Gestion des factures et paiements dans la comptabilité clients

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Avant de commencer

Les procédures de traitement des factures et des paiements doivent être bien définies par la division.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Traitement des paiements clients

   La comptabilité clients M3 vous permet de gérer les différents types de paiement utilisés dans le commerce international, notamment les virements bancaires électroniques, les traites avec et sans acceptation, les chèques et chèques postdatés, le prélèvement automatique et l'affacturage.

   • Caractéristiques des paiements manuels

     Lorsque vous enregistrez des paiements manuels, autrement dit des paiements déjà effectués et devant être saisis dans la comptabilité clients M3, tels que des informations de paiement provenant de la banque, les fonctions suivantes sont disponibles :

     • Lettrage avec factures en cours du payeur, factures en cours du client, numéro de facture, numéro de facture groupée et méthode FIFO (premier entré, premier sorti)
     • Affectation rapide d'un reçu
     • Conversion de devise : Devise locale reçue pour un paiement en devise étrangère, devise locale reçue pour un paiement en devise locale, devise étrangère reçue pour un paiement en devise locale, et devise étrangère reçue pour un paiement en devise étrangère
     • Calcul et enregistrement automatiques des gains ou pertes de devise pour toutes les transactions en devises étrangères
     • Saisie de frais bancaires à usage unique ou récurrents, enregistrés automatiquement dans des chaînes comptables prédéfinies
     • Au niveau de la facture, annulation des soldes non équilibrés sur les comptes paramétrables, par exemple en cas de dette importante
     • Enregistrement d'acomptes pour les paiements sans spécification des factures à l'aide desquelles le paiement est effectué
     • Traitement des escomptes : Contrôle automatique des périodes d'escompte, enregistrement automatique des escomptes proposés et limites de tolérance pour les retards de paiement
     • Traitement des notes de débit, avec journalisation entre les factures et les notes de débit
     • Traitement rétroactif avec sélection manuelle des factures partiellement payées et des textes paramétrables pour différents types de factures rétroactives
     • Traitement des notes de crédit
     • Compensation de factures client par rapport à des factures fournisseur si le client est également un fournisseur
     • Inversion facile d'une transaction de paiement client afin de rouvrir la facture correspondante
     • Les réceptions de paiement sont créés avec l'identifiant de la caisse enregistreuse, sur demande.
   • Caractéristiques des paiements automatiques
     • Affectation automatique des paiements reçus dans un fichier de lot électronique
     • Format : Message EDIFACT CREMUL
     • Conversion de devise
     • Calcul et enregistrement automatiques des gains ou pertes de devise pour toutes les transactions en devises étrangères
     • Au niveau de la facture, annulation des soldes non équilibrés sur les comptes paramétrables, par exemple en cas de dette importante
     • Traitement des escomptes : Contrôle automatique des périodes d'escompte, enregistrement automatique des escomptes proposés et limites de tolérance pour les retards de paiement
     • Inversion facile d'une transaction de paiement client afin de rouvrir la facture correspondante

     Les paiements reçus par voie électronique peuvent également être traités dans le module de relevé bancaire automatique (ABS). Voir Traitement automatique des relevés bancaires.

   • Caractéristiques du paiement par traite
     • Prise en charge des traites avec et sans acceptation
     • Recouvrement à la date d'échéance ou avant (escompte)
     • Simplicité du rapprochement bancaire
     • Elimination automatique des risques d'inversion de la traite après un nombre de jours paramétrable suite au recouvrement
     • Réouverture automatique des factures en cas de refus de traite
   • Caractéristiques du paiement par chèque
     • Prise en charge des chèques courants et des chèques postdatés
     • Affectation manuelle d'un chèque à une facture directement lors de la saisie ou dans le cadre d'une étape distincte ultérieure
     • Saisie avec ou sans remise en banque.

2. Gestion des paiements par prélèvement automatique

   Le prélèvement automatique vous permet d'automatiser le processus de facturation des clients et d'enregistrement des paiements récurrents, tels que les primes d'assurance ou les factures d'électricité ou de loyer. Cela permet aux clients et à la division de gagner du temps.

   Les contrats de prélèvement automatique sont enregistrés dans M3. Les factures client sont sélectionnées en fonction d'un grand nombre de critères de sélection et remises à la banque. Tous les paiements qui n'ont pas pu être recouvrés sont retirés manuellement de la remise en banque avant le rapprochement de tous les paiements recouvrés dans la remise en banque d'un seul clic.

3. Vente de créances à une société d'affacturage

   M3 prend en charge l'externalisation du recouvrement des paiements client de la division à une société d'affacturage, que ce soit de façon temporaire ou permanente.

4. Gestion des plans de paiement

   En utilisant des plans de paiement, vous pouvez offrir à vos clients la possibilité de payer par paiements échelonnés dès l'achat. Un plan de paiement vous permet également d'améliorer votre procédure de recouvrement de dettes lorsque le client ne peut pas payer l'intégralité du montant facturé à la date d'échéance.

5. Gestion des conflits avec les clients

   M3 vous fournit les informations dont vous avez besoin pour gérer de manière efficace les éventuelles réclamations et conflits avec les clients. Vous pouvez bloquer les éventuelles factures contestées dans Comptabilité clients. Afficher (ARS200) pendant qu'elles sont en cours d'investigation. Si vous acceptez la réclamation, vous créez une facture d'avoir dans Commande de vente. Ouvrir (OIS100) ou dans Commande de vente. Saisir manuellement (ARS120).

   La gestion des notes de débit et de la facturation rétroactive dans M3 est expliquée dans Traitement des paiements clients.

6. Regroupement des factures client

   Vous pouvez remplacer plusieurs factures envoyées au même client par une seule facture groupée. Le client peut alors payer la facture groupée plutôt que de payer chaque facture séparément. Les factures groupées permettent à vos clients de réduire l'ampleur des tâches administratives inhérentes aux paiements. Lorsque vous recevez le paiement d'une facture groupée, le montant payé est automatiquement affecté aux factures incluses dans cette facture groupée.

   Vous pouvez créer des factures groupées en sélectionnant automatiquement toutes les factures correspondant à vos propres critères de sélection ou en sélectionnant manuellement les factures à inclure. Vous pouvez également regrouper des factures à des fins internes afin de garder une trace des factures et paiements liés à une certaine opération ou transaction.

7. Création manuelle de factures et d'enregistrements de facture

   Vous pouvez créer et imprimer manuellement des factures client plus simplifiées, par exemple pour saisir des ventes ou services exceptionnels non gérés par les autres applications M3. Vous pouvez effectuer cette opération dans Facture client. Saisir manuellement (ARS120). Le même programme permet de créer des factures correctives basées sur les factures antérieures émises via (ARS120), Immobilisations ou Gestion du temps.

   Pour mettre à jour la comptabilité clients avec les factures d'un système hérité, créez des enregistrements de facture dans Facture client. Saisir (ARS100) sans imprimer les factures. Cela peut être le cas lorsque vous utilisez M3 pour la gestion de la comptabilité clients, mais pas pour la facturation des commandes de vente ou l'équilibrage des soldes.

   Vous pouvez également créer de nouveaux enregistrements de facture en fractionnant une facture existante dans Comptabilité clients. Afficher (ARS200). Chaque nouvel enregistrement de facture peut avoir une méthode de paiement et une date d'échéance uniques.