déjà été ajustée à l'aide de la méthode corrective 2, et inversement. Pour les pièces justificatives inter-sociétés (où les factures ont été créées de façon centralisée et le revenu réparti entre plusieurs divisions), seule la méthode corrective 2 est valide.
(CRS406/E)	Sous-total	... si les sous-totaux des nouvelles lignes de facture remplaçant une ligne spécifique dans la facture d'origine seront imprimés sur la facture. Cette case à cocher est valable uniquement si vous avez sélectionné la catégorie de facture 2 et la méthode corrective 1.
(CRS406/E)	Signe négatif	... si les montants négatifs des lignes de facture et les quantités seront imprimés avec un signe négatif sur la facture rectificative. Cette case à cocher est valable uniquement si vous avez sélectionné la catégorie de facture 2 et la méthode corrective 1.
(CRS406/E)	N° de série facture d'avoir	... le numéro de série de facture à utiliser pour les avoirs. Ce champ s'applique uniquement si vous avez sélectionné la catégorie de facture 2 et la méthode de rectification 2 pour créer un avoir et une nouvelle facture et seulement si le paramètre '330 Avoir - Numéros de série distincts' a été activé dans (ARS905/F).
(CRS406/E)	Classe de facture d'avoir	... la classe de facture à utiliser pour les avoirs. Ce champ s'applique uniquement si vous avez sélectionné la catégorie de facture 2 et la méthode de rectification 2 pour créer un avoir et une nouvelle facture et seulement si le paramètre '330 Avoir - Numéros de série distincts' a été activé dans (ARS905/F) et l'utilisation de classes de facture a été activée dans (CRS750/F).

Suivez les étapes ci-dessous :

Lancement de la génération d'une facture rectificative

1. Démarrez le programme (ARS120).
2. Sélectionnez l'option Sélectionner pour un enregistrement détaillé de fonction GCF avec la méthode corrective 1 ou 2.
3. Dans l'écran E, spécifiez le numéro de la facture d'origine.

   Dans le champ 'Facture d'origine', vous pouvez rechercher toutes les factures pouvant être corrigées par numéro de facture et année dans le programme (ARS122). Vous pouvez également réimprimer ces factures dans le même programme.

   Si la facture d'origine a déjà été corrigée par une facture rectificative qui doit désormais être corrigée à son tour, vous devez à nouveau spécifier le numéro de la facture d'origine. M3 détecte automatiquement la présence d'une facture rectificative antérieure et affiche les lignes corrigées de la facture rectificative précédente avec les lignes non corrigées de la facture d'origine dans l'écran H.

4. Facultativement, indiquez un code motif Finance pour décrire la raison pour laquelle la transaction a été saisie.
5. Dans le même écran, saisissez l'année de facturation, la nouvelle facture et les dates comptables, puis définissez si vous souhaitez utiliser la date de facturation d'origine ou la nouvelle date de facturation comme date pour le taux de TVA. Appuyez sur Entrée.

   La date du taux de TVA détermine la date utilisée lors de la sélection d'un taux de TVA pour les nouvelles lignes de facture.

   Remarque

   Utilisez la même date pour le taux de TVA si vous créez plusieurs factures correctives basées sur la même facture d'origine.

6. (Facultatif) Dans l'écran F, saisissez une personne pour référence que le client ou le payeur peut contacter en cas de questions concernant la facture. Appuyez sur Entrée.
7. Dans l'écran G, vérifiez, rectifiez ou complétez les détails de paiement (conditions de paiement, date d'échéance, conditions d'escompte). Appuyez sur Entrée.

   Les informations sur ce paiement proviennent de l'en-tête de la facture d'origine.

   Remarque

   Si la fonction GCF utilise la méthode corrective 1 et que la case 'Calcul TVA sur escompte' est cochée dans 'Pays. Ouvrir' (CRS045), aucune information concernant l'escompte ne peut être modifiée.

   Si le supplément de compte est sélectionné pour la fonction GCF utilisée, vous pouvez également saisir d'autres identités comptables dans la chaîne comptable pour le compte de comptabilité clients dans l'écran G.

8. Si vous avez sélectionné une fonction GCF avec la méthode corrective 1, passez à l'étape 8. Si la fonction GCF est associée à la méthode corrective 2, passez à l'étape 14.

   Création d'une facture rectificative pour des lignes de facture spécifiques

9. Dans l'écran H, où s'affichent les lignes de la facture d'origine, activez l'option Sélectionner pour une ligne de facture à corriger.
10. Appuyez sur Entrée pour inverser la ligne de facture sélectionnée.

    La ligne de facture s'affiche désormais avec un signe inversé pour ce montant.

11. Créez une nouvelle ligne de facture en spécifiant l'une des valeurs suivantes dans le pied de page de l'écran : texte de la ligne de facture, montant de la ligne, code TVA, unité de mesure et prix unitaire. Appuyez sur Entrée.
12. Sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Si nécessaire, ajoutez d'autres lignes de facture dans le même écran, comme indiqué à l'étape 10, puis appuyez sur Entrée après la saisie de chacune d'elles.
    • Pour sélectionner une autre ligne dans la facture d'origine, appuyez sur F14 (Nouvelle ligne) et répétez les étapes 8 à 10.
13. Une fois vos corrections terminées, appuyez sur F3.
14. Dans l'écran de codification qui s'affiche, indiquez la chaîne comptable de contrepartie. Appuyez sur Entrée, puis quittez l'écran (ARS120) pour créer la facture rectificative.

    Dans l'écran de codification, les revenus des lignes extournées s'affichent sur une ligne comptable distincte basée sur la règle comptable AR20–122.

    Créer un avoir et une nouvelle facture

15. Dans l'écran H où figurent les lignes de la facture d'origine, sélectionnez l'option Modifier pour une ligne de facture à corriger.
    Remarque

    Un avoir a été créé automatiquement en arrière-plan conformément à la facture d'origine mais les lignes ne sont pas affichées.

16. Effectuez les modifications requises et répétez cette étape pour toutes les autres lignes de facture à corriger. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur F3.
17. Dans l'écran de codification qui s'affiche, précise la chaîne comptable nécessaire pour compenser le compte de comptabilité clients, puis appuyez sur F3.
18. Quittez l'écran (ARS120) pour créer un avoir pour la facture d'origine et la nouvelle facture rectificative avec des lignes ajustées. Si le paramètre 330 'Avoir - Numéros de série distincts' est activé dans (ARS905/F), différents numéros de série de facture et différentes classes de facture sont affectés à l'avoir et à la nouvelle facture.