Préparation des factures fournisseur pour règlement

Résultat

Toutes les factures sont approuvées et enregistrées dans un compte de coût défini.

Les gains et pertes de taux de change sont calculés et enregistrés pour toutes les transactions en devise étrangère.

Pour plus d'informations sur les journaux et les listes imprimés, voir le document ou les instructions se rapportant à ce processus.

Utilisez les factures approuvées comme base pour créer les documents de paiement et payer les fournisseurs. Vous pouvez le faire dans Proposition de paiement. Ouvrir (APS130) en sélectionnant automatiquement des enregistrements de facture dans une proposition de paiement. Sinon, vous pouvez aussi ajuster les enregistrements de facture manuellement et les comptabiliser comme étant payés dans Paiement Fournisseur. Saisir manuellement (APS120).

La comptabilité fournisseurs et la comptabilité générale sont mises à jour. Pour plus d'informations, voir les instructions ou le processus correspondants.

Avant de commencer

• La division doit avoir des procédures de paiement bien définies. Cela signifie qu'elle connaît les réponses aux questions suivantes :

• De quelle manière les factures seront-elles autorisées ?
• Quelle fonctionnalité sera appliquée (par exemple, totaux de lot, impression de bordereaux de pièce justificative) ?
• De quelle manière seront traitées les factures en devise étrangère (par exemple, à l'aide de contrats à terme sur taux, du type de taux de change) ?
• Les conditions habituelles du fournisseur seront-elles appliquées pour la facture (par exemple, les conditions et la méthode de paiement, la devise et la méthode de calcul de la TVA) ?

• Pour en savoir plus sur les conditions préalables spécifiques à certains processus ou à certaines instructions, voir la documentation s'y rapportant.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Saisir manuellement les factures fournisseur

   Saisissez les factures reçues par courrier dans Facture Fournisseur. Enregistrer (APS100). Vous avez le choix entre plusieurs workflows paramétrables. Vous pouvez enregistrer les factures comme approuvées, ce qui ne nécessite aucun traitement supplémentaire, ou comme non approuvées, ce qui implique qu'elles soient autorisées ou ajustées.

   Pour les paiements fournisseur récurrents, vous pouvez saisir les enregistrements de paiement à traiter ultérieurement dans le programme 'Paiement récurrent. Ouvrir' (APS095).

2. Vérifier les factures générées automatiquement

   Certains types de factures sont générés automatiquement : factures par lot à partir d'un fichier EDI, factures numérisées, factures générées par autofacturation et notes de débit. Ces factures sont réceptionnées dans 'Lot de factures fournisseur. Ouvrir' (APS450), où vous pouvez utiliser les fonctions automatisées pour vérifier leur contenu et mettre à jour la comptabilité fournisseurs.

   Dans les cas où une facture est associée à un Contrat producteur, la configuration de l'auto-facturation peut être bloquée systématiquement ou manuellement pour que le processus de règlement en aval soit suspendu dans l'attente de la réception de toutes les informations requises sur la réception des marchandises.

3. Rapprochement des ordres d'achat et des réceptions de marchandises

   Si la facture est basée sur un ordre d'achat (OA), rapprochez-la avec les transactions de réception de marchandises associées à cet ordre d'achat ou à ses lignes (si vous n'avez pas encore reçu les marchandises).

   Vous pouvez le faire durant la saisie de la facture, aussi bien pour les factures approuvées que pour les factures non approuvées. Les factures saisies manuellement sont mises en correspondance dans l'écran (APS100). Les factures générées automatiquement (à l'exception des notes de débit) avec un ordre d'achat sont automatiquement rapprochées lors de la mise à jour de la comptabilité fournisseurs dans l'écran (APS450).

   Pour les factures qui ont été enregistrées comme non approuvées, soit volontairement, soit parce que certaines lignes n'étaient pas correctes et devaient être corrigées, la mise en correspondance peut également être effectuée pendant la recodification.

   Notez que, pour les factures mises en correspondance avec des ordres d'achat avant la réception des marchandises, vous ne pouvez terminer le rapprochement qu'une fois les marchandises arrivées.

4. Approuver et recodifier les factures non approuvées

   Vous devez approuver toutes les factures avant de pouvoir les régler. Toutes les factures non approuvées ou dont la mise en correspondance avec un OA n'est pas complète sont automatiquement enregistrées dans un compte de compensation. Vous devez approuver les factures et/ou les recodifier, c'est-à-dire que vous devez les enregistrer sur un compte de coût à la place. Durant la recodification, vous pouvez également rapprocher les factures avec des ordres d'achat et des réceptions de marchandises si besoin, ou supprimer les factures non approuvées.

   Certaines divisions ont pour politique de toujours saisir les factures comme non approuvées, même si leur codification est correcte. La personne responsable de l'autorisation approuve la facture et peut ensuite la mettre à jour comme approuvée pour paiement en toute simplicité, et sans avoir besoin de la recodifier.

   Pour ce faire, allez dans Facture fournisseur. Réimputer (APS110).

5. Gérer les conflits avec les clients

   Lors de la saisie, il se peut que vous rencontriez des incohérences sur la facture entre le moment où vous la recevez et celui où vous l'enregistrez pour paiement. Si tel est le cas, contactez le fournisseur et bloquez la facture contestée pour ne pas qu'elle soit réglée. En contrepartie, il se peut que le fournisseur vous envoie un avoir. Ou, si tout s'avère être en ordre, vous pouvez débloquer la facture et la traiter selon le processus habituel.

   Vous pouvez bloquer ou débloquer des factures dans le programme Compta. fourn. Modifier facture séparée (APS201), auquel vous pouvez accéder à partir de l'écran (APS200).