Gestion des travaux interrompus dans la comptabilité générale

Résultat

La comptabilité générale est mise à jour avec toutes les transactions présentes dans le système.

Vous êtes en mesure de créer des états financiers contenant des valeurs correctes et complètes. Le risque de problèmes est réduit lors des audits.

La table FGLEDG est mise à jour.

Avant de commencer

• Pour les travaux interrompus et erronés : L'option 1 (fortement recommandée) ou 2 doit être sélectionnée dans le champ ''Contrôle fichier transaction'' de Paramètres – Comptabilité Générale (CRS750/E). Si ce n'est pas le cas, les transactions erronées mettront toujours la comptabilité générale à jour sans vérification préalable.
• Pour les travaux erronés : Un compte d'annulation doit être sélectionné pour les pièces justificatives erronées dans l'écran (CRS750/E). Ce compte est appliqué lorsqu'une pièce justificative est annulée (supprimée) dans Fichier transact. Relancer tâches erron (CRS037), après qu'un numéro de pièce lui ait été affecté, mais avant l'impression du journal comptable. Pour éviter un saut dans les numéros de série, une pièce justificative est créée avec une seule transaction d'un montant de 0,00.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Redémarrage des travaux interrompus

   Problème

   Des interruptions techniques du système, telles que des pannes électriques, peuvent engendrer des problèmes avec les travaux en cours. Les travaux interrompus avant la mise à jour de la comptabilité générale sont bloqués dans la table de transactions FCR040. Les travaux interrompus avant ou pendant la mise à jour du fichier de solde sont bloqués dans la table de transactions FCR050.

   Solution

   Passez en revue et relancez les mises à jour et transferts interrompus de la comptabilité générale ou des livres auxiliaires dans Fichier transact. Relancer tâches interr (GLS047). Vous pouvez également imprimer une liste des travaux interrompus dans Fichier Gestion trans. Imprimer (GLS970).

   Quatre types de travaux s'affichent dans l'écran (GLS047), chacun étant représenté par un statut. Chaque travail possède un statut principal :

   • Statut 0 : Travail actif qui n'a pas mis à jour la comptabilité générale. Il s'agit d'un travail interrompu ou d'un travail en cours.
   • Statut 1 : Travail préliminaire qui n'a pas mis à jour la comptabilité générale. Ce statut est utilisé, par exemple, pour les paiements enregistrés dans le module de relevé bancaire automatique (ABS) avant que vous ne déclenchiez la mise à jour des comptabilités.
   • Statut 8 : Travail avec une pièce justificative erronée pouvant être corrigée dans Fichier transact. Relancer tâches erron (GLS037).
   • Statut 9 : Travail qui a mis à jour la comptabilité générale mais a été interrompu avant ou pendant la mise à jour du fichier de solde de la comptabilité générale. Ce statut peut également indiquer un travail qui a mis à jour le fichier de solde, mais n'a pas produit de journal imprimé.

   Pour chaque travail, les statuts le plus bas et le plus élevé des pièces justificatives incluses s'affichent dans l'écran B, accompagnés d'une information indiquant si le travail a mis à jour le fichier de solde. Pour chaque travail de statut 9, vous pouvez également voir les périodes durant lesquelles l'interruption s'est produite ; cette information permet de déterminer les périodes pour lesquelles le fichier de solde doit être réparé dans le programme 'Fichier balance CG. Analyser' (GLS940).

   Vous pouvez relancer les travaux ayant les statuts 0 et 9 en sélectionnant l'option Relancer. Vous ne pouvez pas relancer un travail en cours car cela peut entraîner de graves erreurs dans la comptabilité générale et les livres auxiliaires. Notez que, puisque les travaux de statut 9 n'ont pas mis à jour le fichier de solde de la comptabilité générale et que le redémarrage implique l'effacement de la table de transactions (FCR050) qui met à jour le fichier de solde, exécutez toujours (GLS940) après le redémarrage des travaux de statut 9 pour corriger le fichier de solde. (Voir Réparation du fichier de solde de la comptabilité générale.)

   Les travaux redémarrés pouvant contenir des transactions avec des valeurs non valides, et donc apparaître comme erronés dans Fichier transact. Relancer tâches erron (GLS037), commencez toujours dans l'écran (GLS047) avant de passer à l'écran (GLS037).

2. Correction des travaux erronés

   Problème

   Lorsqu'une ligne comptable contient des valeurs non valides ou si une pièce justificative n'est pas équilibrée, la pièce entière est bloquée par le programme GLS040 avant la mise à jour des comptabilités. Un journal comptable contenant toutes les pièces justificatives erronées est imprimé.

   Solution

   Pour chaque date de saisie, passez en revue tous les travaux qui contiennent une pièce justificative avec des valeurs incorrectes dans Fichier transact. Relancer tâches erron (GLS037). Sélectionnez l'option Modifier pour un travail, afin d'afficher les pièces justificatives incluses dans le programme Pièce justificative erronée. Ouvrir (GLS038). Un code d'erreur indique le type de l'erreur. Une erreur 1 signifie qu'au moins une ligne comptable contient des valeurs incorrectes, une erreur 2 que la pièce justificative n'est pas équilibrée. Examinez le problème plus en détail avec l'option Modifier pour afficher les lignes comptables incorrectes de la pièce justificative dans Transactions. Ouvrir Erreurs (GLS039). Le code d'erreur de transaction affiché pour chaque ligne comptable indique le type de valeur incorrecte à corriger dans l'écran (GLS039/E). Dans l'écran (GLS039/E), le texte d'aide associé à ce code explique la signification de chaque code d'erreur. Par exemple, un code 4 signifie que la chaîne comptable n'est pas valide, et un code 19 que le code TVA est incorrect.

   Plutôt que de corriger la pièce justificative, vous pouvez la supprimer en sélectionnant l'option Supprimer pour cette pièce dans l'écran (GLS038), afin de pouvoir la saisir de nouveau ultérieurement.

   Après avoir corrigé les travaux, sélectionnez l'option Mettre à jour dans l'écran (GLS037) pour mettre à jour les comptabilités.

3. Réinitialisation du transfert d'écritures comptables internes

   Problème

   Les écritures comptables internes sont créées dans Ecriture comptable interne. Créer (CAS950), puis transférées vers la comptabilité générale, soit directement, soit en exécutant Ecriture cpt interne. Transférer vers CG (CAS960). Cependant, le transfert a été interrompu pour des raisons techniques, mais les écritures comptables sont toujours considérées en interne comme transférées et ne peuvent pas être transférées de nouveau.

   Solution

   • Si le transfert a été interrompu alors que la comptabilité générale était en cours de mise à jour, commencez par relancer le travail interrompu dans l'écran (GLS047). Réinitialisez ensuite l'indicateur de transfert des écritures comptables internes vers la comptabilité générale en sélectionnant l'ID de résolution de problème CA01 dans Problème programme. Résoudre (CRS418).
   • Si seule la table FCR040 a été mise à jour, mais pas la comptabilité générale, réinitialisez simplement l'indicateur dans l'écran (CRS418).

   Si vous saisissez un numéro de pièce justificative lors d'une réinitialisation dans l'écran (CRS418/E), une pièce d'annulation est créée.

4. Réparation du fichier de solde de la comptabilité générale

   Problème

   Un écart entre la comptabilité générale et son fichier de solde indique que ce fichier de solde n'a pas été correctement mis à jour après la comptabilité générale.

   Solution

   Exécutez le programme 'Fichier balance CG. Analyser' (GLS940). Voir Maintenance du fichier de solde de la comptabilité générale.