Analyse et réparation du fichier de solde de la comptabilité générale

Résultat

La table de fichier de solde (FBAVAL) est mise à jour.

Le fichier de solde de la comptabilité générale contient uniquement les soldes corrects et mis à jour de la comptabilité générale et budgétés.

Vous pouvez créer des états financiers contenant des valeurs correctes et complètes. Le risque de problèmes est réduit lors des audits.

Avant de commencer

• Le programme Fichier transact. Relancer tâches interr (GLS047) ne peut pas contenir des tâches interrompues.
• Vous avez lu Maintenance du fichier de solde de la comptabilité générale.
• Si vous souhaitez un affichage personnalisé des erreurs dans 'Fichier de solde CG. Examiner les erreurs' (GLS941/B), configurez une vue définie par la division pour ce programme dans 'Vue. Ouvrir' (CRS020). Les champs prédéfinis que vous pouvez sélectionner doivent d'abord être téléchargés en appuyant sur F14 (Standard) pour le groupe de champs GLPV2 dans Groupe de champs. Aff champs autorisés (CRS109).

Suivez les étapes ci-dessous :

Définir la sélection

1. Important : Lisez les recommandations sur la façon d'exécuter les analyses en maintenant les hautes performances du système dans Maintenance du fichier de solde de la comptabilité générale

2. Démarrez le programme 'Fichier balance CG. Analyser' (GLS940/B).

3. Saisissez un ID pour l'analyse, puis cliquez sur Créer.

4. Dans l'écran E, saisissez une description, un intervalle de périodes et de clés de solde (vous pouvez sélectionner à la fois la clé de solde fixe et celles définies par l'utilisateur) et indiquez si le fichier de solde doit être comparé aux valeurs réelles de la comptabilité générale ou aux valeurs budgétées.

5. Si vous sélectionnez les valeurs budgétées, saisissez le numéro et la version du budget concerné.

6. Appuyez sur Entrée pour revenir à l'écran B, où la nouvelle analyse s'affiche avec le statut 10 (nouvelle analyse à traiter).

7. Lancer l'analyse

   Pour lancer l'analyse, sélectionnez l'option Analyse.

   L'analyse se voit affecter le statut 20 (envoyée), un statut utilisé lorsqu'une analyse est en cours ou est imprimée, et lorsque les erreurs détectées sont en cours de correction par M3. Le statut 20 est utilisé avec l'un des statuts de workflow suivants dans l'écran B : Mis en attente (le travail est en attente de l'affectation d'un numéro par M3), Exécution (l'analyse est en cours), Impression (tous les écarts trouvés sont imprimés) ou Réparation (les écarts sont corrigés).

8. Contrôler la progression

   Sélectionnez l'option Afficher pour l'analyse. L'horodatage s'affiche dans l'écran E, indiquant le date et l'heure jusqu'auxquelles les transactions sont incluses pour cette analyse.

9. L'écran F indique le statut actuel du traitement des données pour analyse. Les différents statuts sont les suivants :

   • 0 : l'analyse est terminée ou n'est pas encore commencée.
   • 1 : M3 sélectionne les transactions dans la comptabilité générale ou le budget sélectionné en fonction des périodes, clés de solde et de l'horodateur sélectionnés. Dans l'écran (GLS940/F), la chaîne comptable ci-dessous affiche les transactions actuellement sélectionnées.
   • 2 : M3 crée une table pour comparer la comptabilité générale ou le budget avec le fichier de solde. Dans l'écran (GLS940/F), la clé de solde ci-dessous affiche les informations de solde traitées.
   • 3 : M3 compare ces données au contenu du fichier de solde pour identifier les écarts.

10. Mettre l'analyse en pause

    Vous pouvez interrompre l'analyse tant qu'elle est en phase 1 ou 2 en sélectionnant l'option Pause dans l'écran (GLS940/B).

    L'analyse reçoit le statut 21 (mis en pause). Mettre en pause l'analyse peut réduire les performances lors de la mise à jour du fichier de solde avec de nouvelles transactions.

    Lorsqu'un sous-système doit être arrêté ou qu'il est sur le point d'arrêter et que l'analyse est en cours, il a également la possibilité d'être mis en pause, quelle que soit la phase en cours.

    L'analyse reçoit le statut 22 (Terminé).

    Remarque

    Cela fonctionne comme l'analyse de mise en pause qui peut être redémarrée en sélectionnant l'option associée 9 (Analyse) dans l'écran (GLS940/B).

11. Pour poursuivre l'analyse, sélectionnez l'option Analyser.

12. Examiner les résultats

    Si l'analyse s'est vue affectée le statut 30 (erreurs détectées) dans l'écran (GLS940/B), sélectionnez l'une des options suivantes ou les deux pour vérifier les résultats de l'analyse :

    • Sélectionnez l'option permettant d'examiner les résultats pour afficher les éventuels écarts trouvés pour chaque clé, période et segment de balance 1 en ligne dans le programme 'Fichier balance CG. Examiner les erreurs' (GLS941/B). L'écran (GLS941/E) présente les détails exacts de l'écart pour chaque devise, débit ou crédit, transactions externes versus transactions internes, et quantité.
    • Sélectionnez l'option 'Imprimer' pour imprimer un rapport sur les écarts.

13. Réparer le fichier de solde

    Sélectionnez l'une des options suivantes pour que M3 ajuste le fichier de solde en ajoutant ou soustrayant les écarts :

    • Dans l'écran (GLS941/B), sélectionnez l'option 'Réparer' pour une erreur spécifique.

      Une fois l'erreur corrigée, l'analyse reçoit le statut 40 (aucune erreur) dans l'écran (GLS941/B).

    • Dans l'écran (GLS940/B), sélectionnez l'option 'Tout réparer' pour l'analyse intégrale.

      Une fois toutes les erreurs corrigées, l'analyse reçoit le statut 40 dans l'écran (GLS940/B).