Créer des clés de solde paramétrables pour filtrer les informations de la comptabilité générale

Utilisez cette procédure pour créer des clés de solde pour filtrer la récupération d'informations à partir du fichier de solde de la comptabilité générale, en ligne ou dans des états imprimés.

Il existe huit clés de solde prédéfinies, formées de différentes combinaisons de segments comptables. La clé de solde 8 est utilisée pour présenter des valeurs dans Compta. générale. Afficher transactions (GLS210).

En utilisant une clé de solde, vous pouvez par exemple vérifier le fractionnement compte par compte d'un centre de coûts spécifique. Toutefois, pour répondre à des besoins plus avancés en matière de génération d'état, comme par exemple pour l'analyse d'un résultat comparé au budget sur différents niveaux, vous aurez besoin de clés de solde personnalisées.

Consultez Présentation sur mesure des soldes de la comptabilité générale pour obtenir un exemple de composition de clé de solde.

Résultat

Vous disposez de définitions détaillées de la façon dont les soldes de période sont présentés en fonction de vos besoins, sous la forme de clés de solde activées.

Pour une création ou une modification de clé de solde, commencez par récupérer les valeurs de la comptabilité générale pour la clé de solde dans le programme 'Fichier balance CG. Màj avec résultat' (GLS915).

Vous pouvez sélectionner la clé de solde, ainsi qu'un modèle de colonnes, dans 'Fichier balance CG. Afficher' (GLS215/B). Dans l'écran P, la case à cocher Afficher lignes zéro sert à spécifier si les lignes contenant des valeurs nulles dans toutes les colonnes doivent être affichées.

Pour toutes les valeurs de segment de balance basées sur l'un des sept segments comptables, vous pouvez extraire la transaction originale. (Pour tous les autres types de segments de solde, seuls les soldes s'affichent.)

Remarque: 

Si vous avez choisi d'inclure les valeurs budgétaires, vous devez définir le budget à utiliser ainsi qu'une méthode de séparation dans les modèles de colonne dans 'Modèle colonne – Demande de solde. Ouvrir' (GLS216).

Le fichier FBAKEY est mis à jour.

Avant de commencer

  • Vous avez identifié les besoins de la division en matière de création d'états dans différentes situations.
  • Pour obtenir des possibilités d’examen supplémentaires, vous devez créer des structures comptables dans le programme 'Structure comptable. Ouvrir' (CRS645).

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Démarrez Fichier de solde CG. Ouvrir (GLS690/B).

  2. Saisissez un ID compris entre 9 et 99. Cliquez sur Nouveau.

  3. Dans l'écran E, saisissez une description. Activez la clé de solde dès à présent ou ultérieurement en cochant la case Clé balance active. (Aucune valeur ne sera récupérée dans le fichier de solde pour des clés de solde inactives.)

  4. Spécifiez si le résultat (c'est-à-dire les valeurs réelles dans la comptabilité générale) et les valeurs budgétaires doivent mettre à jour le solde pour cette clé, et si les transactions externes ou internes, ou les deux, doivent être incluses. Appuyez sur Entrée.

  5. Choisissez si vous souhaitez restreindre l’accès à la clé de solde dans (GLS215) en définissant un groupe d’accès aux objets. Si vous spécifiez un groupe d’accès aux objets, seuls les utilisateurs connectés à la clé de solde doivent être autorisés à utiliser la clé de solde dans (GLS215) et accéder aux enregistrements connectés à la clé de solde. Cette opération peut être effectuée lors de la création de la clé de solde ou ultérieurement via l’option associée 13 (Modifier groupe d’accès aux objets). Si une clé de solde avec un groupe d’accès aux objets est utilisée comme clé de solde de remplacement, la clé de solde utilisant la clé de solde de remplacement est également affectée par la vérification des droits.

  6. Dans l'écran F, sélectionnez les objets (ou segments de solde) à inclure dans la clé de solde, ainsi que l'ordre dans lequel ils doivent être stockés en leur affectant un numéro. Les segments de balance disponibles sont les sept segments comptables, tous les niveaux de structure comptable définis et 22 autres objets tels que le niveau de la division et le code TVA. Appuyez sur Entrée pour confirmer la sélection, puis de nouveau sur Entrée.

  7. Dans l'écran G, saisissez une plage pour les segments de solde sélectionnés pour limiter les transactions qui mettent à jour la clé de solde. Indiquez si vous souhaitez définir des clés de solde de remplacement pour réduire le temps de réponse dans (GLS215) pour les enregistrements ayant de grandes quantités de données. Appuyez sur Entrée.

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