Notes de frais dans (APS450)

Ajout de possibilité de création de ligne comptable in dans APS450

Vous pouvez maintenant recevoir des notes de frais et des factures fournisseur pré-comptabilisés dans M3 BE via la routine de facture par lot dans 'Lot de factures fournisseur. Ouvrir' (APS450).

Cela signifie qu'il est possible de charger des factures avec des lignes comptables qui ont été prédéfinies en dehors de M3 BE.

Exemples de transactions de notes de frais :

Les notes de frais créées par les employés sont transférées vers (APS450) sous forme de factures. Le fournisseur, c'est-à-dire un employé, doit être défini dans Fournisseur. Ouvrir (CRS620). La facture et ses données comptables sont mises à jour dans CF/CG via (APS450) et elle est réglée avec le traitement normal dans 'Proposition pmt fourn. Ouvrir' (APS130).

L'employé a le groupe fournisseur 'Employé' dans 'Fournisseur. Ouvrir (CRS620). Lorsque la facture est réglée dans (APS130), le groupe fournisseur peut être sélectionné dans (APS131) avec la création de la proposition de paiement.

Exemple d'intégration XM dans M3 :

BOD : De XM à APS450 – Synchroniser ExpenseReport
BOD : De M3 à XM – Synchroniser RemittanceAdvice

Nouveau type de ligne 8-Ligne comptable dans APS451 et APS450MI

Dans 'Lot de factures fourn. Ouvrir lignes' (APS451) et dans (APS450MI), les lignes de facture pré-comptabilisées ou partiellement pré-comptabilisés d'un produit externe peuvent être extraites et gérées.

Un nouveau type de ligne 8-'Ligne comptable', a été créé pour activer cette nouvelle fonctionnalité dans (APS451), en utilisant la table de ligne de facture par lot FAPIBL. Les chaînes comptables sont extraites et validées et vous pouvez modifier manuellement les dimensions comptables. Lorsque le livre CF est mis à jour, ces chaînes comptables de type de ligne comptable 8 sont utilisées et déplacées vers la table FCR040.

Workflow

Les lignes d'une facture CF sont ajoutées par (APS450MI) avec la transaction AddLine. Lorsque des lignes sont ajoutées pour une facture, plusieurs lignes sont ajoutées à la table FAPIBL de lignes de facture fournisseur par lot. Les lignes peuvent également être créées manuellement dans (APS451).
Les lignes ajoutées dans FAPIBL peuvent contenir une valeur pour l'objet comptable 1. Utilisez ce champ de 20 positions comme exception dans 'Exception comptable. Ouvrir' (CRS396). Ce champ est facultatif et peut être laissé en blanc. S'il est en blanc, (AP50/218) est géré avec un traitement normal dans 'Règle comptable. Définir' (CRS395).
Les lignes ajoutées dans FAPIBL peuvent aussi contenir les objets comptables 2-7. Ces champs sont facultatifs et peuvent être laissés en blanc.
Pour chaque ligne, la chaîne comptable est extraite de CCRTVACC (CRS395/CRS396) avec un traitement normal. Si certains des objets comptables nouveaux sont définis dans (CRS395) pour (AP50/218), les valeurs dynamiques doivent être extraites des objets comptables dans (APS451), la table FAPIBL.
La chaîne comptable est présentée et validée dans l'écran détaillé de (APS451). Elle est également validée dans (APS450MI) lorsque l'option associée 8-'Validation' ou la touche de fonction F18-'Validation' est utilisée.
La chaîne comptable peut être modifiée manuellement dans (APS451). La validation de la chaîne comptable est ensuite effectuée dans un traitement normal.
Avant de quitter l'écran dans (APS451), la chaîne comptable est validée si elle a été modifiée.
Lors de la mise à jour de la facture dans la CF, chaque chaîne comptable de chaque type de ligne 8 de la table FAPIBL dans (APS451) est déplacée dans la table FRC040 qui est utilisée dans (GLS040).

Nouvelle règle comptable et nouveaux objets dans (CRS395)

La nouvelle règle comptable AP50/218–Ligne comptable a été créée dans 'Règle comptable. Définir' (CRS395) et est utilisée uniquement par le type de ligne 8-'Ligne comptable' uniquement.

Les nouveaux objets comptables 1-7 ont été créés et peuvent être utilisés comme objets dans (AP50/218). Les valeurs dynamiques de ces objets sont extraites des lignes facture dans 'Lot de factures fourn. Ouvrir lignes' (APS451), dans la table FAPIBL.

Ces objets comptables peuvent également être utilisés pour (AP50/218) :

Pays de base
Créer des transactions Intrastat ou Extrastat
Pays de provenance/destination
Etat
Champs fournisseur principaux
Champs d'informations sur fournisseur

Configuration : Ajoutez le type d'écriture comptable 218-Ligne comptable avec F14-'Standard' dans 'Type écriture comptable. Ouvrir' (CRS385), avant de l'utiliser dans 'Règle comptable. Définir' (CRS395).

Pour ajouter les nouveaux objets comptables 1-7 (E6AO01-E6AO07), suivez les étapes ci-dessous :

Dans 'Groupe de champs. Ouvrir' (CRS108), placez le curseur sur le groupe de champs 'CRACC'. (Remarque : n'utilisez pas la fonction F14 'Gén données' ici).
Utilisez l'option associée 11-'Champs' pour afficher 'Groupe champs. Afficher champs autorisés' (CRS109) avec la valeur de groupe de champs 'CRACC' affichée dans l'en-tête.
Dans (CRS109), sélectionnez l'option 14='Standard'.

Objet comptable 1 :

Ce champ indique une valeur à appliquer en guise d'exception comptable dans 'Exception comptable. Ouvrir' (CRS396) pour le type d'écriture comptable AP50/218-Ligne comptable dans (CRS395). Cet objet comptable 1 est valide uniquement pour le type de ligne 8-'Ligne comptable' pour les lignes de facture par lot fournisseur dans (APS451).

Exemple : L'objet comptable 1 a la valeur 'HOTEL' dans une ligne de facture par lot fournisseur dans (APS451) et une exception est configurée pour AP50/218 dans (CRS396) pour s'assurer qu'une chaîne comptable spécifique est employée lors la valeur choisie est 'HOTEL'. La procédure standard de définition d'exceptions de règle comptable est utilisée.

Ce champ est facultatif. Si le champ est vide, la chaîne comptable est extraite de AP50/218 dans (CRS395).

Objet comptable 2-7 :

Ce champ indique la valeur d'un objet comptable utilisé dans les règles comptables. Les objets comptables sont utilisés uniquement pour le type de ligne 8-'Ligne comptable', pour les lignes de facture par lot fournisseur dans (APS451).

L'objet comptable contient la valeur qu'il convient d'utiliser dans la chaîne comptable si un objet comptable correspondant est défini pour le type d'écriture comptable AP50/218-Ligne comptable' lors de la configuration des règles comptables dans (CRS395).

Exemple : Si l'objet comptable 3 est défini en qualité d'objet dans (CRS395) pour AP50/218-Ligne comptable', la valeur à utiliser et à placer alors dans la chaîne comptable est la valeur du champ de l'objet comptable 3 dans la ligne de facture par lot fournisseur dans (APS451).

Ce champ est facultatif.

AP50/218-Ligne comptable pour type de ligne 8 :

Utilisé seulement pour les lignes de facture fournisseur et le type de ligne 8-'Ligne comptable'. Pour chaque ligne, la chaîne comptable est extraite et validée avec les règles comptables et les exceptions dans (CRS395) en utilisant le processus normal. Les objets utilisables sont les objets comptables 1-7 et ils font référence aux objets des lignes de facture de type 8 dans (APS451). Les valeurs dynamiques de ces objets sont extraites de la table FAPIBL (lignes de lot de facture fournisseur) dans (APS451). D'autres objets comptables du registre des fournisseurs et des informations de fournisseur peuvent également être utilisés par règle comptable AP50/218. La chaîne comptable peut être modifiée manuellement dans (APS451). Lors de la mise à jour de la facture dans la CF, chaque chaîne comptable de chaque type de ligne 8 dans (APS451) est utilisée et mise à jour dans la comptabilité générale, puis déplacée dans la table FRC040.

Si une simulation est utilisée dans 'Chaîne comptable. Simuler' (CRS399), la table FAPIBL doit contenir des enregistrements, c'est-à-dire que des lignes doivent exister dans (APS451).

Les écarts de prix autorisés qui sont définis dans Paramètres – Rapproch. factures fourn. (APS900) avec l'ordre de tri 5-'Ecarts d'arrondis, en-tête et lignes autorisés' sont pris en compte et gérés à l'aide du processus normal.

TVA sur notes de frais

Les frais d'une note de frais ont peut-être été générés dans des pays différents, comme par exemple des frais de déplacement.

Vous pouvez saisir des champs de TVA différents tel que 'Pays début/fin', 'Etat' et 'N° enregistrement TVA' sur les lignes de facture dans 'Lot de factures fourn. Ouvrir lignes' (APS451) et dans (APS450MI), avec la transaction AddLine.

Un nouveau paramètre '136-Autoriser la TVA sur les notes de frais' a été ajouté dans Paramètres – Comptabilité fournisseurs (APS905). Ce paramètre contrôle l'affichage d'un autre paramètre appelé 'TVA sur note de frais' et il peut être sélectionné sur chaque facture dans 'Lot de factures fournisseur. Ouvrir' (APS450) et dans (APS450MI), avec la transaction AddHead. Vous pouvez ainsi saisir des champs de TVA différents sur les lignes de facture dans (APS451) et dans (APS450MI), avec la transaction AddLine. Le paramètre 'TVA sur note de frais' a été ajouté sur l'écran F dans (APS450) et dans (APS450MI), avec la transaction AddHead.

Paramètre 'Autoriser la TVA sur les notes de frais' dans 'Paramètres - Comptabilité Fournisseurs' (APS905)

Cochez cette case pour préciser si le paramètre 'TVA sur notes de frais' peut être utilisé dans les factures dans (APS450) et dans (APS450MI) avec transaction AddHead.

Si vous cochez cette case, le paramètre 'TVA sur note de frais' pourra être utilisé dans les factures dans (APS450/F) et dans APS450MI (transaction AddHead). Ceci permet de déterminer si les champs concernant la TVA apparaîtront dans (APS451) ainsi que dans APS450MI (transaction AddLine), dans les lignes de facture de type 3 (TVA) et 8 (Ligne comptable).

Si vous ne cochez pas cette case, le paramètre 'TVA sur note de frais' ne s'affichera pas et ne pourra pas être utilisé dans les factures dans (APS450) et dans APS450MI (transaction AddHead).

Paramètre 'TVA sur note de frais' dans (APS450) et dans (APS450MI), transaction AddHead

Cochez cette case pour préciser si le paramètre 'TVA sur notes de frais' doit être utilisé sur la ligne de facture dans (APS451) et dans (APS450MI), transaction AddLine. Cette option est valide uniquement pour le type de ligne 3-'TVA' et le type de ligne 8-'Ligne comptable.

Si vous cochez cette case, les champs TVA s'affichent et peuvent être exploités pour les types de ligne 3-'TVA' et 8-'Ligne comptable' dans (APS451) et dans (APS450MI), transaction AddLine. Ensuite, seuls les types de ligne 3-'TVA', 4-'Arrondi' et 8-'Ligne comptable' peuvent être utilisés. Les champs TVA affichés sont Pays de base, Pays de provenance/destination, Etat et N° immatriculation de TVA. Ces champs peuvent être modifiés manuellement, à l'exception du code pays de base. Le champ du code TVA est affiché en permanence et peut être modifié.

Différentes valeurs concernant le code TVA, le pays de provenance/destination, l'état/région et le numéro d'immatriculation de TVA peuvent être utilisées sur différentes lignes de facture dans (APS451) et dans (APS450MI), transaction AddLine. Les deux types de ligne 3-'TVA' et 8-'Ligne comptable' sont utilisés. Par conséquent, plusieurs champs de TVA différents peuvent être utilisés conjointement sur la même facture. Pour la TVA intracommunautaire et l'autoliquidation, seul le type de ligne 8 (Ligne comptable) est utilisé. Si le fournisseur n'est pas assujetti à la TVA et si vous utilisez le code TVA 0, seul le type de ligne 8 (Ligne comptable) est employé.

Gestion de la TVA dans (APS451) - Rapports de TVA sur dépenses :

Différentes valeurs concernant le code TVA, le pays de provenance/destination, l'état/région et le numéro d'immatriculation de TVA peuvent être utilisées sur différentes lignes de facture dans (APS451) et dans (APS450MI), transaction AddLine.
Les deux types de ligne 3-'TVA' et 8-'Ligne comptable' sont utilisés, pour TVA unique. Par conséquent, plusieurs champs de TVA différents peuvent être utilisés conjointement sur la même facture.
Pour la TVA intracommunautaire et l'autoliquidation, seul le type de ligne 8 (Ligne comptable) est utilisé.
Pour la TVA intracommunautaire et le fournisseur sans VRNO dans (CRS620), la TVA unique nationale est utilisée avec le type de ligne 8 et 3.
Si le fournisseur n'est pas assujetti à la TVA, seul le type de ligne 8-'Ligne comptable' est employé.
Pour la TVA combinée, les deux types de ligne 3-'TVA' et 8-'Ligne comptable' sont utilisés.

Si vous ne cochez pas cette case, les champs TVA ne s'affichent pas et ne peuvent pas être utilisés pour les types de ligne 3 (TVA) et 8 (Ligne comptable) dans (APS451) et dans (APS450MI), transaction AddLine. Le champ du code TVA est affiché en permanence et peut être modifié. Tous les types de ligne peuvent être utilisés mais s'il existe au moins une ligne de type 8, seuls les types de ligne 3 et 4 peuvent être utilisés ensemble avec le type de ligne 8.

Le paramètre relatif à la TVA sur les notes de frais peut uniquement être modifié dans (APS450/F) si aucune ligne de facture n'existe dans (APS451).

Le paramètre 'Etat des dépenses soumises à TVA' s'affiche uniquement sur la facture dans (APS450/F) si le paramètre '136 Autoriser les rapports de TVA sur dépenses' est sélectionné dans 'Paramètres - Comptabilité Fournisseurs' (APS905).

Restrictions

Le rapprochement de facture et les demandes de crédit ne peuvent pas être utilisés avec le nouveau type de ligne 8 dans 'Lot de factures fournisseur. Ouvrir' (APS450).
Seuls les types de ligne 3-'TVA' et 4-'Arrondi' peuvent être utilisés avec le nouveau type de ligne 8 dans 'Lot de factures fourn. Ouvrir lignes' (APS451).
Le type de ligne 8 est valide uniquement pour le type lot de factures fournisseurs 20 dans 'Lot de factures fournisseur. Ouvrir' (APS450).