Chargement initial des immobilisations

Avant de commencer

La configuration de base dans M3 BE, de même qu'une configuration complète du module Immobilisations, doit être effectuée avant que le chargement initial des immobilisations ne puisse débuter. Outre la configuration détaillée ci-dessous, une configuration supplémentaire peut être requise pour des méthodes d'amortissement spécifiques.

• Le calendrier système est correctement défini dans 'Calendrier système. Ouvrir' (CRS900) et dans 'Calendrier système. Ouvrir période' (CRS910) pour le type de période utilisé en finance, conformément à la configuration établie dans 'Division. Connecter société' (MNS100).
• Le plan comptable (segments 1 à 7) est correctement défini dans le programme 'Identité comptable. Ouvrir' (CRS630).
• Les règles comptables pour l'acquisition des immobilisations (FA70-550) et pour l'amortissement (FA10-500, FA10-510, FA30-520, FA30-530, FA70-500) sont définis comme il se doit dans 'Règle comptable. Définir' (CRS395). Il est recommandé de développer une structure conforme aux comptes de comptabilité générale utilisés pour les immobilisations, avec une correspondance un-à-un pour faciliter le rapprochement.
• Les devises, les types de taux de change et les taux de change par date sont définis comme il se doit dans les programmes 'Devise. Ouvrir' (CRS055), 'Type de taux de change. Ouvrir' (CRS056), 'Taux de change. Ouvrir type de taux' (CRS057) et 'Taux de change. Ouvrir par date' (CRS058), respectivement.
• Tous les types de valeur à utiliser pour conserver des valeurs distinctes pour les immobilisations doivent être définis dans 'Type de valeur immobilisation. Ouvrir' (FAS060).
• Les types de valeur (par exemple, pour les valeurs d'achat, les coûts supplémentaires et les escomptes) qui englobent le coût total d'acquisition sont définis dans 'Paramètres - Acquisition immobilisation' (FAS900).
• Les types d'amortissement sont définis dans le programme 'Type d'amortissement immo. Ouvrir' (FAS050) avec les paramètres suivants :
  • 'MACRS' détermine si le type d'amortissement peut être utilisé avec les méthodes d'amortissement 4 ou 5.
  • Le paramètre 'Interv période' détermine le mode de calcul de l'amortissement.
  • Le paramètre 'Amortissement ventes/rebut' détermine si l'amortissement doit être ajusté lorsque l'immobilisation est vendue ou cédée par la suite
  • Le paramètre 'Amortissement quotidien' détermine la manière dont l'amortissement linéaire est calculé.
  • Le paramètre 'Transfert vers FIM' détermine si des pièces justificatives comptables sont créées quand un amortissement à ce jour est exécuté ultérieurement dans le programme 'Amortissement immobil. Créer écritures' (FAS100).
• Les plans d'amortissement paramétrables employés pour la méthode d'amortissement 3 peuvent être définis dans 'Plan d'amortissement immo. Ouvrir' (FAS055).
• Les modèles de coefficient utilisés pour l'amortissement dégressif à taux double peuvent être définis dans 'Modèle amortiss. Ouvrir pour amort dégr' (FAS025).
• La méthode d'amortissement à utiliser après un amortissement exceptionnel doit être définie dans 'Paramètres - Amortissement exceptionnel' (FAS920) pour chaque type d'amortissement employé.
• Des types d'immobilisation sont définis dans 'Type d'immobilisation. Ouvrir' (FAS075).
• Des groupes d'immobilisations sont définis dans 'Groupe d'immobilisations. Ouvrir' (FAS080) s'il existe une date qui divise les types d'immobilisation en sous-groupes.
• Les types d'emplacement 1, 2 et 3 sont définis dans 'Emplacement des immobilisations. Ouvrir' (FAS070) s'il est nécessaire de garder trace de l'emplacement des différentes immobilisations.
• Les types d'amortissement sont associés à des types d'immobilisation via le programme 'Type immo. Connecter types amortissement' (FAS077).
• Des types de valeur sont rattachés aux types d'immobilisation via le programme 'Type valeur standard. Ouvrir/type immo' (FAS078).
• Des tables d'indice, utilisées pour les types d'assurance, sont définies dans 'Table d'indice. Ouvrir' (CRS481).

Suivez les étapes ci-dessous :

Pour que le chargement initial des immobilisations dans M3 BE réussisse, les transactions MI doivent être exécutées dans l'ordre indiqué ci-dessous. Une fois les transactions MI exécutées, il est possible d'utiliser le programme 'Simulation plan amort. Sélectionner opér' (FAS845) pour calculer des plans d'amortissement simulé pour les immobilisations chargées, avant de recourir au programme 'Plan d'amortissement immo. Créer autom' (FAS800) pour activer ces mêmes immobilisations chargées et calculer les plans d'amortissement effectifs.

Des instructions détaillées pour chacune de ces huit étapes sont disponibles dans les sections suivantes :

Si vous travaillez dans une division dans M3 BE à laquelle des sociétés sont rattachées (soit une division définie avec le type de division 2 (Plusieurs unités légales) dans 'Division. Ouvrir' (MNS095)), une division doit être choisie pour le chargement au moment d'exécuter les transactions MI en saisissant une valeur dans le champ d'entrée DIVI. Notez en revanche que le numéro de division n'est pas extrait d'un champ d'entrée mais de la division par défaut de l'utilisateur telle que définie dans 'Utilisateur. Ouvrir' (MNS150).

1. FAS001MI/Add

   Utilisez la transaction FAS001MI/Add pour charger les immobilisations dans la table FFASMA (table principale des immobilisations). Les champs d'entrée pour cette transaction MI reflètent les champs disponibles pour saisie dans les écrans E, F et G dans 'Immobilisation. Ouvrir' (FAS001). Les champs d'entrée obligatoires pour cette transaction MI sont les suivants :

   • ASID – ID immobilisation
   • SBNO – Sous-numéro d'immobilisation
   • FADS – Nom
   • FATP – Type d'immobilisation
   • CUCD – Devise
   • ARAT – Taux de change
   • PPER – Date d'acquisition
   • FAQT – Quantité d'immobilisations

   Le type de période à appliquer comme date de début pour l'amortissement (DPBC) est défini par type d'amortissement dans (FAS002). Si l'amortissement doit débuter à une date différente de la date d'acquisition (date d'activation (APER), date de fabrication (MPER), date de permis de construire (BPER) ou date de réévaluation (LRVD)), vous devez également inclure la date dans le téléchargement au moyen de la transaction FAS001MI/Add.

   Le statut d'une immobilisation créée dans FFASMA par le biais de cette transaction MI est défini sur 5 ('Préliminaire') et le champ FAMI (Immobilisation issue d'une transaction MI) est défini sur 1 indiquant que l'immobilisation a été créée via une transaction MI. Ces deux champs garantissent que les enregistrements ne sont pas manuellement mis à jour dans (FAS001) avant leur activation.

2. FAS002MI/CrtStdDeprType

   Utilisez la transaction FAS002MI/CrtStdDeprType pour associer le ou les types d'amortissement standard à chaque immobilisation en fonction du type d'immobilisation. Cette configuration par défaut est extraite du programme 'Type immo. Connecter types amortissement' (FAS077). Les informations sont chargées dans la table FFASDM (règles d'amortissement des immobilisations). Les champs d'entrée obligatoires pour cette transaction MI sont les suivants :

   • ASID – ID immobilisation
   • SBNO – Sous-numéro d'immobilisation

   Le statut d'un type d'amortissement créé dans la table FFASDM au moyen de cette transaction MI est défini sur 5 ('Préliminaire').

3. FAS002MI/Upd

   Utilisez la transaction FAS002MI/Upd pour modifier la configuration par défaut de l'amortissement pour certaines immobilisations (si nécessaire). Ces informations sont chargées dans la table FFASDM. Les champs d'entrée pour cette transaction MI reflètent les champs disponibles pour saisie dans l'écran E dans 'Immobilisation. Connecter types amortiss' (FAS002). Si vous saisissez dans un champ d'entrée, dans la transaction FAS002MI/Upd, une valeur qui n'a aucun lien avec la méthode d'amortissement employée pour le type d'amortissement, un message d'erreur s'affiche. Les champs d'entrée obligatoires pour cette transaction MI dépendent de la méthode d'amortissement utilisée mais les champs obligatoires communs sont les suivants :

   • ASID – ID immobilisation
   • SBNO – Sous-numéro d'immobilisation
   • DPTP – Type d'amortissement

   Notez que des mises à jour dans la table FFASDM ne sont apportées que si elles sont spécifiées dans la transaction FAS002MI/Upd. Sinon, la configuration par défaut extraite de (FAS077) est conservée.

   Il est déconseillé de modifier le type de valeur qui sert de base à l'amortissement, ni même la méthode d'amortissement appliquée pour le type d'amortissement. Il s'agit de paramètres de base définis pour le type d'amortissement et si une modification est nécessaire, il convient alors de changer le type d'amortissement par défaut pour le type d'immobilisation dans (FAS077).

4. FAS003MI/CrtStdValueType

   Utilisez la transaction FAS003MI/CrtStdValueType pour associer les types de valeur standard à chaque immobilisation en fonction du type d'immobilisation. Cette configuration par défaut est extraite du programme 'Type valeur standard. Ouvrir/type immo' (FAS078). Ces informations sont chargées dans la table FFASVL (Type de valeur d'immobilisation). Les champs d'entrée obligatoires pour cette transaction MI sont les suivants :

   • ASID – ID immobilisation
   • SBNO – Sous-numéro d'immobilisation

   Notez que le code devise (CUCD) est extrait de l'enregistrement d'immobilisation dans la table FFASMA lorsque la transaction FAS003MI/CrtStdValueType met à jour la table FFASVL.

5. FAS003MI/Upd

   Utilisez la fonction FAS003MI/Upd pour charger des valeurs (montants) pour chaque type de valeur associé à chacune des immobilisations. Les types de valeur dans la table FFASVL sont mises à jour avec ces informations et de nouveaux enregistrements sont aussi créés simultanément dans la table FFAHIS (valeur d'immobilisation par période). Les segments comptables 2-7 sont également mis à jour dans la table FFASMA si le type de valeur est utilisé pour la valeur totale d'acquisition, tel que définie dans (FAS900). Les champs d'entrée pour cette transaction MI reflètent les champs disponibles pour saisie dans l'écran E dans 'Immobilisation. Connecter types valeur' (FAS003). Les champs d'entrée obligatoires pour cette transaction MI sont les suivants :

   • ASID – ID immobilisation
   • SBNO – Sous-numéro d'immobilisation
   • VATP - Type de valeur
   • FAVC - Valeur d'immobilisation (montant devise)
   • VPER - Période valeur
   • AIT1 - Compte (obligatoire quand un enregistrement est créé dans la table FFAHIS)

   Notez que la chaîne comptable mise à jour dans la table FFAHIS, et dans la table FFASMA le cas échéant, est extraite des champs d'entrée pour cette transaction MI et non de la configuration comptable dans (CRS395). La chaîne comptable saisie est validée par rapport à la configuration de référence croisée comptable (RCC) pour le compte dans l'écran G dans (CRS630).

   Notez que cette valeur d'immobilisation en devise locale (FAVA), dans les tables FFASVL et FFAHIS, est calculée sur la base du montant en devise chargé (FAVC), ainsi que du taux de devise de l'immobilisation enregistrée dans la table FFASMA.

   Instructions spéciales pour certains types de valeur mis à jour via la fonction FAS003MI/Upd :

   • Valeur d'acquisition

     Les types de valeur qui englobent le coût total d'acquisition sont définis dans (FAS900). Les valeurs de ces types de valeur peuvent être chargées via la transaction FAS003MI/Upd : Prix d'achat, valeur résiduelle et valeur d'acquisition.

     Dans un cas où le coût supplémentaire et/ou l'escompte ont été ajoutés/retirés du prix d'achat vers le coût total d'acquisition, il est conseillé d'inclure ces valeurs au moment de mettre à jour les types de valeur utilisés à la fois pour le prix d'achat et le coût d'acquisition. Ceci permet d'éviter toute confusion ultérieure au moment de réimprimer des rapports, etc. Par exemple :

     Prix d'achat	10 000
     Coût supplémentaire	2 000
     Escompte	-1 000
     Valeur d'acquisition	11 000

     Valeurs mises à jour via la transaction FAS003MI/Upd pour les types de valeur utilisés pour :

     Prix d'achat	11 000
     Valeur d'acquisition	11 000

     Le type de valeur à utiliser comme base pour l'amortissement (BVAT) est défini par type d'amortissement dans (FAS002). Pour faciliter le calcul d'un plan d'amortissement dans (FAS800), une valeur de ce type de valeur peut être chargée pour l'immobilisation via la transaction FAS003MI/Upd.

     Période valeur à utiliser pour la valeur d'acquisition : Période d'acquisition (PPER dans FFASMA).

   • Amortissement cumulé

     Le type de valeur à utiliser pour l'amortissement cumulé (VTAD) est défini par type d'amortissement dans (FAS002) et doit être utilisé pour actualiser l'amortissement cumulé de l'immobilisation.

     Période valeur à utiliser : Dernière période de l'année précédente ; la table FFAHIS n'est donc pas renseignée par période passée.

   • Amortissement à ce jour pour l'année en cours

     Le type de valeur à utiliser pour l'amortissement à ce jours pour l'année en cours (ADTY) est défini par type d'amortissement dans (FAS002) et doit être utilisé pour actualiser l'amortissement à ce jour de l'immobilisation.

     Période valeur à utiliser : Période précédente de l'année en cours ; la table FFAHIS n'est donc pas renseignée par période passée.

   • Amortissement exceptionnel

     Le type de valeur à utiliser pour l'amortissement exceptionnel est défini par type d'amortissement dans (FAS920) et doit être utilisé pour actualiser l'amortissement exceptionnel (le cas échéant) de l'immobilisation.

     Une valeur cumulée de l'amortissement exceptionnel doit être chargée, quel que soit le nombre d'amortissements exceptionnels effectués dans le passé (un ou plusieurs). La valeur cumulée doit être mise à jour dans la dernière période de l'année précédente, comme dans le cadre d'un amortissement cumulé classique.

     La méthode d'amortissement à appliquer après l'amortissement exceptionnel est extraite de (FAS920) et stockée dans le champ MVCD, dans la table FFAHIS.

     Période valeur à utiliser : Dernière période de l'année précédente ; la table FFAHIS n'est donc pas renseignée par période passée.

   • Plan d'amortissement

     Le type de valeur pour le plan d'amortissement (VTDP) est défini par type d'amortissement dans (FAS002). Ce type de valeur ne doit pas être modifié par le biais de la transaction FAS003MI/Upd. La création de plans d'amortissement, y compris la mise à jour d'enregistrements pour le type de valeur dans les tables FFASVL et FFAHIS, est gérée à la place par le programme (FAS800).

6. FAS004MI/Add

   Utilisez la transaction FAS004MI/Add pour charger les informations du type d'assurance pour les immobilisations dans la table FFAINS (assurance des immobilisations). Les champs d'entrée pour cette transaction MI reflètent les champs disponibles pour saisie dans l'écran E dans Immobilisation. Connecter types assuran (FAS004). Les champs d'entrée obligatoires pour cette transaction MI sont les suivants :

   • ASID – ID immobilisation
   • SBNO – Sous-numéro d'immobilisation
   • ITYP – Type d'assurance

   Si une compagnie d'assurance doit être saisie pour le type d'assurance, la compagnie d'assurance doit être prédéfinie dans le programme 'Fournisseur. Ouvrir' (CRS620) avec le type de fournisseur défini sur 6 ('Compagnie d'assurance').

   Si une table d'indice doit être utilisée pour le type d'assurance, elle doit être prédéfinie dans les programmes 'Table d'indice. Ouvrir' (CRS481) et 'Table d'indice. Ouvrir valeurs' (CRS482).

   Si aucune période de valeur n'est saisie dans le champ d'entrée VPER pour le type d'assurance, la période de valeur est automatiquement définie sur la période en cours.

Simulation d'amortissement

Utilisez le programme 'Simulation plan amort. Sélectionner opér' (FAS845) pour simuler le plan d'amortissement avant d'activer une immobilisation et de créer le plan d'amortissement effectif. Le plan d'amortissement simulé est mis à jour dans la table FFADSH et peut être affiché dans le programme 'Simulation plan d'amortissement. Ouvrir' (FAS840). Les détails par période sont mis à jour dans la table FFADSP et peuvent être affichés dans le programme 'Périodes simulation plan d'amortissement. Ouvrir' (FAS841). Aucun plan d'amortissement n'ayant déjà été créé pour l'immobilisation chargée, toutes les périodes sont signalées comme présentant un écart par rapport au plan d'amortissement effectif.

Créer un plan d'amortissement

Exécutez le programme 'Plan d'amortissement immo. Créer autom' (FAS800) pour les immobilisations chargées avec l'option 'Recalculer plan amortissement' définie sur 3 (Activer immo et calculer plan d'amortissement). Cette option modifie le statut de l'immobilisation de 5 ('Préliminaire') à 1 ('Immobilisation normale') pour les immobilisations où il reste une valeur à amortir. Pour ces immobilisations, un plan d'amortissement est également créé. Les immobilisations qui ont déjà été intégralement amorties reçoivent le statut 8 (Immobilisation entièrement amortie). La mise à jour du statut est réalisée dans les tables FFASMA et FFASDM.

Si une valeur d'amortissement, pour les années antérieures ou l'année en cours, a été chargée pour l'immobilisation via la transaction FAS003MI/Upd, la période de valeur employée pour cette transaction est utilisée pour définir la dernière période d'amortissement (LPER) dans la table FFASDM. Ceci est défini au moment de l'exécution du programme (FAS800).

Résultat

• Si l'ensemble des six transactions MI a été utilisé pour le chargement initial des immobilisations, des données sont affichées dans les tables suivantes :
  • FFASMA (FAS001)
  • FFASDM (FAS002)
  • FFASVL (FAS003)
  • FFAHIS (FAS220)
  • FFAINS (FAS004)
• Une fois les immobilisations chargées via les transactions MI, tous les enregistrements d'immobilisation ont le champ FAMI (Immobilisation issue d'une transaction MI) défini sur 1 et le statut dans les deux tables FFASMA et FFASDM est défini sur 5 ('Préliminaire').
• Si une simulation des plans d'amortissement a été créée dans (FAS845), les tables FFADSH et FFADSP contiennent les données de simulation de plan d'amortissement enregistrées, toutes signalées avec un écart puisque aucun plan d'amortissement effectif n'est encore créé pour les immobilisations.
• Lorsque le programme (FAS800) est exécuté avec l'option 3 ('Activer immo et calculer plan d'amortissement'), le statut des immobilisations dans les tables FFASMA et FFASDM est défini sur 1 ('Immobilisation normale') ou 8 ('Immobilisation entièrement amortie').
• Des plans d'amortissement existent pour toutes les immobilisations avec le statut 1 ('Immobilisation normale') lorsque le programme (FAS800) est exécuté avec l'option 3 ('Activer immo et calculer plan d'amortissement').