Rapprochement du paiement du client et des enregistrements de facture

Résultat

Les paiements client sont mis en correspondance avec une facture client ou une facture fournisseur, les notes de débit sont gérées et des notes de crédit sont émises. Un journal comptable est édité.

La comptabilité générale et les comptabilités clients/fournisseurs sont mises à jour. Reportez-vous aux documents répertoriés dans la section Voir également.

Avant de commencer

Vous devez remplir les conditions préalables indiquées dans Ajustement des paiements client.

Suivez les étapes ci-dessous :

Pour résoudre la différence entre les enregistrements de paiement et de facture, procédez comme suit :

1. Rapprochez manuellement les enregistrements de paiement et de facture

   Mettez en correspondance un paiement client avec un(e) ou plusieurs factures, enregistrements d'avoir ou enregistrements de paiement dans Paiement reçu. Enregistrer (ARS110). Ce rapprochement est généralement effectué pour des enregistrements d'avoir et d'acompte.

2. Gestion des notes de débit du client

   Acceptez une note de débit et appliquez-la à un ou plusieurs enregistrements de paiement ou de facture dans l'écran (ARS110).

   Une note de débit est un relevé du client indiquant qu'une déduction du montant facturé a été réalisée en raison d'une certaine réclamation. Au lieu d'émettre une réclamation formelle et d'attendre un avoir, le client envoie un relevé informatif concernant la déduction, sous forme de document séparé ou dans le cadre du paiement.

3. Créer une note de crédit en associant un enregistrement de paiement client à un enregistrement d'avoir

   Créez une note de crédit pour une ou plusieurs factures client dans l'écran (ARS110).

   Une note de crédit est composée d'un enregistrement d'avoir et d'un reçu, utilisés pour :

   • Clôturer des transactions en cours
   • Fonctionner comme un reçu informant le client qu'un enregistrement d'avoir spécifique a été utilisé pour effacer certains enregistrements de facture et/ou d'acompte. Ce reçu est créé à l'aide de la fonction de lettre standard.
4. Exécution de la compensation d'un écart de paiement client par rapport à la facture fournisseur

   Mettez en correspondance l'écart enregistré entre la facture client et le paiement reçu avec une facture fournisseur. Cette opération est appelée compensation.

   La compensation est généralement effectuée lorsqu'un client, qui est également un fournisseur, a déduit un certain montant du total facturé, avec une référence à une facture en cours précédemment envoyée à l'utilisateur. La compensation est une opération courante lorsque le client est un commerçant important.

   Vous affectez le montant déduit directement à la facture dans la comptabilité clients lors du traitement des paiements dans (ARS110).

5. Règlement de documents de paiement

   Vous pouvez payer des documents de paiement et de paiement anticipé dans (ARS110) à l’aide de l’option associée 19 (Demande de paiement/document). Cette option est disponible à la fois dans 'Paiement reçu. Enregistrer' (ARS112) et dans 'Paiement reçu. Enregistrer' (ARS118). Lorsque cette option est sélectionnée, l’écran (ARS112/I) s’ouvre et vous permet d’indiquer le type de document de paiement et le numéro de document de paiement.

   Si le processus de prépaiement est activé dans 'Paramètres - Facturation des CDV' (CRS722), le type de document 1 (Demande de paiement) est utilisé par défaut. Si le type 1 n’est pas disponible, le type de document 2 (Document de paiement) est utilisé à la place. Le type de document est modifiable et détermine les champs qui s'affichent à l'écran.

   Une fois le document de paiement ajouté, le système récupère le montant en cours et la devise. Plusieurs contrôles sont en place pour s’assurer que la devise correspond au document de paiement et que le montant payé ne dépasse pas le solde en cours.

   Le paiement est enregistré en tant qu’acompte à l’aide de l’événement comptable AR30 et du type d'écriture comptable 110 dans 'Règle comptable. Définir' (CRS395). Des informations supplémentaires sont ajoutées pour chaque type de document :

   • Pour le type de document de paiement 1 (Demande de paiement) :
     • Numéro de demande de paiement - Numéro d’information supplémentaire 242
     • Numéro de référence de demande - Numéro d’information supplémentaire 243
     • Numéro de commande de vente - Numéro d’information supplémentaire 203
   • Pour le type de document de paiement 2 (Document de paiement) :
     • Numéro de document de paiement - Numéro d’information supplémentaire 249
     • Numéro de commande de vente - Numéro d’information supplémentaire 203

   Ces détails servent de références lors de l’enregistrement de la facture client et lors du traitement des paiements liés aux documents de paiement et aux documents de paiement anticipé.

   En outre, l’option 19 permet le traitement des transactions inter-sociétés dans les programmes (ARS112) et (ARS118) et dans 'Relevé bancaire. Ouvrir' (ABS100) via les affectations manuelles.