Archivage des transactions financières

Ce document explique comment archiver différents types de transactions financières.

L'objectif de cet archivage financier est de réduire le nombre de transactions en les remplaçant par des enregistrements récapitulatifs.

Cela signifie que, pour certaines des modifications définitives suite à l'archivage :

  • Vous ne pouvez pas recréer d'informations de clés de solde pour les informations comptables archivées.
  • Vous ne pouvez pas accéder jusqu'aux transactions détaillées lorsque vous effectuez des recherches dans les périodes archivées.

Résultat

Les transactions sont transférées vers une bibliothèque d'archivage.

Une pièce justificative récapitulative par année fiscale est créée dans la comptabilité générale. Toutes les transactions des livres auxiliaires et de la comptabilité générale (CG) archivées sont désactivées afin de conserver un champ de journalisation, avec un numéro de pièce justificative supplémentaire pour l'enregistrement de comptabilité générale équilibré ajouté lors du transfert vers la bibliothèque d'archivage.

Le solde du journal est égal à zéro. (Lorsque l'archivage est effectué pour une période couvrant deux années fiscales, le solde du journal peut être déséquilibré. Cela vient du fait que la date comptable d'une facture saisie et le paiement correspondant peuvent être dans le même intervalle de dates d'archivage, mais pas dans la même année fiscale. Toutefois, le total de tous les soldes du journal doit être égal à zéro).

Les listes des transactions archivées ont pu être imprimées lors de l'archivage des transactions des livres auxiliaires et de la comptabilité générale, en fonction du type d'archivage sélectionné.

Pour accéder à une description détaillée des résultats de l'archivage des transactions des livres auxiliaires :

L'espace disque libéré permet d'améliorer les performances du système. Enregistrez les bibliothèques d'archives sur des supports adéquats, en fonction de votre procédure de sauvegarde habituelle.

Avant de commencer

Conditions générales de départ

  • L'opérateur chargé du système doit être averti, car l'archivage nécessite des connaissances sur l'enregistrement et l'effacement des bibliothèques. Si de nombreuses transactions doivent être archivées en un seul cycle, l'opérateur doit s'assurer que le disque n'est pas trop sollicité, car son encombrement sera réduit seulement après l'effacement de la bibliothèque et la réorganisation. Si l'ordinateur dispose de suffisamment d'espace disque, les anciens cycles d'archivage peuvent être restaurés dans la bibliothèque d'archives avant le début de l'archivage. Les nouvelles données sont ensuite ajoutées aux tables existantes, et l'archivage est plus rapide car il n'est plus nécessaire de recréer les tables dans la bibliothèque d'archivage.
  • La bibliothèque d'archivage (destination) MVXARCH et la bibliothèque de bases de données actuelle (bibliothèque d'origine) doivent être définies dans Paramètres – Archiver (CRS799).
  • Le système doit être dans un état de fonctionnement restreint (par exemple, tous les travaux par lot sont interrompus).
  • Une sauvegarde complète de la bibliothèque de bases de données est effectuée.

Conditions de démarrage supplémentaires pour l'archivage des livres auxiliaires et de la comptabilité générale

  • Toutes les identités comptables du segment comptable 1 ont la case Archivage cochée dans le programme 'Identité comptable. Ouvrir' (CRS630/E). (Cela peut être effectué de préférence lors de la configuration du plan comptable.)
  • Un numéro de série de pièce justificative est défini pour l'archivage dans N° série pièce justificative. Ouvrir (CRS410) et associé aux fonctions GCF utilisées (voir ci-dessous). Ce numéro de série sera utilisé pour les transactions agrégées qui seront remises dans le circuit après l'archivage.
  • Les numéros de série suivants sont définis dans Numéros de série. Ouvrir (CRS165) : 65–A (pour la comptabilité fournisseurs) ; 55–A (pour la comptabilité clients). Ils représentent les numéros de facture des transactions agrégées qui resteront dans les livres auxiliaires.
  • Les fonctions GCF suivantes sont définies avec des intervalles de dates valides : AP71 (archivage de la comptabilité fournisseurs, doit être associé au type de numéro de série 65) ; AR71 (archivage de la comptabilité clients, doit être associé au type de numéro de série 55) ; GL71 (archivage de la comptabilité générale).
  • Pour un archivage sélectif, les modèles d'archivage sont définis dans Modèle d'archivage. Ouvrir (GLS820).
  • Les types d'archivage déterminant le traitement des différents types de transactions sont définis dans Type d'archivage. Ouvrir (GLS830).
  • Toutes les factures à archiver ont été payées.

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Déplacer les données depuis les anciennes tables d'historique

    Si les transactions ont été archivées avec la fonction d'archivage. Pour déplacer ces transactions vers les tables d'archivage, utilisez un programme fixe via (SXS604). Les bibliothèques de début et de fin affichées dans ce programme sont définies dans Paramètres – Archiver (CRS799). Les transactions sont déplacées :

    • De la table historique CC (FSLHST) à la table CC (FSLEDG)
    • De la table historique des informations supplémentaires CC (FSLHSX) à la table des informations supplémentaires CC (FSLEDX)
    • De la table historique CF (FPLHST) à la table CF (FPLEDG)
    • De la table historique des informations supplémentaires CF (FPLHSX) à la table des informations supplémentaires CF (FPLEDX)
    • De la table historique CG (FGLHST) à la table des informations supplémentaires CG (FGLEDG)
    • De la table historique des informations supplémentaires CG (GLHSX) à la table des informations supplémentaires CG (FGLEDX)

  2. Créer des sauvegardes des tables mises à jour

    Une fois les transactions transférées dans les tables d'archive, effectuez une sauvegarde complète de la bibliothèque d'archivage. Cela vous permet de restaurer ces données dans les tables en cas de problème durant l'archivage.

  3. Imprimer des rapports de contrôle avant l'archivage

    Imprimer les rapports à utiliser avant et après les analyses :

    • 'Comptabilité générale. Imprimer' (GLS525)
    • Comptabilité gén. Imprimer état balance (GLS510), types d'état 1 et 2
    • Compta. gén. Imprimer compte résultat (GLS520)
    • Comptabilité clients. Imprimer (ARS500), formats 1 et 2
    • Comptabilité fournisseurs. Imprimer (APS500), formats 1 et 2
    • Ecriture comptable interne. Imprimer (CAS500)
    • Calcul prix de revient d'ordre. Imprimer (CAS550)
    • Enregistrement temps. Imprimer (TAS500)

  4. Exécution de l'archivage

    • Archiver les transactions de la comptabilité clients

      Définissez la période jusqu'à laquelle les transactions doivent être sélectionnées, puis lancez l'archivage dans Comptabilité générale. Archiver (GLS800). Il est possible de relancer cette tâche si elle se termine de façon anormale.

      Pour plus d'informations, voir Archiver les transactions de la comptabilité clients.

    • Archiver les transactions de la comptabilité fournisseurs

      Définissez la période jusqu'à laquelle les transactions seront sélectionnées, puis lancez l'archivage dans Comptabilité générale. Archiver (GLS800). Il est possible de relancer cette tâche si elle se termine de façon anormale.

      Pour plus d'informations, voir Archiver les transactions de la comptabilité fournisseurs.

    • Archiver les transactions de la comptabilité générale

      Définissez la période jusqu'à laquelle les transactions seront sélectionnées et lancez l'archivage de la table CG (FGLEDG) et de la table des informations supplémentaires CG (FGLEDX) dans Comptabilité générale. Archiver (GLS800). Les transactions du bilan et les transactions de perte et profit sont archivées séparément.

      Le montant total archivé est enregistré en tant que pièce justificative récapitulative, soit sous forme d'un total pour chaque période ou d'un seul total pour la période de fin, en fonction de votre configuration du type d'archivage utilisé. Toutes les transactions archivées reçoivent le numéro d'informations CG 095, qui stocke le numéro de la pièce justificative récapitulative.

      Le type d'archivage sélectionné détermine aussi les segments comptables dans lesquels les valeurs sont agrégées. Par exemple, si vous agrégez dans les segments comptables 1 et 2, les soldes sont totalisés pour chaque combinaison des segments comptables 1 et 2, quelles que soient les identités comptables des autres segments comptables.

      Après un archivage réussi des transactions de la comptabilité générale, le solde du journal est égal à :

      • Transactions de bilan : (Montant total enregistré pour tous les comptes de bilan) – (solde de la comptabilité clients) – (solde de la comptabilité fournisseurs) – (solde des éventuels comptes supprimés) – (solde des éventuels comptes non inclus dans l'archivage)
      • Transactions de perte/profit : (Montant total enregistré pour tous les comptes de pertes et profits) – (solde des éventuels comptes supprimés) – (solde des éventuels comptes non inclus dans l'archivage)
    • Archiver les écritures comptables internes

      Archivez les anciennes transactions comptables analytiques dans les tables CINACC et CRACTR de Écriture comptable interne. Archiver (CAS970).

      Cette procédure archive toutes les écritures comptables internes ayant un code d'erreur vide, 0 ou 9 jusqu'à la date sélectionnée. Les écritures comptables ayant le code d'erreur 3 peuvent aussi être incluses (facultatif).

    • Archiver les transactions de calcul de prix de revient d'ordre

      Archivez les anciennes transactions de calcul de prix de revient d'ordre dans la table CPOCAL dans Coût de revient d'une commande. Archiver (CAS980).

    • Archiver les valeurs de coût de production

      Archivez les valeurs de coût de production dans Coût de production. Archiver/Supprimer (PCS270) en fonction des critères de sélection tels que le type de coût et les dates de calcul. Les valeurs sont automatiquement supprimées après l'archivage.

      Vous pouvez archiver les types de valeurs suivantes :

      • 1. Les données de coût de la structure produit (tables MCCWAR, MCBOMS, MCCMAT, MCCSEM, MCROUS, MCCOPE, et MCHEAS). Après l'archivage, vous pouvez néanmoins afficher le modèle de calcul du prix de revient avec ses valeurs de composant de coût dans Coûts produit. Afficher (PCS300). Toutefois aucune information n'est disponible sur la structure produit utilisée comme entrée pour le calcul du coût.
      • 2. Comme l'option 1, avec l'ajout du total par composant de coût à tous les niveaux (tables MCCOMA, MCCOML, MCCOPU). Après l'archivage, vous pouvez afficher l'en-tête du modèle de coût avec son coût total dans l'écran (PCS300), mais aucune autre donnée n'est disponible.
      • 3. Comme l'option 2, avec l'ajout de l'enregistrement du montant total pour l'ID du coût. Ce montant s'affiche dans Coût production. Afficher (PCS300/E) (la table MCHEAD). Après l'archivage, aucune valeur n'est affichée dans l'écran (PCS300).

      Les avertissements de prix de revient sans réponse peuvent uniquement être supprimés, pas archivés.

    • Archiver les états de temps

      Archivez les anciennes transactions de gestion du temps dans les tables OTHEAD (Transactions de gestion du temps – En-tête) et OTTRAN (fichier principal des transactions de gestion du temps) et Enregistrement temps. Archiver (TAS800).

  5. Effectuer des analyses avant et après

    Imprimer les rapports à utiliser avant et après les analyses :

    • 'Comptabilité générale. Imprimer' (GLS525)
    • Comptabilité gén. Imprimer état balance (GLS510), types d'état 1 et 2
    • Compta. gén. Imprimer compte résultat (GLS520)
    • Comptabilité clients. Imprimer (ARS500), formats 1 et 2
    • Comptabilité fournisseurs. Imprimer (APS500), formats 1 et 2
    • Ecriture comptable interne. Imprimer (CAS500)
    • Calcul prix de revient d'ordre. Imprimer (CAS550)
    • Enregistrement temps. Imprimer (TAS500)

    Effectuez une analyse avant et après pour vous assurer que l'archivage a été effectué correctement.

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