Extourner la pièce justificative

Cette procédure permet d’annuler une pièce justificative incorrecte. Inverser signifie que la pièce justificative est compensée. Cette opération doit être réalisée dans les cas suivants :

  • La pièce justificative est incorrecte et ses lignes comptables doivent être corrigées.
  • La date comptable est incorrecte.

Procédure alternative

Une méthode alternative de correction d'une ligne comptable incorrecte est décrite dans Créer une pièce justificative rectificative dans la comptabilité générale.

Résultat

  • Inversion d'une pièce justificative due à des lignes comptables incorrectes : Une nouvelle pièce justificative est créée avec un nouveau numéro de pièce, la même date comptable et les mêmes transactions, mais avec des montants inversés. Si le champ Modif D/C inv est activé, une nouvelle pièce justificative est créée avec les mêmes signes de montant mais avec un code débit et crédit inversé. Le champ Modif D/C inv s’applique uniquement aux sociétés pour lesquelles l’option Code débit/crédit est activée dans (CRS750/E).
  • Inversion d'une pièce justificative uniquement due à une date comptable incorrecte : Deux nouvelles pièces justificatives sont créées avec deux nouveaux numéros de pièce. Une première pièce justificative est créée avec un nouveau numéro de pièce, la même date comptable et les mêmes transactions, mais avec des signes de montants inversés ou un code débit/crédit inversé. Une deuxième nouvelle pièce justificative est créée en tant que copie de la pièce justificative d’origine mais avec une nouvelle date comptable.
  • Dans les deux cas, toutes les transactions des comptabilités fournisseurs et clients de la pièce sont inversées afin que les factures soient rouvertes. Le système utilise le même numéro de série de pièce justificative et la même fonction GCF que dans la pièce d'origine.
  • La pièce justificative est automatiquement rapprochée en interne.
  • Un journal comptable est imprimé et, le cas échéant, des journaux de livre auxiliaire.
  • Les en-têtes de facture sont disponibles dans le programme 'En-tête de facture. Ouvrir' (CMS500), le statut d'extourne (champ RVST) est défini sur :
    • 20 - rouvert si la facture est ouverte après l'extourne, la date comptable de la nouvelle pièce justificative est mise à jour dans l'en-tête de la facture. Le statut BOD (champ BOD) est redéfini sur 90-Recréé, qui déclenche un BOD SyncInvoice de remplacement.
    • 90 - inversé si la facture est annulée après l'extourne. Le statut BOD (champ BOD) est redéfini sur 90-Recréé, qui déclenche un BOD SyncInvoice de remplacement.

Avant de commencer

Il n’existe aucune condition préalable avant de pouvoir annuler une pièce justificative.

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Démarrez Justif. Extourner (GLS900) directement depuis le menu.
    • Sélectionnez l'option Extourne dans le programme Pièce justificative. Afficher (GLS200/B).
  2. Dans l'écran (GLS900), saisissez l'exercice comptable, le numéro de pièce, sélectionnez comment le code débit/crédit doit être géré et, pour modifier uniquement la date comptable de la pièce justificative, cochez la case Pièce justificative à nouvelle date comptable. Appuyez sur Entrée.
  3. Dans l'écran F, passez en revue les informations affichées sur la fonction GCF, la date comptable et le texte de pièce justificative utilisé dans la pièce d'origine.
  4. Saisissez une nouvelle date et le texte de la pièce justificative. Appuyez sur Entrée.
Remarque: 

La valeur proposée pour le champ Modif D/C inv dans (GLS900) est définie dans 'Paramètres – Comptabilité générale' (CRS750/E).

Pour les transactions qui utilisent des comptes avec le paramètre Verrou déb/créd activé dans le programme 'Identité comptable. Ouvrir' (CRS630), les transactions sont toujours inversées à l’aide des signes de montant inversé.

Gestion du statut administratif pour facture client

Pour une pièce justificative associée aux factures client disponibles dans (CMS500), un contrôle est réalisé avec le statut administratif (champ GINS).

  • Si la pièce est extournée sans utiliser de nouvelle date :
    • Si l'une des factures incluses dans la pièce justificative possède le statut administratif 15-45 ou 90, l'extourne n'est pas autorisée.
    • Si l'une des factures incluses dans la pièce justificative possède le statut administratif 10, un avertissement s'affiche mais l'extourne peut être effectuée.
    • Si toutes les factures incluses dans la pièce justificative ont un statut administratif 50 ou 99, l'extourne est autorisée.
  • Si la pièce est extournée avec une nouvelle date :
    • Si l'une des factures incluses dans la pièce justificative possède le statut administratif 15-45 ou 90, un avertissement s'affiche mais l'extourne peut être effectuée.
    • Si l'une des factures incluses dans la pièce justificative possède le statut administratif 10, un avertissement s'affiche mais l'extourne peut être effectuée.
    • Si toutes les factures incluses dans la pièce justificative ont un statut administratif 50 ou 99, l'extourne est autorisée.

Les pièces justificatives liées aux factures client sont des pièces justificatives dont la fonction GCF est égale à AR20, FA50, MF01, OI20, CO20, CO20 ou SO20.

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