Annulation manuelle d'un écart de paiement client

Résultat

Les écarts de paiement sont acceptés, annulés et enregistrés. Le système imprime un journal comptable et un journal des paiements client. Pour les annulations au niveau du client/payeur, le système imprime également un journal des factures client pour l'enregistrement de facture d'annulation créé.

Examinez les annulations de l'une des manières suivantes :

• Créez un modèle de colonne dans 'Modèle de colonne recherche CC. Ouvrir' (ARS066) avec le type de valeur 65 (annulations à l'aide de l'option comptable 20-99) inclus. Vous pouvez ensuite utiliser ce modèle pour vérifier le montant total de l'annulation pour ce client dans le programme 'Comptabilité clients. Afficher soldes' (ARS200).

• Pour les annulations au niveau du client, vérifiez les enregistrements d'avoir internes par client dans l'écran (ARS200).

• Pour les annulations au niveau de la facture, vérifiez les annulations de factures spécifiques en ligne dans le programme 'Facture client. Afficher séparément' (ARS215) ou imprimez une liste dans 'Registre encaissements. Imprimer' (ARS565).

La comptabilité clients et la comptabilité générale sont mises à jour. Les tables de transactions ci-dessous sont basées sur un exemple où vous avez une facture client de 1 000 EUR mais vous recevez un paiement de 800 EUR :

Si l'annulation est appliquée à une facture en particulier, les écritures comptables suivantes sont créées :

Règle comptable	Compte	Débit	Crédit
x	Client		800
	Banque	800
x	Client (montant annulé)		200
	Annulation (compte indiqué dans l'option comptable utilisée)	200

*Ecriture comptable basée sur la facture client.

Si l'annulation est appliquée au client à la place, les écritures comptables suivantes sont créées :

Règle comptable	Compte	Débit	Crédit
x	Client		1 000
	Banque	800
x	Client (montant annulé)		200
	Annulation (compte indiqué dans l'option comptable utilisée)	200
x	Client	200

*Ecriture comptable basée sur la facture client.

L'enregistrement d'avoir interne est automatiquement compensé pour l'annulation créée dans ce cas.

Avant de commencer

• Les conditions préalables répertoriées dans Ajustement des paiements client doivent être remplies.
• En fonction de vos besoins en traçabilité et de vos préférences concernant les états, sélectionnez une méthode privilégiée pour les annulations manuelles : au niveau du client ou au niveau de la facture.
• Vous devez définir des options comptables pour les annulations manuelles dans 'Option comptable CC. Ouvrir' (ARS020). Le champ 'Méthode de passation' (annulation) détermine si l'option peut être utilisée au niveau du client ou de la facture. Notez que la case 'Confirmer avec Entrée' doit être cochée si vous souhaitez vérifier et modifier les valeurs dans un écran séparé avant de confirmer la passation en pertes et profits.
• Pour les annulations réalisées au niveau du client, vous devez définir le numéro de série de type 59, série B, pour les factures internes concernées dans le programme 'Numéros de série. Ouvrir' (CRS165).
• Assurez-vous que les éventuelles tolérances de paiement définies dans 'Tolérance paiement. Ouvrir' (ARS098) ne dépassent pas l'écart de paiement que vous souhaitez annuler. Si ce n'est pas le cas, ces tolérances annuleront l'écart automatiquement à l'aide de la règle comptable AR30-185 pour l'enregistrement.
• Remarque : le paramètre 'Fractionner les transactions de paiement' dans l'enregistrement détaillé de la fonction GCF dans 'Fonction GCF. Ouvrir détails' (CRS406/E) définit le nombre de transactions créées pour les annulations au niveau du client.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Saisissez un paiement directement dans le programme 'Paiement reçu. Enregistrer' (ARS110/E) (à l'aide de la fonction 'Journal écritures et paiements. Ouvrir' (GLS110/B)) ou dans le programme 'Document de paiement. Saisir' (ARS105).

2. Si nécessaire, dans (ARS110/F), choisissez un ordre de tri pour identifier les enregistrements de factures :

   • 1 = Payeur
   • 2 = Client
   • 3 = Numéro de facture
   • 4 = Saisie rapide
   • 5 = Facture groupée
   • 6 = Payeur, tri par date d'échéance

3. Sélectionnez l'une de ces options :

   • Méthode 1 : Appliquer une annulation à une facture spécifique
   • Méthode 2 : Appliquer une annulation générale à un client spécifique

Méthode 1 : Appliquer une annulation à une facture spécifique

1. Dans l'écran (ARS110/F), sélectionnez l'option 11 ('Paiement partiel') pour la facture à laquelle le paiement doit être affecté.

2. Dans l'écran H, saisissez le montant reçu dans le champ 'Montant de paiement partiel'. Appuyez sur Entrée.

3. De retour dans l'écran F, sélectionnez l'option comptable paramétrable pour les annulations client de la facture.

   Pour afficher les options, appuyez sur F4 dans le champ à droite du taux de change dans l'en-tête.

4. Dans l'écran G, vérifiez et modifiez les valeurs proposées, si nécessaire : chaîne comptable, montant, code TVA, quantité, texte de pièce justificative. Appuyez sur Entrée pour revenir à l'écran F, où la facture s'affiche comme étant payée en totalité.

5. Poursuivez à la section Finaliser l'annulation.

Méthode 2 : Appliquer une annulation générale à un client spécifique

1. Sélectionnez l'option 1 ('Paiement intégral') pour les factures auxquelles le paiement doit être affecté.

   Le montant facturé est réduit du montant saisi et enregistré conformément à l'option comptable prédéfinie. L'écart de paiement restant s'affiche dans l'en-tête.

2. Saisissez l'option comptable paramétrable pour les annulations manuelles dans le champ à droite du taux de change dans l'en-tête de l'écran.

3. Dans l'écran G, vérifiez et modifiez les valeurs proposées, si nécessaire : chaîne comptable, montant, code TVA, quantité, texte de pièce justificative. Appuyez sur Entrée pour revenir à l'écran F.

Finaliser l'annulation

1. Répétez les étapes précédentes jusqu'à ce que le total à traiter soit affecté et ajusté.

2. Enfin, appuyez sur F3 pour affecter un numéro à la pièce justificative.