Créer un modèle pour l'archivage sélectif des transactions de comptabilité

Ce document explique comment définir des modèles d'archivage pour des éléments individuels de solde ou de profit/perte, ou des enregistrements séparés de clients ou fournisseurs.

L'objectif de ces modèles est de vous permettre de faire la distinction entre de multiples ID comptables devant être archivés à différentes occasions. Vous commencez par exemple par archiver tous vos comptes de trésorerie. Ensuite, ou moins fréquemment, vous pouvez archiver vos dettes à long terme.

Résultat

Un modèle d'archivage appartenant à l'une des quatre catégories d'archivage (voir ci-dessous) est défini. Des identités d'archivage (comptes commerciaux, clients ou fournisseurs) sont liées à chaque modèle.

Associez le modèle à un type d'archivage qui spécifie la méthode d'archivage dans Type d'archivage. Ouvrir (GLS810). Lors de la sélection du type d'archivage dans Comptabilité générale. Archiver (GLS800), toutes les transactions liées aux identités d'archivage sont incluses dans la procédure.

Les tables FARMDF et FARMLN sont mises à jour.

Avant de commencer

  • La division doit avoir défini des procédures d'archivage précises.

Suivez les étapes ci-dessous :

Sélectionner une catégorie

  1. Démarrez le programme Modèle d'archivage. Ouvrir (GLS820/B).

  2. Saisissez un ID, sélectionnez l'une des catégories d'archivage suivantes, puis cliquez sur Nouveau :

    • 1 = Transactions de solde
    • 2 = Transactions de résultats
    • 3 = Transactions de la comptabilité clients
    • 4 = Transactions de la comptabilité fournisseurs

  3. Dans l'écran E, saisissez une description et un nom. Appuyez sur Entrée.

Lier des identités d'archivage à une catégorie

  1. Dans Archivage. Ouvrir le modèle (GLS821/B), saisissez le compte (pour les transactions de solde et de résultats), le client ou le fournisseur (pour les transactions de la comptabilité clients et fournisseurs, respectivement) en tant qu'identité d'archivage, en fonction de la catégorie d'archivage sélectionnée.

  2. Saisissez un nom pour la sélection. Cliquez sur Nouveau.

  3. Dans l'écran (GLS821/E), modifiez le nom du compte/client/fournisseur proposé si vous souhaitez un enregistrement plus clair. Appuyez sur Entrée.

  4. Répétez les étapes 4 à 6 pour chaque nouvelle identité d'archivage à traiter séparément dans la procédure d'archivage.

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