Affectation de paiements client à une facture

Cela explique comment affecter des paiements clients à une ou plusieurs factures client ou à d'autres types d'enregistrements de paiement dans la comptabilité clients.

L'affectation peut être effectuée de deux manières :

  • Mise en correspondance manuelle entre les enregistrements de réception et de facture, avec ou sans numéro de lettrage, qui fonctionne comme numéro de référence pour le suivi des groupes de factures relatifs à une opération spécifique.
  • Affectation automatique des ordres de réception transférés par voie électronique aux enregistrements de facture

Résultat

Les paiements client sont entièrement ou partiellement affectés, et ajustés si nécessaire. Pour plus d'informations sur les listes imprimées, reportez-vous à la procédure ou à l'instruction concernée.

Les factures affectées aux chèques ou aux traites sont enregistrées comme payées et des enregistrements séparés de traites et de chèques sont créés avec le statut de remise 10 dans le fichier de la comptabilité clients. Ils sont également affichés dans les programmes 'Traite client. Afficher' (ARS280) et 'Chèque client. Afficher' (ARS430), respectivement.

Si vous avez sélectionné des numéros de lettrage lors de l'affectation manuelle des paiements ou si les factures étaient associées à un numéro de lettrage, le montant en cours total pour le numéro respectif est mis à jour directement dans 'Numéro de lettrage CC. Ouvrir' (ARS245).

Analysez la dette client et la situation de crédit en fonction des paiements affectés.

Si les paiements ont été affectés aux factures avec un numéro de lettrage, effectuez un suivi régulier du statut de paiement pour chaque numéro. Cette action peut être effectuée en ligne dans l'écran (ARS245) ou dans 'CC. Afficher détails infos suppl' (ARS250). A cette fin, vous pouvez également imprimer des listes dans 'Numéro de lettrage CC. Imprimer' (ARS545).

La comptabilité générale et la comptabilité clients sont mises à jour. Les écritures comptables suivantes sont créées :

Règle comptable Compte Débit Crédit
x Client x
Banque x

* Ecriture comptable basée sur la facture client d'origine

Pour plus d'informations sur les transactions créées pour l'ajustement des paiements pendant l'affectation, voir Ajustement des paiements client.

Pour plus d’informations sur les réceptions de paiement, voir Gestion des réceptions de paiement client.

Paiements par traite et chèque postdaté définitif

Lorsque les paiements par traite ou par chèques postdatés de type 2 sont affectés à une facture, ils sont automatiquement enregistrés dans les numéros suivants de catégorie d'informations et affichés dans le programme 'Compta. clients. Afficher infos suppl' (ARS250) :

  • 211 : Numéro de traite interne (voir la section Avant de commencer)
  • 211 : Le numéro de référence du tiré, c'est-à-dire le numéro de traite du client saisi manuellement, en fonction de la méthode de paiement utilisée pour l'enregistrement de la traite reçue.

Après l'affectation, le type de valeur 40 (Document de paiement reçu non remis) est également mis à jour dans le programme 'Comptabilité clients. Afficher soldes' (ARS225).

Avant de commencer

  • Les conditions préalables répertoriées dans Traitement des paiements clients doivent être remplies.
  • Les paiements client doivent être enregistrés dans Paiement reçu. Enregistrer (ARS110).
  • Pour les paiements par traite, vous devez avoir défini une série numérique de type 85, série 1 dans Numéros de série. Ouvrir (CRS165). Les numéros affectés aux enregistrements de traite créés lors de l'affectation sont récupérés dans cette série.
  • Si vous souhaitez utiliser un numéro de lettrage pour les enregistrements groupés des factures en cours et contrôler leur statut de paiement, vous devez créer un tel numéro dans Numéro de lettrage CC. Ouvrir (ARS245).

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Affecter des paiements client enregistrés à facturer

    Pour affecter des paiements clients à des enregistrements de facture, procédez de l'une des façons suivantes :

    • Manuellement lors de l'enregistrement de paiements dans Paiement reçu. Enregistrer (ARS110)
    • Automatiquement lors de l'affectation d'un fichier de lot avec des ordres de réception vérifiés dans Paiement par lot. Mettre à jour (ARS040)

  2. Si le client est également un fournisseur et qu'il est identifié comme tel dans le programme 'Fournisseur. Définir détails achat/fin' (CRS624/E), les enregistrements des factures échues dans la comptabilité clients sont inclus lors de la création d'une proposition de paiement pour ce fournisseur dans le programme 'Proposition paiement fournisseur. Ouvrir' (APS130).

    Ces enregistrements de factures sont répertoriés dans l'écran (ARS110), mais ils restent bloqués jusqu'à ce que la proposition de paiement soit confirmée.

  3. Ajustement pour les écarts de paiement client

    Effectuez les ajustements nécessaires à la gestion et l'annulation de tout type d'écart de paiement pendant l'affectation dans l'écran (ARS110).

Rubriques liées