Comptabilité projet

La fonction Comptabilité projet sert à définir la quantité de revenus et de coûts qu'il est possible de réaliser à la fin d'une période en se basant sur le budget, les valeurs réelles et le pourcentage de finalisation d'un projet. La fonction Comptabilité projet peut être rattachée à un contrat de maintenance dans le programme 'Contrat de maintenance. Ouvrir' (COS410) mais ce n'est pas obligatoire. Elle peut être associée à un projet quelconque défini dans le programme 'Paramètre – Comptab. projet par projet' (GLS490) et pour lequel un budget a été établi et des coûts réels et des revenus ont été comptabilisés dans la comptabilité générale avec un ID de projet inclus dans la chaîne comptable.

Cette opération de routine périodique est normalement exécuté une fois pas période comptable et les calculs sont fondés sur les transactions consignées dans la table des soldes de comptabilité générale (FBAVAL).

Restrictions

Les détails de la proposition pour la Comptabilité projet ne sont inclus dans aucune édition mais vous pouvez les exporter dans MS Excel ou bien recourir à la fonction de création d'états ad hoc.

Avant de commencer

L'ID du projet doit être défini dans 'Paramètres – Comptabilité générale' (CRS750). L'ID détermine le segment comptable à utiliser pour cette fonction et ce segment comptable ne peut être utilisé à d'autres fins. L'ID de projet précise le segment comptable dans lequel doit être saisi l'objet comptable qu'il conviendra d'utiliser pour la comptabilité du projet. Un objet comptable peut, par exemple, être le contrat de maintenance (AAGN) existant dans (COS410).

L'ID du projet est vérifié par rapport aux segments comptables exploités dans 'Paramètre – Gestion de projet' (CRS590). De plus, si des engagements sont activés dans (CRS750), les segments appliqués pour ces engagements feront également l'objet d'une vérification. Inversement, des contrôles sont également effectués.

Une clé de solde doit également être définie dans le programme (CRS750). La clé de solde standard à utiliser doit inclure le segment comptable 1 ('Compte') et le segment Comptabilité projet.

Les nouveaux paramètres dans (CRS750) ne sont pas modifiables quand des projets ont été définis dans le programme 'Paramètres – Comptab. projet par projet' (GLS490) avec une période de début similaire à la période en cours. S'il existe des enregistrements dans (GLS490) pour des périodes débutant ultérieurement, un message d'avertissement s'affiche dans (CRS750) si vous tentez de modifier les champs 'ID projet' ou 'Clé solde'.
Créez l'événement comptable GL49 ('Comptabilité projet') à l'aide de la touche de fonction F14 dans le programme 'Evénement comptable. Ouvrir' (CRS375). Utilisez aussi la touche de fonction F14 dans (CRS375) pour créer les types 815 'Valeur du projet dans le bilan' et 816 'Coût du projet dans le bilan'. Les règles comptables de l'événement GL49 ('Comptabilité projet') doivent être définies dans 'Règle comptable. Définir' (CRS395) Servez-vous de la touche de fonction F14 pour les générer. Une fois générées, elles doivent également êtres définies via l'ID comptable du projet (BDPIDM) dans le segment défini dans (CRS750).

Ajoutez aussi l'objet comptable pour le 'contrat' (AAGN) dans la règle comptable où les coûts réels (CO21/CO22/CO23/CO24 971) et les revenus (CO20/120) apparaîtront.

L'objet comptable est à ajouter au segment défini dans le champ 'ID projet' dans (CRS750).
La fonction GCF GL49 ('Comptabilité projet') doit être créée dans le programme 'Fonction GCF. Ouvrir' (CRS405).
Dans le programme 'Identité comptable. Ouvrir' (CRS630), les options suivantes sont disponibles dans le paramètre 'Compte de stocks' :
- 5 – Revenus différés (appliquée au compte employé dans GL49/811)
- 6 – Coût cumulé (appliquée au compte employé dans GL49/809)
- 7 – Revenus réalisés (appliquée au compte employé dans GL49/807)
- 8 – Coût réalisé (appliquée au compte employé dans GL49/805)
- 9 – Compensation coûts/revenus projet (appliquée au compte employé dans GL49/815 et GL49/816)
Les comptes où ces options sont employées doivent être définis afin que le projet doit une entrée obligatoire dans (CRS630), à l'intérieur du segment défini dans (CRS750) pour les projets.
Les projets sont définis dans le programme (GLS490). Les éléments suivants y sont déterminés :
- ID comptable du projet ; il peut s'agir du contrat dans (COS410).
- Période de début du projet
- Nombre de périodes (durée de vie du projet)
- Projet actif. Le projet doit être activé au démarrage et désactivé à la fin.
- Numéro/version budget d'origine
- Numéro/version du budget prévisionnel/révisé. Il peut être modifié en cas de modification du budget au cours du projet. Si une prévision est utilisée, elle doit être saisie avec la même date que le projet et le même nombre de périodes que le projet et le budget.
- Méthode de comptabilisation des revenus si un report des revenus ou un cumul de coûts est utilisé.

Suivez les étapes ci-dessous :

Créez une proposition dans 'Comptabilité projet. Ouvrir' (GLS495) pour la période en cours. La proposition est créée avec le statut 00 ('Proposition créée').
Vérifiez la proposition et ses détails dans 'Comptabilité projet. Ouvrir détails' (GLS496) et ajoutez des ajustements manuels si nécessaire. Un ajustement manuel affecte uniquement les écritures comptables créées et non les chiffres dans (GLS496).
Utilisez l'option associée 9 ('Mise à jour CG') dans (GLS495) pour créer les écritures comptables pour la comptabilité projet. La proposition est actualisée avec le statut 99 ('Transfert vers GCF').
A l'issue du projet, une pièce comptable journal manuelle doit être saisie pour effacer les soldes inscrits dans les comptes de bilan et le projet doit être défini comme n'étant plus actif dans (GLS490).

Même s'il existe un cycle de statut 99 pour une période comptable, un deuxième cycle peut être créé pour la même période. Des écritures comptables sont créées uniquement si des changements sont intervenus depuis le cycle précédent.

Si les revenus calculés à comptabiliser sont supérieurs aux revenus réels cumulés, les revenus comptabilisés sont alors définis sur les revenus réels cumulés si la méthode de comptabilisation est 1-'Revenus différés' dans (GLS496).

Pour la méthode de comptabilisation 2-'Cumul des coûts', si le coût calculé à réaliser est inférieur au coût réel cumulé, alors ce dernier est défini sur le coût à réaliser. La nécessité de comptabiliser directement toute perte éventuelle est la raison qui justifie cette action.

Transactions comptables

Il est supposé que les revenus et les coûts d'un projet sont saisis dans les comptes de bilan au lancement du module Comptabilité projet.


Règle comptable	Description de l'événement comptable	Description du type d'écriture comptable
GL49/805	Comptabilité projet	Comptabiliser/constater les coûts
GL49/807	Comptabilité projet	Comptabiliser/constater les revenus
GL49/809	Comptabilité projet	Réservation coût
GL49/811	Comptabilité projet	Réservation revenus
GL49/815	Comptabilité projet	Valeur du projet dans le bilan.
GL49/816	Comptabilité projet	Coût du projet dans le bilan.


Ecriture comptable	Montant	Débit	Crédit
Les revenus réalisés sont transférés du bilan vers le compte de résultat.	Revenus réalisés calculés.	GL49/815	GL49/807
Revenus différés.	Différence entre les revenus réalisés et les revenus réels.	GL49/815	GL49/811
Le coût réalisé est transféré du bilan vers le compte de résultat.	Coût réalisé calculé.	GL49/805	GL49/816
Coût cumulé.	Différence entre le coût réalisé et le coût réel.	GL49/816	GL49/809

Définition des valeurs de colonnes utilisées dans (GLS496)

Toutes les valeurs sont basées sur les transactions qui figurent dans la table des soldes de comptabilité générale (FBAVAL) pour la clé de solde définie dans (CRS750) et la période sélectionnée dans (GLS495).

Les ordres de tri et les vues dans (GLS496) peuvent être paramétrés par l'utilisateur mais si l'ordre de tri standard 1 (vue STD01-01) est utilisé, les valeurs suivantes s'affichent.


Valeur de colonne	Contenu ou calcul de valeur
Coût budget cumulé d'origine (OBAC)	Coût total du budget d'origine pour la durée de vie du projet.
Coût budget cumulé prévisionnel (FBAC)	Si un budget prévisionnel est établi pour le projet, coût total du budget prévisionnel pour la durée de vie du projet.
Coût réel cumulé (CACC)	Le coût réel cumulé du projet qui doit correspondre aux écritures comptables CO21/CO22/CO23/CO24 971 (en cas de rattachement à une commande de vente de maintenance/CVM) qui sont créées d'après la facturation de la commande de vente de maintenance mais le sont lorsque vous exécutez le programme 'Ecriture comptable interne. Créer' (CAS950). Si le projet n'est pas rattaché à une commande de vente de maintenance, il peut s'agir de n'importe quel coût comprenant l'ID projet dans le segment comptable défini.
Coût cumulé (ACCC)	Les coûts cumulés sont les coûts affectés au compte avec le paramètre 'Compte de stocks' défini sur 6 (Coût cumulé) dans (CRS630).
Pourcentage de finalisation (PCMN)	Si la 'Méthode de comptabilisation des revenus' dans (GLS490) est définie sur 1 (Report des revenus), une approche basée sur les coûts sera utilisée et l'option 'Pourcentage de finalisation' dans (GLS496) sera calculée en tant que 'Coût cumulé réel', divisé par le 'coût budget cumulé prévisionnel' ou le 'coût budget cumulé d'origine', s'il n'existe aucun 'budget prévisionnel' défini pour le projet. Si la 'Méthode de comptabilisation des revenus' dans (GLS490) est définie sur 2-'Cumul des coûts', une approche basée sur les revenus sera utilisée et l'option 'Pourcentage de finalisation' dans (GLS496) sera calculée en tant que 'Revenus réels cumulés', divisé par les 'revenus budget cumulés prévisionnels' ou les 'revenus budget cumulés d'origine', s'il n'existe aucun 'budget prévisionnel' défini pour le projet.
Revenus budget cumulés d'origine (OBAR)	Revenus totaux du budget d'origine pour la durée de vie du projet.
Revenus budget cumulés prévisionnels (FBAR)	Si un budget prévisionnel est établi pour le projet, revenu total du budget prévisionnel pour la durée de vie du projet.
Revenus réels cumulés (AARV)	Les revenus réels cumulés du projet qui doivent correspondre à l'écriture comptable CO20/120 (en cas de rattachement à une commande de vente de maintenance/CVM) qui est créée d'après la facturation de la commande de vente de maintenance. Si le projet n'est pas rattaché à une commande de vente de maintenance, il peut s'agir de n'importe quel coût comprenant l'ID projet dans le segment comptable défini.
Valeur total cumulé réalisable (RRAC)	Ce champ indique la valeur totale réalisable comme coût ou revenu à la fin de la période. Si la 'Méthode de comptabilisation des revenus' dans (GLS490) est définie sur 1-'Report des revenus', cette valeur est alors calculée comme 'Pourcentage de finalisation' multiplié par les revenus cumulés budget/prévision. Si la 'Méthode de comptabilisation des revenus' dans (GLS490) est définie sur 2-'Cumul des coûts', cette valeur est alors calculée comme 'Pourcentage de finalisation' multiplié par les coûts cumulés budget/prévision.
Revenus différés cumulés (DRFA)	Les revenus différés cumulés sont les revenus comptabilisés dans le compte avec le paramètre 'Compte de stocks' défini sur 5-'Revenus différés' dans (CRS630).
Marge calculée (CAMG)	Coût réel cumulé divisé par la 'valeur total cumulé réalisable'.
Ajustement manuel (MAAD)	Champ ouvert aux ajustements manuels mais affectant uniquement les écritures comptables et non les chiffres dans (GLS496).

Les ordres de tri et les vues dans (GLS496) peuvent être paramétrés par l'utilisateur mais si l'ordre de tri standard 1, vue STD01-02, est utilisé, les valeurs ci-dessous s'affichent.


Valeur de colonne	Contenu ou calcul de valeur
Coût période budgétaire d'origine (OBPC)	Coût du budget d'origine pour la période en cours.
Coût période budgétaire prévisionnel (FBPC)	Si un budget prévisionnel est établi pour le projet, coût du budget prévisionnel pour la période en cours.
Coût réel périodique (CACP)	Le coût réel de la période en cours du projet qui doit correspondre aux écritures comptables CO21/CO22/CO23/CO24 971 (en cas de rattachement à une commande de vente de maintenance/CVM) qui sont créées d'après la facturation de la commande de vente de maintenance mais le sont lorsque vous exécutez le programme (CAS950). Si le projet n'est pas rattaché à une commande de vente de maintenance, il peut s'agir de n'importe quel coût comprenant l'ID projet dans le segment comptable défini.
Coût cumulé réalisé (ACPD)	Le coût cumulé réalisé représente le coût comptabilisé dans le compte avec le paramètre 'Compte de stocks' défini sur 8-'Coût réalisé' dans (CRS630).
Pourcentage de finalisation (PCMN)	Si la 'Méthode de comptabilisation des revenus' dans (GLS490) est définie sur 1 (Report des revenus), une approche basée sur les coûts sera utilisée et l'option 'Pourcentage de finalisation' dans (GLS496) sera calculée en tant que 'Coût cumulé réel', divisé par le 'coût budget cumulé prévisionnel' ou le 'coût budget cumulé d'origine', s'il n'existe aucun 'budget prévisionnel' défini pour le projet. Si la 'Méthode de comptabilisation des revenus' dans (GLS490) est définie sur 2-'Cumul des coûts', une approche basée sur les revenus sera utilisée et l'option 'Pourcentage de finalisation' dans (GLS496) sera calculée en tant que 'Revenus réels cumulés', divisé par les 'revenus budget cumulés prévisionnels' ou les 'revenus budget cumulés d'origine', s'il n'existe aucun 'budget prévisionnel' défini pour le projet.
Revenus période budgétaire d'origine (OBPR)	Revenus du budget d'origine pour la période en cours.
Revenus période budget prévisionnel (FBPR)	Si un budget prévisionnel est établi pour le projet, revenus du budget prévisionnel pour la période en cours.
Valeur période revenus réels (RVPE)	Les revenus réels de la période en cours du projet qui doivent correspondre à l'écriture comptable CO20/120 (en cas de rattachement à une commande de vente de maintenance/CVM) qui est créée d'après la facturation de la commande de vente de maintenance. Si le projet n'est pas rattaché à une commande de vente de maintenance, il peut s'agir de n'importe quel revenu comprenant l'ID projet dans le segment comptable défini.
Ajustement cumulé ou différé (RRAP)	La valeur indique la valeur comptabilisée comme coût cumulé ou revenu différé pour la période.
Revenus réalisés cumulés (DRPR)	Les revenus réalisés cumulés sont les revenus comptabilisés dans le compte avec le paramètre 'Compte de stocks' défini sur 7-'Revenus réalisés' dans (CRS630).
Marge calculée (CAMG)	Coût réel cumulé divisé par la 'valeur total cumulé réalisable'.
Ajustement manuel (MAAD)	Champ ouvert aux ajustements manuels mais affectant uniquement les écritures comptables et non les chiffres dans (GLS496).