Maintenance du fichier de solde de la comptabilité générale

Résultat

Le fichier de solde de la comptabilité générale contient uniquement des valeurs correctes et mises à jour.

• Vous pouvez consulter les soldes basés sur différentes clés de solde et modèles de colonne dans 'Fichier balance CG. Afficher' (GLS215).
• Vous pouvez imprimer des états avec des chiffres corrects dans le générateur d'états M3.
• Vous pouvez imprimer un état avec le solde d'ouverture correct dans 'Comptabilité générale. Imprimer' (GLS525).

Le fichier de solde (la table FBAVAL) est mis à jour avec les soldes de la comptabilité générale (la table FGLEDG) ou de la table des transactions budgétaires (FBUDET).

Avant de commencer

• Vous devez avoir compris la structure du fichier de solde, décrite dans Présentation sur mesure des soldes de la comptabilité générale.
• Assurez-vous toujours que 'Fichier transact. Relancer tâches interr' (GLS047) ne contient aucun travail interrompu avant de réaliser l'une des activités décrites ci-dessous. Pour plus d'informations, voir Gestion des travaux interrompus dans la comptabilité générale.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Analyse et réparation du fichier de solde

   Dans le cadre des procédures de clôture de période de la division, assurez-vous que la comptabilité générale et le fichier de solde soient cohérents en lançant le programme 'Fichier balance CG. Analyser' (GLS940).

   L'écran (GLS940) vous permet d'effectuer une analyse en ligne d'une plage de périodes et de clés de solde, fixes et paramétrables, sans avoir à bloquer les transactions en cours dans le système.

   M3 calcule automatiquement les soldes des clés de solde et des périodes sélectionnées, et les compare à la comptabilité générale. La progression de l'analyse s'affiche en ligne. Chaque analyse étant libellée avec un horodateur, seules les transactions correspondant à ce dernier sont prises en compte dans l'analyse. Il est donc possible de saisir de nouvelles transactions pendant que l'analyse est en cours. Vous pouvez mettre une analyse en pause et la terminer ultérieurement. Une fois l'analyse terminée, tous les écarts entre la comptabilité générale et le fichier de solde s'affichent pour chaque clé de solde, période et segment de balance 1. A l'aide de l'option de réparation dans l'écran (GLS940/B), M3 corrige automatiquement le fichier de solde en ajoutant ou soustrayant la différence calculée.

   Il est possible d'utiliser la même procédure pour les soldes budgétés. L'analyse est alors effectuée par rapport à la table des transactions budgétaires (FBUDET).

   Remarque

   Pour maintenir les performances élevées du système lors de l'analyse, les recommandations suivantes s'appliquent :

   • Lancez l'analyse après les heures de bureau normales. Cette analyse est gourmande en ressources et les temps de réponse risquent d'être longs lorsque le système traite d'autres transactions. Si l'analyse est lancée le soir est n'est pas terminée le matin suivant, vous n'avez pas à interrompre la tâche. Toutefois, si vous reconstruisez le fichier de solde de la manière décrite ci-dessous, vous devez interrompre la tâche.
   • Basez l'analyse sur une large plage de clés de solde, de préférence toutes, pour une plage de périodes plus réduite, plutôt que l'inverse. Lancez l'analyse fréquemment et régulièrement, de préférence à intervalles fixes. Les analyses occasionnelles basées sur des clés de solde uniques et couvrant plusieurs périodes sont excessivement gourmandes en ressources.
   • Evitez les analyses qui s'étendent sur deux exercices fiscaux. Par exemple, plutôt que de lancer une analyse qui s'étend de la période 11 de 2009 à la période 1 de 2010, préférez deux analyses, une pour les périodes 11 et 12 de 2009, et une autre pour la période 1 de 2010.

2. Reconstruction du fichier de solde

   L'introduction de nouvelles clés de solde nécessite que vous reconstruisiez et renseigniez de nouveau le fichier de solde avec les soldes de la comptabilité générale ou du budget. Une reconstruction peut également être requise dans les rares cas de problèmes structurels graves dans le fichier de solde. Notez que les transactions en cours dans le système avant la reconstruction doivent être bloquées.

   • Mise à jour avec le résultat

     Renseignez de nouveau les clés de solde avec le résultat mis à jour dans 'Fichier balance CG. Màj avec résultat' (GLS915) pour les périodes sélectionnées et une plage de clés de solde. Cette opération est habituellement réalisée lorsqu'une nouvelle clé de solde doit également être appliquée à des valeurs historiques. Vous pouvez choisir de supprimer les entrées du fichier de solde comprises dans cette plage avant leur transfert vers le fichier de solde, plutôt que d'ajouter les nouvelles valeurs aux valeurs actuelles.

     En utilisant des plages de périodes, vous pouvez limiter le nombre de transactions et effectuer la mise à jour en plusieurs passes si le nombre de transactions à traiter est important.

   • Mise à jour avec le budget

     Mettez à jour le fichier de solde avec les valeurs budgétaires dans l'un des cas suivants :

     • Lorsqu'une nouvelle clé de solde doit être appliquée à des valeurs historiques
     • Lorsque vous souhaitez inclure un nouveau budget, pour lequel la case 'Mise à jour fichier de solde' n'était pas cochée au préalable dans 'Budget. Ouvrir' (BUS100).

     Vous mettez à jour les clés de solde dans 'Fichier balance CG. Màj avec budget' (GLS920) pour les budgets et périodes sélectionnés, ainsi qu'une plage de clés de solde. Vous pouvez choisir de supprimer le fichier de solde existant pour ces clés de solde avant le transfert.

3. Supprimer des transactions dans le fichier de solde

   Supprimez des valeurs réalisées ou budgétaires pour des périodes spécifiques et une plage de clés de solde dans 'Fichier balance CG. Supprimer enreg.' (GLS930) dans les cas suivants :

   • Lorsqu'une clé de solde entière doit être supprimée
   • Lorsque la définition d'une clé de solde ou d'une structure comptable est modifiée.

   Lorsque des transactions sont supprimées suite à des modifications, vous devez créer immédiatement de nouvelles transactions de solde avant de pouvoir saisir de nouvelles transactions dans le système. Cela est particulièrement important lorsque la période en cours est supprimée et recréée. Comme précisé ci-dessus, les transactions précédentes peuvent également être supprimées lors du transfert des nouvelles transactions.

4. Génération d'un solde d'ouverture dans le fichier de solde

   Dans le cadre des procédures de clôture d'exercice de la division, générez un solde d'ouverture dans 'Fichier balance CG. Lancer trait annuel' (GLS905) en spécifiant l'exercice dont le solde de clôture est extrait.

   En totalisant les transactions précédentes pour générer les soldes d'ouverture de l'exercice fiscal suivant à partir des soldes de clôture de l'exercice en cours, vous augmentez les performances du système lors des requêtes et de la génération d'états. Il s'agit du seul objectif du traitement annuel dans M3. Les soldes d'ouverture sont enregistrés dans la période 00, une période que n'avez jamais à définir manuellement. Ne générez pas de solde d'ouverture pour l'exercice fiscal en cours ou de futurs exercices fiscaux, car cela affecterait les performances du système.

   Vous devez saisir la plupart des transactions de l'exercice précédent avant que le solde d'ouverture soit généré. Toutefois, vous pouvez saisir les transactions du nouvel exercice avant cette activité et celles de l'exercice précédent peuvent également être renseignées à posteriori. Si des transactions sont saisies pour un exercice précédent après avoir généré un solde d'ouverture pour un nouvel exercice, ce solde est automatiquement ajusté.

   Si aucun traitement annuel n'est effectué, le solde d'ouverture précédent sera ajouté aux transactions existantes. Si aucun solde d'ouverture n'a été calculé auparavant, toutes les transactions intervenues depuis la date de configuration du système seront totalisées afin de créer le solde d'ouverture du nouvel exercice.