Configurer le traitement automatique lors du rapprochement de facture

Ce document explique comment configurer M3 pour gérer certains événements et situations lors du rapprochement de factures fournisseur et d'ordres d'achat.

Vous définissez ces paramètres à l'occasion du premier rapprochement entre une facture fournisseur et un ordre d'achat, mais vous pouvez facilement les modifier en cas de besoin.

Remarque

L'écran 'Paramètres – Comptabilité fournisseurs' (APS905) contient des paramètres supplémentaires liés au rapprochement de facture ; voir Définir les paramètres de base de la comptabilité fournisseurs.

Les règles régissant le traitement automatique des écarts de prix, de quantité ou de montants sont définies dans 'Paramètres – Rapproch. factures fourn.' (APS900).

Résultat

Ces paramètres définissent par exemple la suite du traitement si aucune marchandise n'a été réceptionnée pour l'ordre d'achat mis en correspondance avec la facture lors de l'utilisation des workflows (Etape manuelle suivante) 5 à 8.

Lors du rapprochement de factures fournisseur et d'ordres d'achat, la mise en correspondance est effectuée conformément aux procédures en vigueur dans votre division. Le nombre de décisions que vous devez prendre est également réduit.

Avant de commencer

Les conditions préalables répertoriées dans Rapprochement des factures fournisseur et des ordres d'achat doivent être remplies.

Suivez les étapes ci-dessous :

Sélection de la facture fournisseur et de l'ordre d'achat à rapprocher

L'écran 'Facture fourn. Rapprocher ligne RM' (APS360/P) est uniquement accessible lorsqu'une facture fournisseur a été mise en correspondance avec un ordre d'achat. Sélectionnez l'une des options suivantes :
- Dans 'Facture fournisseur. Enregistrer' (APS100/E), saisissez le numéro de l'ordre d'achat et le workflow 2 dans le champ 'Etape manuelle suivante', puis appuyez sur Entrée.
- Dans 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110/B), saisissez le numéro de l'ordre d'achat et le workflow 5 dans le champ 'Etape manuelle suivante', puis sélectionnez l'option 11 ('Contrôle facture') pour la facture. (Ce paramètre s'applique si l'option 1 ou 2 est sélectionnée dans le champ 'Date comptable – affichage/sélection' de l'écran (APS110/P)).
- Dans le programme 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS10/B), sélectionnez l'option 11 ('Contrôle facture') pour la facture. Dans l'écran (APS112/E), saisissez le numéro de l'ordre d'achat et le workflow 5 dans le champ 'Etape manuelle suivante'. (Ce paramètre s'applique si l'option 3 ou 4 est sélectionnée dans le champ 'Date comptable – affichage/sélection' de l'écran (APS110/P)).
Appuyez sur F13 pour accéder à l'écran P.
Sélectionnez les valeurs applicables. Appuyez sur Entrée.
Si vous souhaitez terminer le rapprochement de la facture fournisseur actuelle, reportez-vous à Vérifier et ajuster des lignes de facture pour le rapprochement avec leur facture. Sinon, quittez l'écran (APS360).

Paramètres à définir


ID du programme/écran	Champ	Ce champ indique...
(APS360/P)	010 – Création automatique écritures comptables	… si des écritures comptables sont automatiquement créées lorsque toutes les lignes de facture ont été entièrement approuvées. Une ligne de facture est approuvée lorsque les statuts qui correspondent à la quantité, au prix ligne, aux frais par quantité et aux frais en fonction du prix sont tous égaux à 3 dans 'Facture fourn. Rapprocher ligne RM' (APS360/B). Si vous ne cochez pas cette case, vous pouvez créer des écritures comptables manuellement en appuyant sur la touche F10 dans l'écran (APS360/B).
(APS360/P)	040 – Réafficher écran F si une valeur a été modifiée	… si l'écran F de (APS360) est automatiquement actualisé après une modification de valeur suivie d'un appui sur la touche Entrée. Si vous modifiez manuellement le prix de la ligne de facture dans l'écran F, les autres valeurs, telles que le montant de l'écart, sont susceptibles d'être recalculées de façon automatique. Si vous cochez cette case, l'écran reste affiché lorsque vous appuyez sur Entrée pour vérifier les valeurs recalculées.